Gemeenteprojecten
Freelance senior projectleider grip op informatie (zzp)
Startdatum: z.s.m.
Duur opdracht: 6 maanden met optie tot verlenging
Aantal uren week: 24 -32
Inschaling: 10/11 (gemeente cao)
Benodigde devices worden niet verstrekt door de opdrachtgever. (BYOD)
Indexeren gedurende de gehele opdracht niet mogelijk.
De gemeente Lelystad bevindt zich midden in de digitale transformatie. Afgelopen jaren is alles gedigitaliseerd en is het aantal plekken waar documenten worden opgeslagen fors toegenomen. Nu is het tijd om ook de effectiviteit, vindbaarheid en relevantie te verhogen/uit te breiden. De gemeente moet voldoen aan steeds strengere regelgeving zoals de Wet Open Overheid, waarmee overheden hun transparantie en betrouwbaarheid naar inwoners en bedrijven transparant moeten verhogen. Ook de archiefwet en de AVG zijn wetten die het steeds belangrijker maken dat de informatiehuishouding van de gemeente op orde komt. Tot slot heeft de gemeente de wens om inwoners meer inzicht en een gelijke informatiepositie te bieden in hun eigen dossiers via een digitaal “mijn Lelystad”. Dit vereist ook dat de dossiers op orde zijn en een bepaalde mate van uniformiteit bevatten. Met het project “Grip op Informatie” wil de gemeente zijn informatiehuishouding op orde brengen.
Doelstelling project
Dossiers zijn van dermate kwaliteit dat we onze dienstverlening kunnen verbeteren op het gebied van transparantie en betrouwbaarheid, de organisatie meer doelgericht en efficiënt kan werken (zowel intern als met partners) en we eenvoudiger voldoen aan verschillende wetgevingen (o.a. archiefwet en WOO).
Uitkomsten
De organisatie heeft helder beleid waar wat opgeslagen moet worden. Medewerkers zijn informatiebewust; denken na voordat ze ergens iets opslaan. De gemeente werkt eenvoudiger en verantwoord samen met externe partners aan documenten. Het aantal locaties waar documenten kunnen worden opgeslagen is gereduceerd. Medewerkers kunnen efficiënter werken doordat ze minder tijd kwijt zijn aan zoeken naar het juiste document of de juiste versie. Dossiers zijn meer uniform, compleet en deelbaar met inwoners. De gemeente Lelystad beschikt al over allerlei verschillende systemen waar documenten worden ontvangen, bewerkt, opgeslagen en bewaard. Zo heeft men al een zaaksysteem (Djuma) en werken mensen al met M365/SharePoint. Maar beide systemen zijn nog niet volledig ingericht. Ook ontbreken er nog koppelingen. Op dit moment wordt het strategisch en tactisch beleid van zaakgericht werken opgesteld. Maar voor documenten die niet onder een zaak vallen zijn nog aanvullend beleid en werkafspraken nodig.
Vervolgens moet zowel het zaakgericht werken als het werken met M365 (dit noemen we innovatief samenwerken) worden uitgerold in de organisatie. Als senior projectleider ben je onderdeel van de CIO-office en word je aangestuurd door de stuurgroep “Grip op Informatie” met daarin de gedelegeerd opdrachtgever directeur bedrijfsvoering, CIO, hoofd Informatie Management & Automatisering. Vanwege de organisatie-brede scope is de gemeentesecretaris de uiteindelijke opdrachtgever.
Werkzaamheden
Het opstellen van het projectplan voor zaakgericht werken en innovatief samenwerken met M365. De impactanalyse ligt er al, het is nu belangrijk dat helder wordt welke werkzaamheden moeten plaatsvinden, in welke volgorde, met welke competenties en welke omvang. Het plan zal zowel bestaan uit realiseren van koppeling- en inrichtingswerkzaamheden als een veranderstrategie en een uitrolplan.
Het inrichten van dit project. Naar verwachting gaat dit project uit twee deelprojecten bestaan, één voor zaakgericht werken en één voor innovatief samenwerken. Vanwege de samenhang komen deze deelprojecten allebei onder de noemer van het project “Grip op Informatie”. Voorzien is in inhuur van een adoptiespecialist en een M365 expert.
Het aansturen van de realisatie en de uitrol bestaande uit:
-- Jij stuurt de verschillende projectmedewerkers, (ontwikkel) disciplines, adviseurs, kwartiermakers en andere stakeholders aan die daarbij een rol spelen;
-- Je zorgt voor strakke projectsturing op de grootheden tijd, geld en kwaliteit.
-- Je zorgt voor strakke besluitvormingsprocessen zodat de juiste projectdilemma’s ter besluitvorming aan de stuurgroep worden voorgelegd.
-- Je bent de spil tussen de gebruikers, stakeholders en de leveranciers voor de implementatie en de verandering die dit met zich meebrengt;
--Je bewaakt daarvoor de financiën, resources en andere afhankelijkheden en monitort en rapporteert hierover aan de stuurgroep.
Functie-eisen:
Je beschikt over het juiste opleidingsniveau (HBO/WO);
Je bent een ervaren projectleider en hebt kennis van projectmethodieken (o.a. Prince2);
Kennis van zaakgericht werken, documentmanagement, metadatering, recordmanagement;
Je bent uitstekend in staat om complexe informatie en vereisten te interpreteren en te vertalen naar de relevante doelgroepen;
Je bent gewend om te werken met meerdere belangen en weet deze ook in identificeren en te behartigen;
Je bent standvastig in het bewaken en realiseren van de gestelde doelen
Je spreekt aan waar moet en ‘escaleert samen’ als het nodig is
Je bent gewend in een Agile\Scrum team te werken en je bent in staat om te schakelen in werkstijlen die passen bij de uitdaging
Je hebt aantoonbare ervaring met
Het begeleiden van grootschalige systeemimplementatie- en verandertrajecten;
Het implementeren van zaakgericht werken en het implementeren van M365;
Het werken in complexe (politieke) omgevingen met veel afhankelijkheden en partijen.
Persoonlijke competenties:
Duidelijk overzicht over het project, haar structuur en in staat om concrete taken/opdrachten te geven;
Je creëert rolvastheid, zowel in het projectteam als in de stuurgroep;
Je kunt goed de hoofdzaken van de bijzaken onderscheiden;
Je kunt complexe zaken weer eenvoudig maken;
Daarbij ben je resultaatgericht, klantgericht en omgevingsbewust,
Vindt samenwerken vanzelfsprekend en je denkt in oplossingen;
Je bent gewend om te denken en te handelen vanuit het inwonersperspectief en bent stressbestendig, analytisch en creatief (in oplossingen).