Freelance senior kwaliteitsmedewer / coordinator team DIV (zzp)

Vacature: Coordinator team DIV - Documentaire informatievoorziening

Aantal uren: min. 24 max. 32 uur per week.

Tarief; conform niveau 9 Gemeente CAO

Startdatum: ZSM

Duur: voorlopig 3 maanden met optie tot verlengen

Hybride werken niet mogelijk: gezien opdracht en vraagstuk volledig op kantoor locatie: Noordendijk.

Richttarief: €73,-

Ben je op zoek naar een tijdelijke opdracht waarbij je jouw talent voor organiseren met het oog op resultaat en mens kunt inzetten?

Voor deze tijdelijke opdracht is de volgende opdracht geformuleerd:

Binnen deze opdracht ben je verantwoordelijk voor de personele coordinatie van het team van Documentaire Informatie voorziening. Met als doel meer samenwerking en verbinding tussen de diverse teams te creëren, de medewerkers te begeleiden in deze verandering, het creeren van meer zelfstandigheid en het behalen van de gewenste resultaten. Een tweede deel van de opdracht is het analyseren van de huidige werkprocessen en het maken van verbetervoorstellen indien nodig.

Je bent een ervaren teamcoordinator en hebt ervaring met veranderprocessen binnen teams.

Waar kom je te werken?

De Servicegemeente Dordrecht (SGD) verleent binnen de Drechtstedenregio diensten aan zeven gemeenten, inclusief de gemeente Dordrecht en drie gemeenschappelijke regelingen. De klanten doen een beroep op ons omdat wij niet alleen superspecialisten zijn, maar ook omdat wij durven te ontwikkelen, leren en experimenteren. Daarnaast staan plezier in het werk en de ontplooiing van de mensen centraal. Iedere uitdaging binnen de regio is een kans om jouw talent verder te ontwikkelen. Kernwaarden professioneel, empathisch, lef en eigenaarschap spelen een grote rol.

Je gaat werken binnen een team van 30 enthousiaste collega's die met veel inzet en betrokkenheid actief zijn in de informatievoorziening. Het team maakt deel uit van het cluster Informatievoorziening, beheer en regie Drechtsteden. Het team voert de volgende werkzaamheden uit: informatieadvies, beleid en recordmanagement, postontvangst, -distributie en -verzending, registratie en kwaliteitsbewaking, beheer, vernietiging en overbrenging archief.

Het team adviseert en ondersteunt de Drechtsteden-organisaties bij een toegankelijke informatiehuishouding. Een informatiehuishouding waar je grip op hebt, die meebeweegt met ambities en ontwikkelingen. Het hogere doel is informatie juist en volledig op te slaan zodat het eenvoudig is terug te vinden. Zo kan informatie gebruikt worden voor bedrijfsvoering en verantwoording naar burgers en (publieke) organisaties. Het vakgebied is altijd in ontwikkeling. Dit vraagt om aanpassingsvermogen en creativiteit van het team. We zijn aanpakkers met vakkennis, die oog hebben voor detail.

Wat ga je doen?

Als senior kwaliteitsmedewerker/ coordinator team DIV is je opdracht tweeledig. Aan de ene kant coördineer je werkzaamheden van DIV medewerkers en aan de andere kant breng je verbeteringen aan in de operationele processen.

In je rol als senior kwaliteitsmedewerker ben je mede verantwoordelijk voor de dagelijkse aansturing van de operationele processen op het gebied van informatiebeheer. Dit betreft:

• Postverzending- en distributie

• Versturen mailings

• Scanning

• Registratie en archivering

• Beheer fysiek archief

Je hebt helder in beeld welke taken uitgevoerd moeten worden en welke inzet hiervoor nodig is. Je maakt analyses hoeveel post er via welk kanaal binnenkomt. Je adviseert over de planning en de inzet van 15 à 20 medewerkers, op zo'n manier dat iedereen rust ervaart in de dagelijkse routine, voldoende afwisseling heeft en het geplande werk elke dag af is.

Inhoudelijk zal je je als senior kwaliteitsmedewerker verdiepen in het werk. Je richt je op het verbeteren van de kwaliteit en het effectiever inrichten van de processen. De processen zijn reeds in kaart gebracht. Concrete verbeterpunten dienen doorgevoerd te worden in de scansoftware. Er ligt een belangrijke taak voor jou om dit verder aan te jagen.

Je opdracht is daarnaast om een brug te slaan tussen post, registratie en fysiek archief. Deze disciplines gaan nauw samenwerken. Medewerkers worden breder inzetbaar om de kwetsbaarheid te verkleinen en evt. piekbelasting op te vangen. Je maakt tijd voor het inwerken, begeleiden en coachen van medewerkers.

Wat neem je mee?

• Je hebt talent voor organiseren. Je vind het leuk om roosters te maken en je bent vindingrijk in het opvullen van gaten en het oppakken van extra klussen. Achterstanden zijn voor jou een doorn in het oog.

• Je beschikt over uitstekende communicatieve vaardigheden, je kunt goed luisteren en bent empathisch. Medewerkers voelen zich gehoord en gezien door jou. Je bent professioneel en maakt duidelijke afspraken.

• Je bent deskundig, initiatiefrijk en beschikt over een helicopterview. Je maakt je onze processen en werkafspraken snel eigen. Je bent goed in het vinden van verbeterpunten en onderneemt actie om dit met onze specialisten verder uit te werken. Uiteraard betrek je hier de kwaliteitsmedewerker en je leidinggevende bij.

• Je kunt je staande houden in een dynamische omgeving en staat stevig in je schoenen. Daarbij ben je positief ingesteld, breng je humor en rust.

• Je vind het geen probleem om elke dag op kantoor te zijn, gezien de aard van je werkzaamheden. Jij maakt met jouw aanwezigheid het verschil in het constructief werken en leren met elkaar, een ondersteunend praatje en een helpende hand.

Daarnaast beschik jij over: 

• hbo werk- en denkniveau;  

• ruime werkervaring in het vakgebied;

• kennis van zaakgericht werken, zaaksystemen en archiefwetgeving;

• ervaring met het coördineren van werkzaamheden en begeleiden van medewerkers;

• afgeronde beroepsopleiding zoals SOD II, HMDI-Ad, LARM, LRM of vergelijkbaar.