Freelance afdelingsmanager dienstverlening (zzp)

Startdatum: z.s.m.

Duur opdracht: 6 maanden (met optie op verlenging van 6 maanden)

Uren p week: 24

Functieschaal: 13

Tarief: indicatie €90- 105 (afhankelijk ervaring)

Inhuurdesk zal selectie maken en voorstellen op moment van binnenkomst

Opdracht interim afdelingsmanager Dienstverlening

De organisatie bestaat uit circa 175 vaste medewerkers en 40 inhuurkrachten, verdeeld over twee afdelingen: afdeling Leefomgeving (gericht op ruimtelijk en sociaal domein) en Dienstverlening. In de afdeling Dienstverlening werken ruim 70 medewerkers. De afdeling bestaat uit drie teams, te weten Beleid & Advies, Publiekszaken en Beheer & Ondersteuning. In het team Beleid & Advies zijn de vakgebieden personeel & organisatie, communicatie, juridische zaken, financiën en inkoop ondergebracht. In het team Beheer & Ondersteuning zijn ICT, data, informatiebeheer, facilitair, bestuurssecretariaat en projectenbureau ondergebracht. In het team Publiekszaken zijn het klantcontactcentrum en burgerzaken ondergebracht.

De opdracht bestaat uit drie ontwikkelopgaven:

1.      Koers zetten op Dienstverlening: integraal en samen

Dienstverlening is een kernactiviteit van de gemeente. In de afgelopen jaren is onze dienstverlening sterk veranderd doordat inwoners en ondernemers meer van ons verwachten. Onze dienstverlening wordt ook beïnvloed en verandert door externe en interne ontwikkelingen zoals nieuwe (digitale) wetgeving, andere producten, processen en nieuwe ICT applicaties. Dit maakt de dienstverlening complex en uitdagend. In de vastgestelde visie op dienstverlening (2020) laten we zien hoe we nu en in de toekomst met onze dienstverlening voor inwoners, ondernemers en organisaties klaar willen staan. Het karakter van Gennep – kleinschalig, betrokken, persoonlijk en actief – laten we terugkomen in onze dienstververlening.

Gelet op het aantal ontwikkelingen op het gebied van dienstverlening heeft onze organisatie behoefte aan richting. We kunnen weliswaar bouwen op de hoofdlijnen van de vigerende visie, maar deze visie geeft onvoldoende antwoord op vraagstukken die opkomen in de uitvoering en het financiële perspectief van de gemeente. Willen we krachtig vormgeven aan onze dienstverlening dan is behoefte aan:

a)      Keuzes op hoofdlijnen voor samenhangende vraagstukken over de transitie van onze dienstverlening (van fysiek naar digitaal);

b)     Een actuele uitvoeringsagenda;

c)      Focus en prioritering van acties/werkzaamheden/inzet/budget om de eenduidige visie te laten leven.

In het bovenstaande traject dient expliciet rekening gehouden te worden met (1) het proactief verbinden van de afdelingen Dienstverlening en Leefomgeving (wij zijn één organisatie, belangrijke kernwaarden zijn: integraal en samen), (2) de vraag van inwoners naar meer digitale dienstverlening (uit lokaal onderzoek gebleken), (3) de inzet van beperktere middelen: vanuit ons financieel perspectief is het niet uitvoerbaar om extra structurele middelen vrij te maken, sterker nog: het zou meer dan wenselijk zijn dat digitalisering juist een besparing oplevert, (4) krapte op de arbeidsmarkt / moeilijk in te vullen vacatures en (5) het inrichten van een robuuste organisatie teneinde de dienstverlening goed uit te kunnen voeren.

De afdelingsmanager leidt het traject, brengt strategische inzichten in, biedt inspiratie, verbindt de afdelingen proactief en initieert eigenaarschap. Daarbij krijgt hij/zij ondersteuning van een extern bureau (reeds gekozen) die aan de hand van een aantal werksessies over Dienstverlening en in samenspraak met de organisatie een advies uitbrengt en uitvoeringsagenda maakt. 

2.      Het scheppen van noodzakelijke condities en het nemen van doorgaan/bijsturen/stoppen beslissingen ten aanzien van programmatische en team specifieke opgaven binnen de afdeling Dienstverlening

De afdelingsmanager is als ambtelijk opdrachtgever verantwoordelijk voor diverse (nader te verdelen) programmatische en teamspecifieke opgaven op het gebied van Dienstverlening. Denk aan de ontwikkeling van data gedreven werken en sturen, de organisatorische ontwikkeling van het team Publiekszaken, versterken interne advisering (geldt voor alle teams), doorontwikkeling informatiebeheer- en veiligheid, ontwikkeling en inzet van AI, procesmatig werken en heroriëntatie regionale inkoopsamenwerking. Hij/zij is verantwoordelijk voor het definiëren van de opgaven met bijbehorende doelstellingen waarin vermeld staat welke activiteiten tegen welke randvoorwaarden opgepakt moeten worden om invulling te geven aan de opgave. Hij/zij monitort de voortgang en stuurt indien nodig bij.

3.      Coachen teammanagers, sturing afdeling en advisering bestuur en directie

De afdelingsmanager is HR verantwoordelijk voor de teammanagers. Het leiderschap is gericht op het faciliteren en coachen van de teammanagers. Hij/zij draagt binnen de gegeven kaders de zorg en verantwoordelijkheid voor het uitdragen van de organisatiewaarden, het aanbrengen van focus, bevorderen van de integrale samenhang van adviezen/producten/diensten, het adviseren van het college van b&w en de gemeentesecretaris/algemeen directeur, afstemming met collega managers over de hoofdlijnen en richting van beleid en bestuurlijke ambities, het leveren van tijdige en juiste informatie over de bedrijfsvoering van de afdeling aan de teammanagers en de gemeentesecretaris/algemeen directeur.

Daarnaast voert hij/zij de eindcoördinatie op de teambijdragen en -advisering voor alle documenten in de planning en control cyclus. En levert hij/zij een actieve bijdrage aan het financiële lopende traject Ruimte voor Ambities (doel om in de breedte en in samenhang te komen tot structurele bezuinigingen).

Tot slot: gedurende de interim opdracht onderzoekt de gemeente of zij door wil gaan met een organisatiemodel met twee afdelingen en zes teams. Of dat zij kiest voor een tweehoofdige in plaats van een eenhoofdige directie met zes teams. Van een eventuele bijstelling van de bovenstaande opdracht kan sprake zijn, indien de gemeente gedurende de looptijd van de opdracht haar model bijstelt.

Profiel interim afdelingsmanager Dienstverlening

•  Je bent een ervaren en gedreven manager met een duidelijke visie op de moderne gemeente en hebt ervaring met (cultuur)verandertrajecten.

• Je straalt energie en vertrouwen uit, weet mensen - in het bijzonder je teammanagers - te inspireren, te prikkelen en je bent een verbindend leider.

• Je bent een manager die de strategisch inhoudelijke opgaven van het domein dienstverlening en bedrijfsvoering kent, die tussen alle opgaven de verbinding weet te maken en de samenhang ziet.

•  Je voelt je thuis in een dynamische politieke omgeving. Je neemt initiatieven, creëert kansen en denkt mee.

• Je creëert rust en duidelijkheid, stimuleert eigenaarschap en ontwikkeling én hebt een scherp oog voor talent.

•  Richting (interne en externe) stakeholders communiceer je overtuigend, heb je snel inzicht in ieders belangen en zorg je voor helder verwachtingenmanagement.