Coördinator Verandermanagement & Organisatievoorbereiding Programma SEN (IP)

Startdatum: In overleg, maar zo snel als mogelijk is.

Looptijd: In ieder geval tot en met 30 juni 2027 of zelfs nog langer

Uren per week: 32-36 per week (4 a 5 dagen)

Thuiswerken: Minimale(!) eisen van 2 aaneengesloten dagen in Groningen. De commitment moet er zijn om gaandeweg het project meer aanwezig te zijn op locatie.

Academisch Ziekenhuis Groningen

Max salaris: € 6.066,-

Binnen het programma EPD Noord zijn wij op zoek naar 2 Coördinatoren Organisatievoorbereiding die bijdragen aan het voorbereiden van medewerkers, teams en zorgprocessen op de implementatie van Epic Connect binnen de drie SCN-organisaties (UMCG als host, Treant en OZG als connect-sites). De coördinator Organisatievoorbereiding werkt uitvoerend en coördinerend binnen de veranderkundige aanpak en wordt aangestuurd door de programmamanager Organisatievoorbereiding en de senior coördinator / teamlead Organisatievoorbereiding. De 2 coördinatoren Organisatievoorbereiding worden naast 6 interne coördinatoren gezet. 

De rol

De Coördinator Organisatievoorbereiding ondersteunt bij het uitvoeren van een mensgerichte, organisatie brede veranderaanpak ter voorbereiding op de implementatie van Epic (Epic Connect).

 De rol is gericht op het concreet organiseren, afstemmen en begeleiden van veranderingen in de dagelijkse praktijk, gedurende het gehele implementatieprogramma tot en met de succesvolle ingebruikname van het nieuwe gezamenlijke EPD . De coördinator zorgt ervoor dat zorgprofessionals/ zorgmedewerkers, teams en leidinggevenden tijdig weten wat er verandert, wat dit voor hen betekent en wat er van hen wordt verwacht richting Go Live.

Kernverantwoordelijkheden

1. Uitvoeren van organisatievoorbereiding en veranderinterventies

* Uitvoeren van veranderactiviteiten binnen de kaders van de vastgestelde veranderaanpak.

* Ondersteunen bij het voorbereiden van zorgprofessionals en alle andere EPD gebruikers, management en ondersteunende afdelingen op nieuwe werkwijzen.

* Signaleren van knelpunten in adoptie, werkprocessen of samenwerking en deze bespreken met de senior coördinator.

* Bijdragen aan samenhang tussen EPD-inrichting, procesafspraken en dagelijkse werkpraktijk.

2. Coördineren van voorbereidende activiteiten richting Go Live

* Ondersteunen bij het inzichtelijk maken van wat afdelingen en teams moeten regelen vóór Go Live.

* Coördineren en plannen van organisatievoorbereidingsactiviteiten binnen (één of meerdere van) de SCN-organisaties.

* Organiseren en faciliteren van bijeenkomsten zoals superuser-overleggen, werksessies en lokale afstemming.

* Zorgen dat besluiten en keuzes worden vertaald naar begrijpelijke impact voor de zorgpraktijk.

3. Ondersteunen van procesharmonisatie

* Bijdragen aan de afstemming van werkprocessen tussen host en connect-sites.

* Ondersteunen bij het ophalen van input vanuit de praktijk en terugkoppelen van SCN-afspraken.

* Helpen duiden van standaardisatie, variatie en uitzonderingen voor teams en afdelingen.

* Ondersteunen bij het omgaan met vragen, onzekerheid of weerstand in de uitvoering.

4. Bijdragen aan cultuur- en gedragsverandering

* Ondersteunen van een cultuur gericht op samenwerking, leren en uniforme werkwijzen.

* Stimuleren van eigenaarschap bij teams voor hun rol in de regionale samenwerking.

* Helpen versterken van ‘werken volgens afspraak’ en gezamenlijke verantwoordelijkheid.

* Fungeren als laagdrempelig aanspreekpunt voor vragen en signalen uit de organisatie.

5. Stakeholderafstemming en communicatie

* Onderhouden van contact met lokale stakeholders (zorgprofessionals, leidinggevenden, ondersteunende functies).

* Samenwerken met Communicatie bij het verspreiden van informatie en veranderboodschappen.

* Ophalen van feedback en signalen uit de organisatie en deze terugleggen bij het programmateam.

* Vertalen van programmainformatie naar concrete, praktische impact voor afdelingen.

Positie binnen de programmastructuur

De coördinator Organisatievoorbereiding:

* Valt hiërarchisch onder de programmamanager Organisatievoorbereiding EPD Noord.

* Werkt inhoudelijk/ uitvoerend onder begeleiding van de senior coördinator / teamlead Organisatievoorbereiding.

* Werkt samen met o.a. training, communicatie, andere programmamanagers en zorginhoudelijke teams (SCN adviesgroepen).

* Is actief binnen één of meerdere organisaties (UMCG, Treant, OZG), met oog voor lokale context.

Profiel van de Coördinator Organisatievoorbereiding

* Enkele jaren ervaring met organisatieverandering, implementaties of projectmatig werken (bij voorkeur in de zorg).

* Affiniteit met verandermanagement en organisatievoorbereiding.

* Ervaring met EPD-implementaties (Epic bij voorkeur) of digitale zorg is een pré.

* Begrip van zorgprocessen en de dagelijkse praktijk van zorgprofessionals.

Competenties

* Praktisch en gestructureerd: weet plannen om te zetten in concrete acties.

* Samenwerkingsgericht: werkt makkelijk samen met verschillende disciplines.

* Organisatiesensitief: heeft oog voor cultuurverschillen en belangen.

* Communicatief vaardig: kan veranderingen helder uitleggen op operationeel niveau.

* Flexibel en stressbestendig: kan omgaan met dynamiek en onzekerheid in de uitvoering.

Persoonlijke kwaliteiten

* Toegankelijk, betrouwbaar en betrokken.

* Proactief en oplossingsgericht.

* Leergierig en reflectief.

* Gericht op samenwerking en resultaat.

Arbeidsvoorwaarden (alleen) voor detachering:

https://docs.google.com/document/d/168hTXFFeu1BLiaIhe11OrJQVp5irdDEO/edit?usp=sharing&ouid=108856046325586215209&rtpof=true&sd=true