Freelancer facilitair coördinator - operationeel verantwoordelijke (zzp)

Tijdelijke opdracht voor 12 maanden (optie op verlenging), start z.s.m.

Schaal 9

Uren: 36 uur (minder in overleg)

De Facilitair coördinator dient een nauwe band op te bouwen met “zijn/haar” afnemers, en de gecontracteerde leveranciers. Dit betekent dat de beheerder voor het goed kunnen vervullen van zijn/haar functie zeer goed op de hoogte moet zijn van alle “in-en-outs” van zijn/haar gebouw(en). Immers alleen dan kan de klant van de juiste adviezen en dienstverlening worden voorzien.

Dit betekent een “hands-on” mentaliteit en er samen met het team voor zorgen dat de klant ontzorgt wordt.

Facilitaire vakkennis, ervaring in een netwerkomgeving en bekendheid met administratie binnen de overheid is een voorwaarde voor het optimaal uitvoeren van deze functie. Net zo goed dat stressbestendigheid en bevlogenheid noodzakelijk is.

Taakomschrijving:

- Operationele aansturing leverancier o.b.v. contractafspraken of offertes.

- Coördinatie multidisciplinaire interne taken

- Eerste aanspreekpunt voor operationele inhoudelijke vragen

- Klantvragen in behandeling nemen en opdrachten uitvoeren, intern uitzetten of doorzetten naar leveranciers binnen gestelde kaders.

- Periodiek operationeel overleg met contractpartijen

- Periodiek Rapport Operationele Dienstverlening uitbrengen (o.b.v. o.a. Topdesk)

- Controle op correcte uitvoering van opdrachten zowel door derden als interne collega's

- Corrigerend handelen indien uitvoering niet conform SLA of offerte is verlopen

- Escaleren van proces problemen naar de adviseur Facilitair

- Afhandeling van administratieve processen

- Coördineren kleine projectverhuizingen

Verantwoordelijkheden:

- De Facilitair coördinator is verantwoordelijk voor de naleving van de overeengekomen kwaliteitseisen. De dienstverlening kan in eigen beheer uitgevoerd worden of door externe partijen. De Facilitair coördinator onderhoudt hiertoe contact met alle uitvoerenden binnen de facilitaire dienstverlening, zowel intern (collega's) als extern (contractanten).

- De Facilitair coördinator heeft kennis van de uitvoerende processen, draagt verbetersuggesties aan en verbind processen waar nodig.

- De Facilitair Coördinator heeft oog voor het klantbelang en bewaakt deze, de Facilitair Coördinator heeft hiertoe structureel overleg met de Adviseur FZ, medewerkers Serviceplein en de Gebouwbeheerder.

- De Facilitair Coördinator brengt verslag uit over de voortgang en kwaliteit van de uitgevoerde diensten op basis van standaard rapportages uit Topdesk.

- De Facilitair Coördinator is proactief en signaleert tijdig mogelijke risico's. Hij of zij onderneemt binnen diens mogelijkheden actie om de risico's weg te nemen. Risico's die buiten de invloedssfeer van de beheerder liggen worden geëscaleerd naar de Adviseur-FZ.

Bevoegdheden:

- De Facilitair Coördinator dient in afstemming zaken te regelen met zijn collega's, hij is bewaker maar geen leidinggevende.

- Bestellingen of opdrachten mogen worden gegeven tot een max. bedrag van €1000,- in eerste instantie na overleg met de Adviseur FZ

- De Facilitair Coördinator dient de administratieve processen eigen te maken en aan te houden.

- De Facilitair Coördinator voert operationele voortgangsgesprekken met contractpartijen en is bevoegd om operationele aanpassingen door te voeren.

- De Facilitair Coördinator zorgt voor het aanleveren van gespreksverslagen van gesprekken en afspraken. Hij of zij is bevoegd deze uitvoering elders te beleggen.

De volgende aandachtgebieden worden ter indicatie voorgesteld :

- Schoonmaak & Glasbewassing

- Ongediertebestrijding

- Reststoffenmanagement

- Drankenautomaten

- Beveiligingsdiensten

- Toegangscontrole & Logistiek

- Catering

- Interieurbeplanting,

- Inrichting en Meubilair.

- Servicemanagement & Reserveringen

- FMIS Topdesk