Freelance verbetering digitale route bestuurlijke stukken (zzp)

Startdatum: september 2024

Duur: ongeveer 4 maanden

Inzet: 24 uur per week

Inschaling: Schaal 11 CAO Gemeenten

Richtlijntarief: € 103,00 (senior)

NB: Tussen september en december 2024 minimaal 3 dagen per week beschikbaar, waarvan ongeveer 2 dagen per week op het stadhuis.

• Aangeboden uurtarief is een bedrag all-in, exclusief btw. Dit tarief geldt voor de duur van de opdracht inclusief eventuele verlengingen.

Gemeente Assen

Opdracht:

Implementeer een volledig digitale workflow van steller t/m raadsbesluit,  waaronder in ieder geval:

Fase 1

-                de digitale overdracht van portefeuillehoudersoverleggen naar de college agenda,

-                de digitale overdracht tussen het college en de raad,

-                digitale ondertekening van genomen raadsbesluiten

-                het implementeren van een automatische archiefkoppeling van iBabs aan het zaaksysteem,

-                het creëren van draagvlak en kennis binnen de gemeente Assen om volgens de nieuwe volledig digitale werkwijze te werken,

Fase 2

-                verdere optimalisatie van het iBabs proces, zoals het digitaal verwerken van amendementen en moties en het via iBabs uitzetten van technische en schriftelijke vragen.

Achtergrond

Een aantal jaar geleden is het werkproces bestuurlijke stukken uitgewerkt. Daarin zijn de rollen van team bestuurlijke besluitvorming (BBV, voor het college) en de griffie (voor de raad) duidelijk geschetst. Dit is ten dele vertaald naar de (digitale) werkwijze, maar op belangrijke onderdelen nog niet.

Zo worden bestuurlijke stukken in de huidige werkwijze per vergadering handmatig overgezet van een netwerkschijf naar iBabs en omgekeerd. Ook de overdracht tussen BBV en de griffie vindt op die manier plaats. De koppeling aan het zaaksysteem is handmatig en niet vanzelfsprekend. Ondertekening van genomen besluiten gebeurt bij BBV door het inplakken van een gescande handtekening en bij de griffie op papieren versies. Op onderdelen zijn is iBabs wel ingericht op digitaal werken, maar dat is nauwelijks geïmplementeerd. Als gevolg kost de werkwijze nu veel tijd met kans op fouten.

Verder worden raadsbesluiten handmatig gearchiveerd i n het zaaksysteem. Het is een uitdrukkelijke wens ook dit proces te digitaliseren middels een automatische koppeling.

Organisatie/ Team

Raadsgriffie – Arjan Erkens

BBV – Marije van Haeften

Wij vragen

-           Inzicht in besluitvormingsprocessen binnen de lokale overheid en de gemeenteraad in het bijzonder.

-           Uitstekende kennis van iBabs.

-           Zelfstandigheid van werken.

-           In staat om draagvlak te creëren bij medewerkers en management.

-           In staat om medewerkers te begeleiden / trainen in een nieuwe werkwijze.

-           Tussen september en december 2024 minimaal 3 dagen per week beschikbaar, waarvan ongeveer 2 dagen per week op het stadhuis.