Gemeenteprojecten

Freelance Projectmanager Implementatie DMS

Geplaatst 15 apr. 2021
Project ID: YIS000619
Plaats
Dordrecht
Duur
3 maanden
(3 mei 2021 - 5 aug. 2021)
Uren/week
36 hrs/week
Tarief
Unknown

Opdrachtomschrijving en profielschets projectmanager implementatie Document Management Systeem

De Sociale Dienst Drechtsteden is de regionale sociale dienst voor de gemeenten Alblasserdam, Dordrecht, Hardinxveld-Giessendam, Hendrik-Ido-Ambacht, Papendrecht, Sliedrecht en Zwijndrecht. Wij helpen inwoners van de Drechtsteden die financiële problemen hebben, zonder werk zitten of ondersteuning nodig hebben om zelfstandig te kunnen wonen.

De Sociale Dienst Drechtsteden is onderdeel van de Gemeenschappelijke Regeling Drechtsteden (GRD) het samenwerkingsverband van zeven gemeenten in de regio. De ICT voorzieningen van de GRD worden verzorgd door het Shared Servicecenter Drechtsteden (SCD).

 

De SDD is op zoek naar een ervaren project manager voor de implementatie van het nieuwe Document Management Systeem als archief en opslag systeem voor documenten.

 

Omschrijving van het project

 

De Sociale Dienst Drechtsteden gebruikt nu meerdere systemen voor de opslag en archivering van documenten. Deze systemen bevatten meer dan vijf miljoen documenten. Met de keuze om het eigen rekencentrum te sluiten en over te gaan naar "de cloud", is de huidige maatwerkoplossing voor archivering niet meer passend. Hiervoor is een voorstudie uitgevoerd naar mogelijke standaard oplossingen in de markt.



De SDD is voornemens om gebruik te gaan maken van In Process (van Roxit). In Process wordt door de overige organisaties van de GRD gebruikt als zaaksysteem en als Document Management Systeem voor archivering van documenten. Het SCD verzorgt het functioneel en technisch beheer van In Process.

 

De applicaties van de SDD draaien nu in het rekencentrum van het SCD. Dit rekencentrum wordt eind 2022 gesloten. De applicaties van het SDD worden in de tweede helft van 2022 naar 'de cloud' gemigreerd. De implementatie van het nieuwe DMS moet voltooid zijn voor de migratie van de SDD applicaties naar 'de cloud'.

 

SDD laat op dit moment een onderzoek uitvoeren naar de eisen ten aanzien van archivering van documenten. De focus ligt hierbij op de bekendheid van werkwijze en noodzaak van het archiveren in de organisatie. Dit onderzoek wordt medio mei afgerond. De resultaten van dit onderzoek bevatten de functionele eisen en wensen ten aanzien van archivering van documenten voor de SDD en is daarmee belangrijke input voor de implementatie van het nieuwe DMS.

 

Het project voor deze opdracht bestaat uit twee stappen:

1.      Uitvoeren van een implementatie onderzoek

Op basis van dit onderzoek wordt een besluit genomen voor de implementatie van In Process.

Start: Medio Mei 2021, doorlooptijd: 2 tot 3 maanden.

2.      De implementatie van het nieuwe systeem als vervanging van het oude DMS.

Start: Aansluitend aan het implementatie onderzoek, Eind: Juni 2022.

 


 

De twee stappen worden hieronder toegelicht.

 

Implementatie onderzoek (oplevering augustus 2021)

Gedurende het implementatie onderzoek worden de volgende vragen beantwoord:

 

1.      Hoe gaat de SDD In Process als opslag en archiefsysteem gebruiken?

Deze vraag omvat:

  • Het vertalen van de eisen ten aanzien van archivering naar de inrichting van In Process en de door SDD gebruikte applicaties
  • Welke functionaliteit is vanuit de processen vereist?
  • Het proces en de achterliggende wetten bepalen de eisen ten aanzien van opslag, bewaartermijnen etc.
  • Zijn het alleen documenten, of ook e-mails en aanverwante die gearchiveerd moeten worden?
  • Het resultaat zijn het 'beleid' en de vereisten ten aanzien van gebruik van opslag en archief: meta datering, bewaar en verwijdertermijnen, ..etc.

 

2.   Welke functionaliteit biedt In Process die de SDD kan gebruiken om processen te verbeteren en/of nu gebruikte applicaties / functionaliteit te vervangen?

 

3. Inpassing van In Process in het applicatie landschap van SDD.

Aansluiten van het nieuwe systeem op de systemen die de SDD gebruikt, inclusief de benodigde koppelingen.

 

4. Bepalen van de criteria welke documenten naar het nieuwe systeem 'overgezet' moeten worden en wat er met de overige documenten moet gebeuren.


5. Opstellen van het transitieplan: Hoe gaan we over?

  • Functioneel en Technisch ('conversie') -> Alternatieven, wanneer, implicaties
  • Wat is daarvoor nodig?
  • Wie hebben we daarvoor nodig?


De resultaten van het implementatie onderzoek zijn:

1.      Plan van aanpak met de volgende onderdelen:

  • Aanpak
  • Overzicht van de aanpassingen in processen
  •  Criteria en aanpak voor het opschonen van documenten
  • Transitieplan voor het 'laden' van de documenten in het nieuwe systeem
  • Planning en begroting (mensen, kennis en middelen);
  • helder moet zijn wat dit vraagt van de SDD zelf en welke kennis en bijdrage noodzakelijke is van SCD, leverancier gebruikte applicaties binnen de SDD en van In Proces
  • Project organisatie
  • Planning

 

Op basis van het plan van aanpak kan de SDD definitief besluit nemen over de implementatie van In Process en een vliegende start maken met de implementatie.

 

2. 'Handboek' archief, zodat de processen en archivering van de SDD voldoen aan de wettelijke eisen en de eisen van de archiefinspecteur.

Implementatie (doorlooptijd september 2021 – juli 2022)

De implementatie bestaat uit:

  • Invoeren van (eventuele) aanpassingen in de processen.
  • Borgen dat de processen en archivering voldoen aan de wettelijke eisen en de eisen van de archiefinspecteur.
  • De bestaande systemen vervangen door het nieuwe systeem. De oude systemen worden uit gefaseerd.
  • De documenten uit de oude systemen opgeschoond en de documenten die bewaard moeten blijven worden 'geladen' in het nieuwe systeem.
  • Realisatie van koppelingen waarmee de SDD systemen worden gekoppeld met het nieuwe systeem.
  • Uitvoeren van functionele technische testen, inclusief performance test.
  • Inrichting van het functioneel beheer van de applicaties en koppelingen.

 

 

Functie-eisen

De project manager voldoet aan de volgende eisen en wensen:

  • De proces manager denkt vanuit de primaire processen: de processen en systemen van de SDD zijn leidend, archiveren is het resultaat van deze processen en niet het doel.
  • Kennis en ervaring met het sociaal domein.
  • Kennis en ervaring met Documentaire Informatie Voorziening, en implementaties van Document Management en archief systemen en archivering.
  • Gewend te werken in een bestuurlijke context met verschillende partners en leveranciers: verbinden om mensen 'mee te krijgen', overreden, geduld en doorzetten, 'stevig in de schoenen' staan.
  • Flexibel en pragmatisch: de projectomgeving is volop 'in beweging', met zowel organisatieveranderingen als verandering van het ICT landschap door de overgang naar 'de cloud'.
  • Voldoende affiniteit met techniek om gesprekspartner te zijn van de ICT organisatie.
  • Kennis en ervaring met In Process van Roxit
  • Kennis en ervaring met de Suite voor Sociaal Domein van Centric


Sollicitatie deadline is 21-4 om 10:00 uur

Soortgelijke projecten

+ Bekijk alle projecten