Freelance projectleider migratietraject VTH-pakket (12 uur, zzp)

Startdatum zsm

Einddatum 30-6-2023

Schaal 12

Richttarief 100 euro

12 uur per week

Inhuurdesk zal selectie maken en voorstellen op moment van binnenkomst

Informatiehuishouding vergunningen en locatiedossiers 

Aanleiding

In het team ‘ruimtelijke ontwikkeling’ van Geldrop-Mierlo werken we veel met vergunningen. We noemen dit tegenwoordig omgevingsvergunningen, maar vroeger spraken we over bouwvergunningen en bouwdossiers. In de jaren van 1906 tot heden zijn er vele bouwvergunningen verstrekt en op verschillende manieren vastgelegd. Eerst op papier, later digitaal. Een deel van het papier is later weer gescand. De digitale informatie staat deels verspreid in diverse systemen.

In 2021 is er een nieuw vergunningensysteem ingevoerd, het oude systeem moeten we nog uitfaseren. In dat systeem staan niet alleen bouwvergunningen, maar ook locatiedossiers. Als we de inhoud niet veilig stellen, is de kans groot dat we informatie definitief kwijtraken en dat kunnen we niet laten gebeuren.

Doordat informatie op verschillende plaatsen staat laat de raadpleegbaarheid van de informatie nu te wensen over. Daar komt bij dat oude dossiers worden overgedragen aan het regionaal archief. Het goed, makkelijk en snel terugvinden van informatie is nu niet goed geregeld. Dat moeten we verbeteren.

Doelstellingen

Het project is succesvol afgerond als:

-          de relevante informatie in SquitXO, waaronder bouwvergunningen en locatiedossiers, op een andere plek is veiliggesteld;

-          de raadpleegbaarheid van bouwvergunningen is verbeterd, gebruiksvriendelijk en niet omslachtig;

-          het SquitXO systeem is verwijderd van de ICT infrastructuur van Dienst Dommelvallei.

Het project bestaat uit twee fasen: 1. Oplossingsrichting bepalen van de huidige problematiek en een plan van aanpak opstellen voor realisatie; 2. Het plan van aanpak uitvoeren. Je krijgt in eerste instantie opdracht voor fase 1. Als we tevreden zijn over het resultaat mag je daarna fase 2 uitvoeren.

Wat ga jij doen als projectleider voor fase 1?

·        Je stelt een projectteam samen met vakspecialisten van Geldrop-Mierlo en Dienst Dommelvallei. Dit zijn mensen met kennis van bouwvergunningen en locatiedossiers en mensen met kennis van systemen, informatiehuishouding en archiefwetgeving,

·        Met het projectteam stel je vast welke informatie er nu precies in SquitXO staat, welke informatie daarvan bewaard moet worden en wat de kwaliteit is van die informatie.

·        Ten aanzien van bouwvergunningen/bouwdossiers schets je een eindplaatje: waar is straks welke informatie terug te vinden per tijdvak; zodanig dat informatie toegankelijk is, volgens archiefwetgeving wordt bewaard, zo min mogelijk dubbel opgeslagen is en in zo min mogelijk verschillende systemen. Ook ten aanzien van locatiedossiers schets je zo’n eindplaatje.

·        Van zowel vergunningen als locatiedossiers benoem je de stappen om tot dit eindplaatje te komen. Dit is onder andere migratie/conversie van informatie. Daarnaast kan dit ook een kwaliteitsverbetering van de informatie zijn (metadata e.d.).

Fase 2: Je voert samen met het projectteam de stappen uit om tot dit eindplaatje te komen. De exacte stappen beschrijf je in je plan van aanpak, denk aan migratie/conversie en kwaliteitsverbetering, zo nodig door opdracht(en) te verstrekken aan externe partijen en hier op te sturen.