Freelance projectleider implementatie DMS/RMA (zzp)

Startdatum: z.s.m.

Duur: ongeveer 1 jaar

Inzet: 16-20 uur per week (naar verwachting in 2024 gemiddeld 16 uur p/w en in 2025 gemiddeld 20 uur p/w)

Inschaling: Schaal 11A, CAO Gemeenten

Gemeente Groningen

Max tarief: € 101,-

50% aanwezigheid op locatie vereist.

Over de opdracht

Als projectleider voor het vervangingsvraagstuk van het huidige DMS/RMA systeem eDocs naar Corsa bij de gemeente Groningen, speel je een cruciale rol in het moderniseren en optimaliseren van het informatiebeheer binnen de organisatie. Je gaat aan de slag met een gedreven club collega's die hier echt een succes van willen maken. Met de juiste mix van ervaring, projectmanagementvaardigheden en eigenschappen ben je in staat om dit complexe project succesvol te leiden en te voltooien.

Alle activiteiten concentreren zich in de basis op het integraal leiding geven aan het projectteam en sturen op de realisatie van de projectresultaten conform de projectopdracht. Als projectleider voor de implementatie van het DMS/RMA Corsa bij de gemeente Groningen ben je verantwoordelijk voor het coördineren, plannen en uitvoeren van alle activiteiten die nodig zijn voor een succesvolle implementatie.

Je bent koersvast en stevig waar het moet, flexibel waar het kan en werkt nauw samen met verschillende belanghebbenden binnen de organisatie en externe leveranciers om ervoor te zorgen dat het project binnen de gestelde tijdlijnen en budgetten wordt voltooid. Je rapporteert via de opdrachtgever aan de stuurgroep en houdt daarbij ook rekening met de belangen van externe stakeholders zoals de Groninger Archieven.

Context

Implementatie van een nieuw Document Management Systeem (DMS) en Records Management Applicatie (RMA) is één van de topprojecten binnen de projectportfolio van directie Informatie en Services van de gemeente Groningen.

De gemeente Groningen digitaliseert haar dienstverlening en bedrijfsvoering vergaand. Om deze ambitie te realiseren zijn de volgende uitgangspunten in de visie op het informatiebeheer en in de gemeentelijk informatie architectuur vastgelegd:

• Werkprocessen behorende tot de publieke- en bestuurlijke dienstverlening worden digitaal op zaakgerichte wijze afgehandeld, daarbij ondersteund door het zaaksysteem.

• Werkprocessen die niet op zaakgerichte wijze of nog op analoge wijze worden afgehandeld, worden ondersteund door het DMS/RMA.

• Project- en programmaprocessen waarin wordt samengewerkt, worden ondersteund door MS Office 365/Teams. Indien de bewaartermijn van de te beheren informatieobjecten op grond van de gemeentelijke selectielijst langer is 10 jaar, dan worden de informatieobjecten uit Office365 w.o. MS Teams gemigreerd naar het DMS/RMA.

Deze opdracht richt zich op het integraal, projectmatig leidinggeven aan de vervanging van het huidige DMS/RMA: eDocs, versie DM22.

Aanleiding om over te gaan tot vervanging is omdat het huidige DMS/RMA over onvoldoende functionaliteiten beschikt om de ambities zoals genoemd in de digitale agenda te realiseren. Daarnaast heeft de gemeente wensen en eisen ten aanzien van procesondersteuning, (digitale) duurzaamheid van de in het DMS/RMA opgeslagen informatieobjecten, het (actief) openbaar maken van informatie op grond van de Wet Open Overheid en het beheren van analoge documenten en archieven met behulp van het DMS/RMA. Tenslotte spelen rechtmatigheidsoverwegingen een rol om tot vervanging van het DMS/RMA over te gaan.

Plek in de organisatie

De projectleider legt verantwoording af aan de opdrachtgever en rapporteert aan de stuurgroep.

Kernkwaliteiten

• In staat tot doelmatig en efficiënt opstellen van een integraal implementatieplan met daarin alle nodige aspecten voor een succesvolle implementatie, zoals heldere definitie van de scope van de opdracht, contractuele aspecten, technische en functionele aspecten, financiële en planningsaspecten en veranderkundige impact op eindgebruikers en beheerders;

• Zichtbaar en effectief leiden van het projectteam en zorgen voor een effectieve samenwerking tussen alle betrokken partijen;

• Zichtbaar ontwikkelen en beheren van een gedetailleerd implementatieplan, inclusief mijlpalen, deadlines en resourceplanning;

• Effectief coördineren van de migratie van data van het huidige DMS/RMA naar Corsa, zowel van het fysieke als digitale archief;

• Effectief implementeren van werkprocessen binnen Corsa op een wijze die soepele overgang van het oude naar het nieuwe systeem waarborgt;

• In staat om op basis van informatiebeheerbeleid en architectuurkaders Corsa te implementeren en te koppelen met andere relevante applicaties en systemen binnen de organisatie, rekening houdend met de specifieke applicatie-architectuur en ICTinfrastructuur van de opdrachtgever;

• Helder en zorgvuldig kunnen rapporteren aan het management over de voortgang van het project. Knelpunten of risico's signaleren en beheersen / adresseren op een wijze dat hier verantwoordelijkheid bij opdrachtgever en opdrachtnemer voor ontstaat;

• In staat tot pro-actieve communicatie op alle niveaus binnen de organisatie leidend tot verbinding van de leden van projectteam;

• Effectieve aansturing van de huidige en de nieuwe leverancier in het algemeen en in het bijzonder op het vlak van de kwaliteit van deliverables tijdens planvorming – implementatieplan incl. migratie en testplan – en realisatie. Daarbij scherp oog hebben voor kostenbeheersing i.v.m. wijzigingen en/of onzekerheden in het applicatielandschap, koppelingen en migratie / conversie;

• Zichtbaar handelen vanuit bewustzijn van standaard IT en standaard configuratie;

• Actieve bewaking van opdracht en scope, dreigende afwijkingen signaleren en adresseren bij opdrachtgever en zo nodig stuurgroep. Bij onoverkomelijke issues of noodzakelijke wijzigingen deze via duidelijke governancestructuur vast laten stellen en communiceren.

• Routine in het meenemen van de organisatie in de met implementatie gepaard gaande verandering. Aantoonbare trackrecord in het opstellen en uitvoeren van een veranderkundig plan.

Kennis en ervaring

• Afgeronde HBO / WO-opleiding binnen het vakgebied (zoals informatiemanagement of bedrijfskunde) aangevuld met de nodige projectmanagementervaring op basis van best practices (Prince2, IPMA-C, Agile/Scrum);

• Aantoonbare ervaring als projectleider in de implementatie van DMS/RMA systemen;

• Kennis van en ervaring met Corsa en/of eDocs is een sterke pré;

• Uitstekende communicatieve vaardigheden, zowel mondeling als schriftelijk, om effectief te kunnen communiceren met verschillende belanghebbenden op diverse niveaus;

• Vermogen om het projectteam te motiveren, te sturen en te coachen om de gestelde doelen te bereiken;

• Sterke organisatorische vaardigheden en het vermogen om prioriteiten te stellen en deadlines te halen;

• Probleemoplossend vermogen en besluitvaardigheid om snel te kunnen handelen bij eventuele tegenslagen;

• Een proactieve houding en een hands-on mentaliteit om ervoor te zorgen dat zaken worden afgerond en het project op schema blijft;

• Een goed begrip van informatiebeheer en archiefprocessen binnen de publieke sector.