Freelance projectleider aanbesteding ICT diensten (zzp)

Startdatum: Zsm

Duur: In eerste instantie 1 jaar (grote kans op verlenging, project duurt ruim 2 jaar)

Inzet: 16 uur per week

Inschaling: Schaal 12, CAO Gemeenten

Max tarief: 103,50

Inhuurdesk zal selectie maken en voorstellen op moment van binnenkomst

Naast de gevraagde skills in de vacaturetekst zijn de projectmanagement skills erg belangrijk. Dus o.a. verbindend zijn, mensgericht, mensen meekrijgen etc

Opdracht en achtergrond

Het project aanbesteding ICT gaat over de verschillende inkoop activiteiten en de samenhang die nodig is om de generieke ICT voor de gemeente Groningen succesvol te her aanbesteden. Dit in afzonderlijk bepaalde kavels.

In 2023 is besloten om de ICT van de gemeente volledig out te sourcen. Inmiddels is het contract met de huidige leverancier voor nog in ieder geval nog 2 jaar verlengd (tot oktober 2026) en zijn er op onderdelen afspraken gemaakt voor het weer in eigen beheer nemen van een aantal ICT diensten. De (aanbestedings)strategie die we hierbij kiezen is gebaseerd op multi-sourcing.

Het project waar we een projectleider voor zoeken betreft de coördinatie van deze multi sourcing aanbesteding om onze ICT bij meerdere aanbieders onder te brengen. Belangrijk bij deze opdracht is dat de communicatie tussen de betrokken experts (projectteamleden) in goede banen wordt geleid en dat in afstemming met de programmamanager voor de inbedding van de retransities de aanbestedingen op de juiste manier binnen de regie organisatie landen.

Gelijktijdig naast dit project loopt het programma transities. Dit programma realiseert (1) dat een deel van de ICT die door de huidige leverancier wordt beheerd wordt teruggehaald naar onze eigen organisatie. (2) Dat de uitkomsten van dit project (de aanbestede ICT diensten) worden geïmplementeerd. Het programma transities heeft de verantwoordelijkheid voor de gefaseerde implementatie van de producten uit de diverse aanbestedingen en de aanpassingen van de regie organisatie om in de toekomst de verschillende leveranciers op de juiste manier aan te sturen.

Omdat we ervoor kiezen onze ICT bij meerdere partijen (multi-sourcing) uit te besteden, hebben wij een marktpartij geselecteerd die voor ons de aanbestedingen voorbereid op inhoud en op proces. Dit is Highberg. We hebben er bovendien expliciet voor gekozen de aanbesteding en implementatie gefaseerd te doen.

De keuzes voor multi-sourcing zijn gemaakt op basis van de behoefte aan meer regie en controle en minder kwetsbaarheid. In dit project gaan we dus (1) op zoek naar de best passende aanbieders op de verschillende onderdelen met als streven een hogere kwaliteit van digitale dienstverlening te leveren aan onze medewerkers en daarbuiten. (2) Belangrijk onderdeel is dat er vanuit dit project een set van passende randvoorwaarden wordt ontwikkelt waaraan de regie organisatie moet voldoen. N.b. belangrijk hierbij is dat de regie organisatie zelf uiteraard ook randvoordwaarden meegeeft aan het project.

Concreet

(1)  De verschillende (multi-sourcing) aanbestedingen coördineren (n.b. het opstellen van de teksten van de aanbesteding is de volledige verantwoordelijkheid van Highberg die hiervoor aanbestedingsprojectleiders levert) inclusief het managen van de afhankelijkheden tussen de aanbestedingen.

a.     Vanuit de aanbestedingen komen met randvoorwaarden voor de regie organisatie (gedelegeerd) en visa versa.

(2)  Starten samen met de programmaleider en de (gedelegeerd) opdrachtgever met een programma Fresh-up.

Niet in scope zijn:

(3)  De insourcingen (met ondersteuning op plannen maken en adviesfunctie voor Highberg)

(4)  De (re-)transities (met adviesfunctie voor Highberg)

(5)  De doorontwikkeling van de regie organisatie

Deze onderdelen worden opgepakt door de programmamanager transitie ICT en de gedelegeerd opdrachtgever.

Resultaten

1.     Succesvol afgeronde aanbestedingen (getekende overeenkomsten) die zijn overgedragen aan het programma transities en aan de ontvangende regieorganisatie.

   Er zijn nu twee aanbestedingen in voorbereiding

(1)  SOC/SIEM (publicatie datum 25/03)

(2)  Back-end Platform- en Integratiediensten (verwachte publicatie nu rond sept 24). Bestaat uit 2 percelen die tegelijk worden aanbesteed.

2.     Randvoorwaarden waar de toekomstige regie organisatie aan moet voldoen vanuit de opgestelde aanbestedingen.

Plek in de organisatie

Dit project valt onder de directie Informatie & Services. De directeur I&S, Arne Bakker, is de opdrachtgever van dit project. In de praktijk stuurt het Hoofd IT Service- en Contractmanagement als gedelegeerd opdrachtgever dit project aan. Het project heeft een ambtelijke stuurgroep.

Rol van de projectleider

We zoeken een ervaren projectleider die passie heeft voor het samen realiseren van deze uitdagende opdracht.

Van cruciaal belang is het bewaken van de overall planning, de samenhang van de aanbestedingen en de capaciteitsplanning. Als projectleider ben je instaat om zowel draagvlak als samenhang te creëren. Bovendien doorzie je welke rollen en activiteiten nodig zijn om de aanbestede producten en diensten te laten landen in een volwassen regie organisatie. Hierover adviseer je de opdrachtgever.

Belangrijk is de aansturing vanuit samenhang aan de onderliggende projectleiders en medewerkers; de experts op de afzonderlijke projecten. Vanuit jouw rol stuur je de Highberg aanbestedingsteams aan, zorg je voor samenhang (inhoudelijk en planning) tussen de aanbestedingen, en stel je randwoorwaarden op waar de regie organisatie minimaal aan moet voldoen willen de uitkomsten van de aanbesteding goed gaan landen.

Je werkt nauw samen met de programmaleider Transitie aan een goede landing van de aanbestede diensten, hierbij heb je oog voor de afhankelijkheden in de planning, scope, en (mogelijk) gedeelde resources (zoals expertise). 

Je werkt goed samen met de belangrijke stakeholders van de gemeente en door jouw duidelijke plan weten de stakeholders hoe ze wanneer worden betrokken.

Belangrijk onderdeel is het uitvoeren van een Programma Fresh-up voor het hele programma waarin een belangrijk doel is het maken van een stakeholder analyse + wie doet wat.

Hierdoor wordt inzichtelijk:

a.     Met wie je afstemt en borgt dat er in de aanbestedingen rekening gehouden wordt met de requirements (eisen en wensen, IST en SOLL, aansluiting op de visie, aansluiting op beleid, etc.) van de diverse stakeholders.

b.     Dat je bewust bent van de afhankelijkheden in de omgeving, zoals de regieorganisatie in ontwikkeling, programma Transitie, retransitie vanuit huidige leverancier, andere projecten (InTune, hardware, etc) en je een strategie hebt om hiermee om te gaan in je project.

c.     Dat je weet en ernaar handelt dat stakeholders op de juiste manier en op de juiste momenten worden 'aangestuurd' vanuit de aanbestedingen, bijvoorbeeld waar het gaat om het aanleveren van informatie, beantwoorden van vragen, beoordelen, etc. Dus halen en brengen tussen de beide programma's.

Wij vragen

• Ruime kennis en ervaring in het leiden van projecten met impact binnen de ICT.

• Aantoonbare ervaring met het werken in complexe organisaties.

Kernkwaliteiten

• Je staat stevig in je schoenen en kan goed omgaan met tegenstrijdige belangen en weerstand

• Zelfsturend, zelfstartend vermogen, proactief

• Resultaatgericht

• Doorzettingsvermogen

• Planmatig

• Communicatief sterk

• Organisatie sensitief