Freelance opzetten contractenadministratie (zzp)

Opstart: 04-09-2023

Einddatum: 31-12-2023

Functieschaaal: 9

medior-senior rol

Gesprekken en maken keuze wie er gaat starten : in de week van 21-27 augustus

Inleiding:

OVER-gemeenten maakt gebruik van leveranciers en levert diensten aan haar afnemers. Veelal gaat dit op basis van vooraf opgestelde contracten. Er is momenteel geen uniforme wijze voor het opslaan van contracten en er is geen specifiek systeem voor binnen de organisatie. Het contractenbeheer is niet centraal ingericht waardoor er diverse risico’s optreden, zoals het niet voldoen aan (Europese) inkoop en aanbestedingsregels en het niet tijdig verlengen van contracten.

Deze opdracht omvat het opzetten van een functionerende contractenadministratie, die na het afronden in beheer kan worden gegeven bij een vaste administratieve kracht.

Doel van de opdracht:

-     het realiseren van een functionerende contractenadministratie: verzamelen van contracten, toetsing op volledigheid, invoeren in systeem etc.

-     Keuze voor en implementatie van een passend ICT-systeem voor de contractenadministratie.

-     Het proces uitwerken voor beheer van de contractenadministratie.

-     Na afronden van deze opdracht gaat het beheer/voeren van de administratie over naar een administratieve vaste kracht. De kandidaat van deze opdracht zorgt voor een goede startsituatie, inclusief uitgewerkte procesbeschrijving.

Resultaat:

• Een contractenbeheersysteem waarin alle contracten van onze drie organisaties goed zijn geadministreerd.

• Een ingericht systeem

• Geselecteerd hulpmiddel

• Eventueel afgesloten contract (indien nieuw systeem)

•  Ondergebrachte contracten in hulpmiddel

• Het contractenbeheersysteem is werkbaar voor de verschillende budgetbeheerders en hierin is zichtbaar welke contracten zijn afgesloten, welke afspraken zijn gemaakt (o.a. op het gebied van Social Return on Investment), overeenkomstig het contract en de looptijd van het contract. Het systeem ondersteunt de budgethouders bij de sturing op de contracten binnen de kaders van ons inkoopbeleid.

• Duidelijkheid over waar verantwoordelijkheden zijn belegd. Uitgewerkt in een procesbeschrijving.

• Borging van rechtmatige inkoop, tijdige signalering van aflopende contracten, controle op gefactureerde tarieven etc. Dit ontlast de rest van de organisatie doordat afspraken helder zijn vastgelegd en tijdig de juiste procedures worden ingezet.

Wij zijn OVER:

De werkorganisatie van de gemeenten Oostzaan en Wormerland. Twee gemeenten die bestuurlijk zelfstandig zijn. OVER is een kleine maar fijne organisatie. Maar we zijn tegelijkertijd groot in onderwerpen. Door onze ligging bij de grote steden Zaanstad en Amsterdam kennen we veel van de uitdagingen van een grotere stad. Die tackelen we met een hecht team. Bij OVER heerst een vertrouwde sfeer, collega’s helpen elkaar.

Profiel:

• MBO+ of HBO-werkniveau.

• Beschikbaar in de periode 1 september tot 31 december 2023 voor circa 24 uur per week.

• Proactief en een goede dosis doorzettingsvermogen.

• Ervaring met het opzetten en voeren van administraties.

• Aantoonbare kennis en/of affiniteit met ICT-systemen.

• Bij voorkeur ervaring met het voeren of opzetten van een contractenadministratie.

• Bij voorkeur ervaring binnen de lokale overheid.