Freelance managementassistent (zzp)

Startdatum: zsm

Duur opdracht: medio oktober 2022

Aantal uren per week: 24 uur maandag - woensdag - vrijdag (hele dag)

Fysieke aanwezigheid is vooral gewenst.

 

Het zelfstandig verrichten van (complexe) werkzaamheden op secretarieel, administratief en organisatorisch gebied ter ondersteuning en begeleiding van de werkzaamheden van het afdelingshoofd, projectleiders en de medewerkers van de afdeling, zodat deze hun werkzaamheden efficiënt en effectief kunnen uitvoeren.

Wat ga je doen?

Algemeen: 

• Je maakt en bewaakt afspraken in de agenda van diverse afdelingshoofden en andere medewerkers;

• Je fungeert als rechterhand van het afdelingshoofd, bewaakt deadlines met betrekking tot zijn werkzaamheden, maakt keuzes in prioriteiten en planning;

• Je geeft (complex) vakmatige secretariële ondersteuning veelal met een vertrouwelijk karakter aan het afdelingshoofd en medewerkers;

• Je plant proactief bijeenkomsten en vergaderingen binnen de afdeling;

• Je verwerkt inkomende post en mail o.a. voor het afdelingshoofd, stelt prioriteiten en handelt deze zelfstandig af indien mogelijk of legt aan hem/haar voor;

• Je bent aanspreekpunt voor in- en externe contacten;

• Je bent onderdeel van de secretaressepool, wat inhoudt dat bij grote werkdruk onderling met werkzaamheden kan worden geschoven; 

• Bij afwezigheid van collega’s neem je, na onderlinge afstemming, de taken/afdelingen van elkaar over. 

• Je beheert het digitale archief van het afdelingshoofd; 

• Je maakt (incidenteel) verslagen van vergaderingen.

• We werken met de programma’s Outlook, iBabs en Zaaksysteem. 

Met wie heb je allemaal contact en hoe:

• interne contacten met directieleden, afdelingshoofden en medewerkers

• externe contacten, representatieve contacten met bezoekers, bellers etc.

• de contacten zijn informerend en afstemmend van aard en vereisen kennis en inzicht in de werkprocessen en prioriteiten van de afdeling.

• behulpzaam zijn en/of verkrijgen van begrip is voor jou daarbij vanzelfsprekend

De klant is voornamelijk op zoek naar iemand die ervaring heeft en zelfstandig aan de slag kan gaan, de eerste focus ligt op complex agendabeheer en alles mbt. onboarding van nieuwe medewerkers. 12 mei gaat er een collega secretaresse met zwangerschapsverlof en het takenpakket zal dan wijzigen.

Jij neemt mee:

• HBO werk- en denkniveau.
• Twee tot drie jaar relevante werkervaring.
• Een klantgerichte en collegiale instelling.
• Je bent flexibel, stressbestendig en gericht op samenwerken.
• Je kan goed plannen, organiseren en vooral goed prioriteren. Je werkt nauwkeurig en resultaatgericht.