Freelance management-/bestuurssecretaris/-esse (zzp)

Start: zsm

Eind: 1 september

Uren per week: 36

Als managementsecretaris/-esse ziet jouw dag er dynamisch uit. 

Je werkt voor een team van managers/directie binnen gemeente Valkenswaard die allemaal drukke agenda’s hebben. 

Jij helpt hen door hen te ontzorgen en door proactief te handelen. 

Je beheert hun agenda’s en hebt met regelmaat agendaoverleg met de managers om zo altijd de juiste prioriteiten te kunnen stellen. Maar jij kunt veel meer dan dat. 

Je bent organisatorisch en logistiek sterk. 

Je ziet knelpunten direct en komt proactief met verbetervoorstellen. 

Je kunt je verplaatsen in de managers en begrijpt hoe het plannen van afspraken voor hen het best werkt, rekening houdend met ieders wensen. 

Jij weet je onmisbaar te maken door de managers altijd voor te zijn als het om een goede logistieke planning gaat.

Bestuurssecretaris/esse:

Resultaatgebied 1: Secretariaat

• verzorgt de voorbereiding, verslaglegging en afhandeling van vergaderingen en bijeenkomsten

• verricht representatieve taken

• organiseert bijeenkomsten en activiteiten

• organiseert de logistieke planning en het beheer van afspraken en agenda´s

• verricht correspondentie- en tekstverwerkingswerkzaamheden

Resultaatgebied 2: Procesbewaking

• bewaakt en verzorgt de voortgang van meldingen, klachten en afspraken

Resultaatgebied 3: Administratie

• draagt zorg voor het beheer en bewerkingen van (digitale) bestanden en systemen

• verzamelt en verstrekt gegevens en overzichten uit administratieve systemen 

Jij bent: 

Je hebt een positieve en proactieve werkhouding en denken in kansen is voor jou een basishouding. 

Van nature ben je aantoonbaar klantgerichtheid en dienstverlenend. Dat maakt dat je de juiste dialoog voert, goed doorvraagt om in één keer tot de goede actie te komen, nieuwsgierig bent en je je kunt verplaatsen in de ander. 

Snel schakelen en uitstekend kunnen plannen zijn voor jou geen uitdaging meer. Jij ziet het werk liggen en je hebt al een voorstel gedaan of de taken al uitgevoerd voordat ze worden gevraagd. 

Je durft feedback te geven en te ontvangen. En je bent daadkrachtig, ontwikkelingsgericht doortastend, flexibel, administratief sterk, tactvol en zeer betrouwbaar.

• Je hebt minimaal 3 jaar ervaring in het vak, waarbij je op diverse werkplekken hebt gewerkt;

• Politiek/bestuurlijke sensitiviteit en een groot verantwoordelijkheidsgevoel;

• Uitstekende mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid;

• Ervaring met provinciale of gemeentelijke organisaties, of een andere regionale overheid, is een eis.