Freelance facilitair adviseur (zzp)

Uren: 32-36 uur p/w

Periode: tm 31/12/2022

Tarief: conform schaal 10 cao gemeenten

Fysieke aanwezigheid van belang, een vorm van hybride werken bespreekbaar

Deadline sollicitatie: ma 11 april 17u, terugkoppeling uiterlijk woe 13 april, (digitale) kennismakingsgesprekken met finalisten vinden plaats op do 14 april (10:00-12:30 uur).

Gemeente Helmond staat aan de vooravond van een aantal grootschalige veranderingen op gebied van huisvesting en facilitaire dienstverlening. 

De huidige huisvesting van gemeente Helmond stamt grotendeels uit de jaren ’80, voldoet anno 2022 niet meer aan de hedendaagse werkomgeving en is weinig inspirerend. 

Op dit moment wordt er gewerkt op vier verschillende locaties. Onder leiding van het programma Toekomstgericht Werken wordt de hele herhuisvesting van de gemeente Helmond aangepakt en zal het aantal vierkante meters drastisch verminderen, waarbij er tegelijkertijd een kwaliteitsimpuls in de huisvesting en facilitaire dienstverlening gegeven gaat worden. 

Door deze beweging ontstaat ruimte om de hele facilitaire dienstverlening, als wel de bijbehorende facilitaire organisatie en onderliggende facilitaire processen onder de loep te nemen en waar nodig opnieuw in te richten en te professionaliseren. Een en ander betekent dat er een tijdelijke verzwaring nodig is van de capaciteit binnen het facilitair bedrijf. Om deze reden is de functie van een Facilitair Adviseur in het leven geroepen.

De hoofdtaken van de Facilitaire Adviseur zijn dan ook de volgende:

In stand houden en aansturen van de huidige facilitaire dienstverlening;

In nauwe samenwerking met de stakeholders (interne klanten, facilitair coördinator, medewerkers van het facilitair bedrijf, facilitaire leveranciers en met het programma Toekomstgericht Werken) de facilitaire dienstverlening de komende jaren door-ontwikkelen.

Over de afdeling

In de huidige situatie is het facilitair bedrijf onderdeel van de afdeling Accommodaties & Exploitaties. Het facilitair bedrijf is verantwoordelijk voor de dienstverlening en ondersteuning van de eigen kantoor locaties. Hieronder vallen producten en diensten zoals beveiliging, schoonmaak, catering, bodedienst, huismeesterstaken, beheer en inrichting locaties. Taken als beheer van het FMIS-systeem, klantcontact, factuurafhandeling en contract- en leveranciersmanagement behoren tot het huidige takenpakket van het facilitair bedrijf.



Ook worden door het facilitair bedrijf evenementen georganiseerd zoals de jaarlijkse kerst- en zomerborrel en projecten zoals herhuisvesting en interne verbouwingen. Er is sprake van een mengvorm van medewerkers in eigen dienst, medewerkers die ingehuurd worden met een afstand tot de arbeidsmarkt en inzet van leveranciers. De Facilitair Adviseur legt verantwoording af aan de facilitair coördinator.

Zaken als het opstellen van een facilitaire visie, het inrichten van de bijbehorende processen, professionaliseren van contract- en leveranciersmanagement, dan wel het door-ontwikkelen van het huisvestingsconcept op basis van doelstellingen op het gebied van duurzaamheid, klantgerichtheid, inclusiviteit of vitaliteit zijn allemaal thematieken die behoren tot de taken. 

De Facilitair Adviseur levert een bijdrage aan de voorbereidingen voor de aanbesteding van diverse expirerende contracten en coördineert de implementatie van de nieuwe contracten. Tevens levert de Facilitaire Adviseur ook een bijdrage aan het programma Toekomstgericht Werken en vertaalt de resultaten naar de facilitaire dienstverlening. De bedoeling is dat de komende jaren in verbinding met de belangrijkste stakeholders (eigen gemeentelijke organisatie, facilitaire medewerkers, leveranciersketen, programma Toekomstgericht Werken) stapsgewijs een professionaliseringsslag gemaakt wordt.

Als Facilitair Adviseur heb je onder andere met de volgende thema’s te maken:

Vlekkeloze operatie met meer aandacht voor klantgerichte communicatie: De basis van het facilitair bedrijf is een vlekkeloze operatie. Deze is in principe op niveau en moet dat blijven. Hieronder valt een breed pakket aan werkzaamheden als het snel en accuraat reageren en proactief communiceren, waarbij de wensen van de klant centraal staan. Het op vragen, verzoeken en klachten, de aansturing van de bodes en de huismeesters, het uitvoeren van projecten (zoals verhuizingen, verbouwingen), uitvoeren van contractmanagement met leveranciers en het correct afhandelen van de factuurstroom door prestatieverklaringen.

Herontwerp huisvestings- en dienstverleningsconcept: Zoals in de inleiding beschreven ontstaat er de komende jaren ruimte om het volledige huisvestings- en dienstverleningsconcept opnieuw in te richten. De Facilitair Adviseur doet dit zeker niet alleen, maar het is wel wenselijk dat de nieuwe functionaris up-to-date kennis met zich meeneemt en hier een visie op heeft, waarbij hij of zij bovendien in staat is deze te vertalen naar een concrete aanpak op de werkvloer. Om hier invulling aan te geven zal de Facilitair Adviseur een rol krijgen in het programma Toekomstgericht Werken.

Herontwerp facilitaire organisatie/aanbestedingsstrategie: Een aantal belangrijke facilitaire contracten expireren. Dit betekent dat deze opnieuw in de markt gezet zullen worden. In het verlengde hiervan wordt ook kritisch bekeken welke facilitaire aanbieder het beste antwoord geeft op het facilitair bedrijf van de toekomst, in hoeverre dit haalbaar is en op welke wijze we hierin ontwikkelen.

Financiële bedrijfsvoering: Er gaat veel (belasting-)geld om in het facilitair bedrijf. De Facilitair Adviseur zal verantwoordelijk zijn voor controle en afhandeling van facturen, alsmede input geven aan belangrijke producten binnen de P&C-cyclus zoals de begroting en berap.

Jij neemt mee: 

• Een afgeronde HBO opleiding Facilitair Management;
• 5 - 10 jaar relevante werkervaring;
• Werkervaring in een managementfunctie op het vakgebied van facilitair management en/of huisvesting. Als dat binnen de overheid (gemeente, provincie en/of rijk) is, is dat een pre;
• Ervaring met (het opzetten van) contractmanagement en bekend bent met Europese aanbestedingen;
• Een praktische mindset (zowel visie ontwikkelen als uitvoeren); 
• Ervaring met moderne dienstverleningsconcepten op gebied van Toekomst Gericht Werken, Duurzaamheid, Hospitality, Beveiliging en Vitaliteit.