Freelance bestuurssecretaresse (zzp)

Startdatum: 4-9-2023 (zsm maar startdatum is in overleg).

Duur opdracht: 4 maanden met kans op verlenging

Aantal uren week: 32

Inschaling: 8

Sollicitatiegesprekken: Fysiek gesprek in de week van 4 september.

Wat ga je doen:

Als bestuurssecretaresse ben je een belangrijke schakel tussen het college van Burgemeester & Wethouders, de interne organisatie, externe organisaties en inwoners. Je ondersteunt de wethouder in zijn/haar werkzaamheden en zorgt in alle hectiek voor rust, overzicht en goede sfeer. Je coördineert de stukkenstroom en voert de regie over de complexe agenda. Je zorgt voor de benodigde stukken bij overleggen en bewaakt een goede voorbereiding. Hierbij wordt veel gewerkt met iBabs. Het bestuurssecretariaat is het eerste aanspreekpunt voor de burgers in onze stad en de externe organisaties die via telefoon, e-mail, of brief contact zoeken.

Het wethouderssecretariaat bestaat uit een team van acht bestuurssecretaresses en een senior bestuursmedewerker. Van jou wordt verwacht dat je goed in staat bent om als een spin in het web, zelfstandig en onder hoge tijdsdruk invulling te geven aan je taken. Je ziet toe op een correcte afhandeling van vragen en beheert het werkarchief van de wethouder. Bij afwezigheid van je kamergenoot pak je dringende taken voor diens wethouder op.

De afdeling:

Bestuur Veiligheid Leefbaarheid en Strategie is een veelzijdige afdeling. De afdeling ondersteunt het bestuur en de concerndirectie in een complexe politiek-bestuurlijke omgeving. Dit doet zij in verbinding met de interne organisatie en bewoners, ondernemers en organisaties. Met de inzet op veiligheid en leefbaarheid heeft de afdeling directe invloed op het woon- en leefgenot van de Almeerders. De afdeling bestaat uit ruim 100 gemotiveerde, veelal hoog opgeleide, professionals die met elkaar zorgen voor kwaliteit, een goede sfeer en een hoge productiviteit. Het management van de afdeling bestaat uit een afdelingsmanager, drie adjunct afdelingsmanagers en een groepsmanager. De afdeling heeft de volgende aandachtsgebieden: veiligheid, bestuursondersteuning, representatie/kabinet, internationaal, public-affairs, leefbaarheid, stedelijke vernieuwing (tijdelijk), strategie, onderzoek en statistiek en subsidieverwerving.

Wie ben jij – ben jij de teamspeler die wij zoeken?

Je bent een energieke persoonlijkheid, proactief, integer en toegewijd. Je bent organisatiesensitief: je ziet snel waar knelpunten dreigen te ontstaan, welke belangen er spelen en wie je wanneer moet betrekken bij een vraagstuk. Jouw gevoel en oog voor detail zijn goed ontwikkeld. Je spreekt anderen makkelijk en op een natuurlijke manier aan. De dynamiek van het werk vraagt erom dat je, indien noodzakelijk, flexibel inzetbaar bent.

Jouw achtergrond:

· HBO werk- en denkniveau

· Ruime ervaring binnen een dynamische werkomgeving waar het werktempo hoog ligt

· Ruime ervaring met Microsoft Office (PowerPoint, Word, Excel, Outlook)