Freelance bestuurssecretaresse (zzp)

Uren: 32 tot 36 uur per week 

Vaste werkdagen op kantoor op maandag, woensdag en vrijdag. 

Duur: opdracht voor c.a. 3 maanden, kans is groot dat het daarna wordt verlengd.

Salaris schaal 7.

Bij voorkeur een kandidaat met ervaring van BMW processen (Burgemeester- en wethouderproces).

Functieomschrijving

Team Bestuurs- en Managementondersteuning bestaat uit enthousiaste en zelfstandig werkende secretaresses die burgemeester, wethouders, directie en teammanagers ondersteunen bij hun representatieve, secretariële, administratieve en organisatorische taken. 

Elke dinsdag komt het college bij elkaar met de Burgemeesters en wethouders. 

Gedurende de week zorg jij ervoor dat deze wekelijks terugkomende bijeenkomst soepel verloopt. Daarvoor ondersteun jij in de dagelijkse gang van zaken. Zo ben jij hun schakel voor interne en externe communicatie. Je beheert hun agenda, zet vergaderstukken klaar in digitale systemen, plant afspraken in, onderhoudt contacten met diverse instanties/instellingen en bereidt overleggen voor zodat zij onbezorgd hun afspraken kunnen hebben. 

Je bewaakt de voortgang hiervan. Je signaleert en anticipeert op wat er nodig is omdat meedenken en meevoelen je in het bloed zit. Proactief als je bent, weet je zowel binnen als buiten de organisatie je weg te vinden. Je stemt waar nodig af met je directe collega’s en vervangt elkaar in voorkomende gevallen. 

Taken & verantwoordelijkheden

• Je beheert de agenda’s van enkele wethouders;

• Je plant interne en externe vergaderingen en bijeenkomsten en bereidt deze voor;

• Je zorgt ervoor dat de vergaderstukken klaar staan in de vergaderapplicatie. Indien nodig, zorg je voor verslaglegging;

• Je zorgt voor verdere afhandeling van opgestelde uitgaande documenten in het daarvoor gebruikte digitale systeem;

• Je werkt volgens het BMW proces(Burgemeester en Wethouderproces)

Functie-eisen

• MBO werk- en denkniveau

• Ervaring van het BMW-Proces  

• Ervaring in een vergelijkbare rol op secretarieel gebied

• Je bent digitaal- en systeemvaardig (Office 365/Teams/Join en Notubox)

• Je kunt op de maandag, woensdag en vrijdag op kantoor werken.

• Wie ben jij? Je kan goed prioriteren, omgaan met vertrouwelijke informatie en je bent oplossings- en resultaatgericht. Je kan goed zelfstandig aan de slag, hebt organisatorisch inzicht en je weet goed overzicht te houden. Je bent initiatiefrijk, proactief en houdt van organiseren. Je bent goed in de Nederlandse taal.