Freelance bestuurssecretaresse (zzp)

Deadline sollicitatie:  24-02 12:00 uur

Start: zo snel mogelijk

Duur: tot 1 september

Uren per week: 20 uur per week, 5 dagen van 4 uur

Functieschaal 7

Thuiswerken deels mogelijk

Jij werkt samen met twee andere bestuurssecretarissen voor het College B&W (de Burgemeester en 4 parttime wethouders) en de Directie (secretaris gemeente Best).. Jij schakelt vlot tussen complexe taken, werkt nauw samen en hebt een grote mate van eigen verantwoordelijkheid.

Je dag zal gevuld zijn met acties die voortkomen uit de mail en agenda van de wethouders en directie.

Zoals:

• Complex agendabeheer: niet alleen het inplannen van de afspraak maar ook alle faciliteiten rondom de afspraak organiseren. Het is jouw verantwoording dat de dag van de bestuurder/directeur, klopt van A tot Z;
• Verbanden leggen tussen de e-mail en agenda en hiernaar handelen;
• Op verzoek verstrek je informatie en/of verwijs je door (je bent hierin kritisch en je kunt een goede inschatting maken van de wijze waarop een verzoek moet worden afgehandeld);
• Zelfstandige behandeling e-mail van de wethouders/directieleden;
• Je helpt mee in het proces rondom de directie- en collegevergaderingen, in samenwerking met de algemeen directeur en directiesecretaris help je bijv. de vergaderingen van het college, de directie en het MT voorbereiden en afhandelen;
• Je bent het eerste aanspreekpunt voor mensen van binnen en buiten de organisatie;
• Jij helpt bij allerlei andere voorkomende secretariële en overige en representatieve taken;
• (Mede)verantwoordelijk voor de uitvoering van de Kabinetszaken en PR activiteiten;

Aanvullend:

Verbetervoorstellen voor Bestuurssecretariaat doen en deze samen implementeren. Moderne middelen gebruiken/inzetten om werk zoveel efficiënt en effectief te maken. 

Jij bent:

• Zelfstandig, proactief en hebt ervaring in een politiek/ bestuurlijke omgeving.
• Snel zelf startend! 
• Door jouw positieve en enthousiaste persoonlijkheid weet je ook goed de verbinding met het team te vinden. Organisatorisch inzicht
• Representatief,
• Kan goed prioriteren
• Servicegerichte houding
• Inlevingsvermogen
• Stevige gesprekspartner
• Kan draagvlak creëren
• Veranderingsgezind
• Digitaal vaardig
• Ervaring als bestuurssecretaresse in overheidsorganisatie vereist
• Pre-ervaring met project lintjesregen/koninklijke onderscheidingen