Freelance adviseur digitalisering bouw- en milieudossiers (zzp)

• Startdatum: z.s.m.

• Duur opdracht: 6-8 weken

• Aantal uur: 36 uur per week

• Functieschaal: 10

• Tariefindicatie: € 73-83 afhankelijk van ervaring

Opdracht inhoud

Dit onderzoek richt zich op het formuleren van advies over de te ondernemen acties voor het op een juiste wijze ontsluiten van de openbare informatie binnen de teams Bouwen en Milieu en Toezicht en handhaving. Het advies zal specifiek aandacht besteden aan:

- archivering – in relatie tot de gegevens in processystemen (analoog/digitaal)

- de wijze van ontsluiting intern en extern

- de naleving van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG),

- het nemen van vervangingsbesluiten voor gedigitaliseerde archiefbescheiden, en

- het vernietigen van archiefbescheiden volgens de geldende selectielijsten.

Doel

Dit met als doel dat informatie zowel intern als extern ontsloten kan worden op de juiste wijze binnen de kaders van de wetgeving. Dit op een eenvoudige en dienstverlenende wijze voor onze inwoners.

Tijdsbestek:

Het onderzoek zal worden uitgevoerd over een periode van 6-8 weken. De belangrijkste mijlpalen zijn:

Fase 1 (Week 1-2): Documentanalyse en voorbereiding van het onderzoek.

Fase 2 (Week 3-4): Interviews met stakeholders en technische evaluatie van de archiveringssystemen.

Fase 3 (Week 5): Vergelijkende analyse van de huidige situatie met de wet- en regelgeving, inclusief de AVG.

Fase 4 (Week 6): Opstellen van het adviesrapport en presentatie van de bevindingen.

Fase 5 (Week 7-8): Eventuele uitlooptijd.

Dit onderzoek moet de organisatie voorzien van een goed onderbouwd advies om de archivering en ontsluiting van dossiers te optimaliseren. Dit zal bijdragen aan een efficiënte en veilige werkwijze die voldoet aan de wetgeving, de interne behoeften, en best practices in de sector.

Eisen:

• HBO+, SODII, HDMI of vergelijkbare opleiding.

• kennis van informatiebeheer en bouw- en milieudossiers.

Kennis: 

•            Heeft kennis van de opbouw van bouw- en milieudossiers;

•            Kent het proces van vergunningverlening;

•            Kent en herkent de proces gerelateerde documenten behorende tot de vergunningverlening en kent het onderscheid tussen de type vergunningen;

•            Heeft ervaring op het terrein van archief- en informatiebeheer specifiek op het terrein van bouw- en milieudossiers;

•            Heeft ervaring met het scan gereedmaken van bouw- en milieudossiers of vergelijkbare opdrachten;

•            Kent de toepassing van metadata en weet de juiste keuze te maken voor de dossiers en doet dat mede op basis van het Metadatamodel van de gemeente Venlo en rekening houdend met de eindgebruikers i.c. de medewerkers van het Team Bouwen en Milieu;

•            Is op de hoogte van de selectielijsten de van toepassing zijn op de dossiers.

Competenties: 

•            Leiderschap, krijgt anderen mee om een doelstelling te bereiken;

•            Coachen, ondersteunt en instrueert medewerkers ter verbetering van zijn/haar functioneren en weet te motiveren;

•            Organiseren, organiseert het werk en regelt zaken binnen de gestelde termijn;

•            Planmatig werken, werkt volgens planning;

•            Communiceren, kan informatie en boodschappen duidelijk verwoorden en overbrengen;

•            Flexibele instelling, stelt de aanpak bij wanneer deze niet tot het gewenste resultaat leidt;

•            Klantgerichte houding, houdt rekening met de wensen van de klant en vertaalt deze in passende oplossingen;

•            Kwaliteitsgericht, hanteert hoge kwaliteitsnormen en is gericht op het verbeteren van de kwaliteit van het werk dat wordt uitgevoerd door de medewerkers