Administratief en secretarieel medewerker (IP)

Gemeente Horst aan de Maas zoekt een administratief en secretarieel medewerker ter vervanging van zwangerschapsverlof.

Startdatum: 1 april 2026

Einddatum: 28 augustus 2026

Aantal uur per week: 28 uur/ Meer of minder niet mogelijk.

LET OP! In week 32 en 33 dient er 36 uur gewerkt te worden ivm vakanties. Het is dus dan ook niet mogelijk om vakantie op te nemen.

Schaal: 5

Salaris: €2.527,-

Vanwege zwangerschapverlof van collega zijn wij op zoek naar medewerker voor onze administratie buitendienst. Het team Openbare Werken waar de buitendienst onderdeel van is, bestaat uit 65 mensen die dagelijks bezig zijn met het verzorgen van de openbare ruimte in de uitgestrekte plattelandsgemeente Horst aan de Maas.

De verzorging houdt in het onderhoud van wegen, plantsoenen, bomen, wegmeubilair, riolering en dergelijke. Voor de administratiefuncties die nu open staan zoeken we vooral iemand die flexibel, communicatief en klantgericht is.

Het team

Team Openbare Werken van Gemeente Horst aan de Maas staat voor het optimaal functioneren van de ondergrondse en bovengrondse infrastructuur en dient als deskundig kennis- en expertisecentrum voor de totale organisatie, maatschappelijke partners en externe klanten op het gebied van afval & duurzaamheid, beheer van de openbare ruimte, civiele techniek, groen- en cultuurtechniek, operationele verkeersvraagstukken en de gemeentelijke watertaken.

Team Openbare Werken bestaat uit twee eenheden: de binnendienst en de buitendienst. De binnendienst geldt als “het ingenieursbureau” en is verantwoordelijk voor het opstellen van beleid (taakvelden afval, water, riolering en duurzaamheid), de buitendienst is verantwoordelijk voor de uitvoering van planmatig onderhoud dan wel projecten. We onderscheiden de volgende aandachtsgebieden:

-       Wegen / verkeer

-       Groen / cultuurtechniek

-       Afval / Duurzaamheid

-       Water / riolering

Jouw werkweek

Je krijgt te maken met alle voorkomende werkzaamheden op het gebied van administratie en baliewerkzaamheden. Daarnaast vertrouwen we je ook andere werkzaamheden toe zoals ondersteuning van de beheerders van de openbare ruimte, maar het accent ligt op administratie en balie. In de buitendienst werken we met moderne apparatuur en zijn we op zoek naar vernieuwing en verbeteringen van onze werkwijze. Je bent het eerste aanspreekpunt voor onze klanten. Als je daar van houdt ben jij onze ‘man/vrouw’!

Taken als medewerker Administratief-secretarieel C:

• Je helpt klanten, die met vragen aan de balie komen,

• Je bent met collega’s verantwoordelijk voor het voorraadbeheer: bijvoorbeeld het verstrekken van big bags voor diverse soorten afval, uitgifte containers etc.

• Je beoordeelt binnengekomen meldingen van burgers en bedrijven en leidt deze (met het meldsysteem) ter behandeling door naar de coördinator van het betreffende vakgebied

• Je behandelt telefonische meldingen en staat daarbij op een correcte en dienstverlenende manier burgers te woord

• Je maakt de routes voor de ophaaldiensten van speciale afval (bijvoorbeeld asbest, puin). Je maakt hiervoor stortbonnen en onderhoudt het contact met de betreffende bedrijven.

• Je maakt facturen voor klanten

• Beheer/verantwoording kasgeld en kassahandelingen

• Je verricht overige administratieve handelingen zoals het maken van brieven voor afkoppelen hemelwater.

Een collega aan het woord

Je begint s ‘morgens en zorgt dat de systemen worden opgestart zodat je om 7.30 u. klaar bent om de dag te beginnen. Kassa geteld, bestellingen vanuit de verkooppunten worden in de kassa verwerkt, en je geeft de collega’s uit het betreffende gebied door wat ze weg kunnen brengen. De telefoon gaat en een van de collega’s van het KCC wil een inwoner doorzetten met een vraag, je probeert dit zelf te beantwoorden of vraagt een van de andere aanwezige collega’s of senioren hoe dit aangepakt kan worden. Tussendoor krijg je inwoners aan de balie, met een vraag, of voor nieuwe container of een Bag.

De mail en het meldingssysteem voor de meldingen openbare ruimte houdt je in de gaten en handel je af.

Je maakt routes voor het ophalen van afval, en verwerkt de terugkoppeling van de chauffeur van deze route(s). Aan het eind van de dag wordt de kas weer geteld en draai je de verslagen van de dag uit voordat je af gaat sluiten.

Je beheert samen met je collega’s de kas en zorgt aan het eind van de maand voor de afsluiting.

Dan kan ook de facturatie gedaan worden, zowel aan de uitleverpunten als voor de vergoedingen van papier en textiel. Ook bij de verwerking van de aanvraag subsidie afkoppelen hemelwater draag je je steentje bij. Geen dag is hetzelfde, je komt terecht in een gezellig team met leuke collega’s.

Kennis & kwaliteiten

Je hebt een passende MBO opleiding, en werkt en denkt op een MBO 4–niveau. 

• Je hebt ervaring met administratieve werkzaamheden;

• Je hebt ervaring met telefonische klantcontacten;

• Je bent klantgericht, collegiaal en integer;

• Je hebt kennis van MS Word, Outlook en Excel

• Affiniteit van kassasysteem, Kaartviewer, Melding Openbare Ruimte en Afvalsysteem zien wij als een grote pré;

• Eventuele kennis van de gemeentelijke organisatie, gemeentelijk beleid, regels en procedures en nieuwe ontwikkelingen is een pré;

Arbeidsvoorwaarden (alleen) voor detachering:

https://docs.google.com/document/d/168hTXFFeu1BLiaIhe11OrJQVp5irdDEO/edit?usp=sharing&ouid=108856046325586215209&rtpof=true&sd=true