Projectsecretaris huisvesting bijzondere doelgroepen (IP)

• Start 17 november 2025 (asap)

• Opdracht voor 6 maanden met kans op verlenging

• Inzet: 32 uur per week

• Ca. 75% aanwezigheid op kantoor vereist

• Inschaling: CAO 9 gemeenten

Gemeente Hoorn

De projectsecretaris ondersteunt de projectleider en beleidsmedewerkers bij de realisatie van huisvesting voor bijzondere doelgroepen zoals statushouders, asielzoekers, Oekraïners en andere kwetsbare groepen. De functie richt zich op het coördineren van processen, het verzorgen van administratieve ondersteuning en het faciliteren van samenwerking tussen interne en externe partijen.

De werkzaamheden:

1. Administratieve en organisatorische ondersteuning

•   Beheren van vergaderingen: agenda opstellen, notuleren, actiepunten bewaken.

•   Opstellen van rapportages, memo’s en bestuurlijke stukken.

•   Documentbeheer en archivering van projectinformatie.

2. Planning en procesbewaking

•   Coördineren van afspraken en deadlines binnen het projectteam.

•   Signaleren van knelpunten en bewaken van voortgang.

•   Ondersteunen bij het opstellen en monitoren van projectplannen.

3. Stakeholdermanagement en communicatie

•   Onderhouden van contact met instanties, COA, maatschappelijke organisaties en gemeentelijke afdelingen.

•   Organiseren van bijeenkomsten en participatiemomenten.

•   Ondersteunen bij communicatie richting bewoners en belanghebbenden.

•   Het organiseren en voorbereiden van overleggen en (commissie)vergaderingen en het verzorgen van de verslaglegging;

•   Het logistiek en organisatorisch ondersteunen van programma-activiteiten zoals workshops, projectleidersbijeenkomsten, conferenties e.d.;

•   Bijdragen aan communicatieactiviteiten

4. Inhoudelijke ondersteuning

•   Verzamelen en analyseren van beleidsinformatie en relevante wet- en regelgeving.

•   Ondersteunen bij vergunningstrajecten en planologische processen.

•   Vertalen van signalen uit de praktijk naar beleidsvoorstellen.

Ervaring en kwalificaties:

•   HBO/WO denkniveau

•   Je weet overzicht te houden in complexe projecten en kunt goed plannen en structureren.

•   Je werkt effectief samen met diverse interne en externe partijen en durft aan te spreken op resultaten

•   Communicatief vaardig: zowel mondeling als schriftelijk sterk, met oog voor verschillende doelgroepen.

•   Je kunt informatie goed interpreteren, samenvatten en vertalen naar praktische acties.

•   Je signaleert knelpunten en komt proactief met voorstellen voor verbetering.

•   Je gaat zorgvuldig om met vertrouwelijke informatie en belangen van kwetsbare doelgroepen.

•   Je beschikt over goede mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheden;

•   Je bent nauwkeurig en behoudt overzicht, ook in drukke periodes;

•   Je bent vaardig met de computer (o.a. met de programma’s Excel, Word, Zoom)

Arbeidsvoorwaarden (alleen) voor detachering:

https://docs.google.com/document/d/168hTXFFeu1BLiaIhe11OrJQVp5irdDEO/edit?usp=sharing&ouid=108856046325586215209&rtpof=true&sd=true