Projectleider implementatie DSO - Omgevingswet

Voor het doorzetten van de noodzakelijke ontwikkelsporen binnen de werkgroep DSO van het programma Omgevingswet, wordt (tijdelijk) een externe projectleider gezocht. In dit document wordt de opdracht compact beschreven. Deze bestaat daarbij uit drie sporen:

1. Implementatie nieuwe Plansoftware en Toepasbare regelsoftware;

2. Aanschaf en implementatie van de VTH-applicatie in de eigen organisatie inclusief de koppeling naar de VTH-applicatie van de Omgevingsdienst Zuidoost-Brabant (ODZOB)

3. Uitwerken voorstel tot structurele borging DSO binnen de gemeente Helmond.

Ad. 1: Implementatie nieuwe Plansoftware en Toepasbare regelsoftware.

Omschrijving Helmond heeft nieuwe Plansoftware en de Toepasbare regelsoftware aangeschaft. Uit de aanbesteding is de combinatie Visma/Roxit met RXBase (Plansoftware) en FloLegal met STTR-Builder (Toepasbare regelsoftware) gekomen. De gebruikers willen graag zo snel mogelijk overgaan tot de implementatie van beide systemen, zodat gestart kan worden met testen en oefenen. Beide leveranciers hebben bij inschrijving een plan van aanpak ingediend. Taken De projectleider is verantwoordelijk voor de implementatie van de planontwikkel- en toepasbare regelsoftware en de aansluiting hiervan op de lv-DSO. De projectleider legt daarover verantwoording af aan de programmamanager Omgevingswet.

Onderdeel van het takenpakket is (onder andere):

o Opstellen en uitvoeren van het implementatieplan/draaiboek* De projectleider conformeert zich aan het Helmondse proces voor de implementatie van changes.

o Zorgdragen voor de interne organisatie van de taken, werkzaamheden en rollen.

o Creëren van draagvlak onder medewerkers die het systeem gaan gebruiken.

o Zorgdragen voor de interne communicatie (hiervoor is het communicatieplatform voor de implementatie van de Omgevingswet te gebruiken).

o Coördineren en tot een goed eind brengen van diverse deeltrajecten, zoals installatie, inrichting, migratie, opleiding, koppelingen, test- en acceptatiefase.

Ad. 2 : Aanschaf en implementatie VTH-applicatie gemeente Helmond. Aansluiten VTH-applicatie Helmond op de nieuwe ODZOB VTH-software.

Omschrijving Helmond heeft op dit moment een bestaande VTH-applicatie: Key2Vergunning van leverancier Centric. De huidige versie kan niet aansluiten op de lv-DSO. Het door ontwikkelen van de huidige applicatie met de huidige leverancier naar een versie die wel kan aansluiten op de lv-DSO, is inkoop technisch niet toegestaan. Er zijn twee opties in beeld: - Een inkooptraject starten voor een nieuwe VTH-applicatie (doorlooptijd minimaal 16 weken) - Aansluiten bij de aanbesteding van de VTH-applicatie voor de Omgevingsdienst (Odzob). Helmond heeft hierbij in eerste instantie gekozen heeft voor afname van de minimale variant (samenwerkingsplatform en objectregistratie). Afname van de standaardvariant (de volledige VTH-applicatie) is optioneel opgenomen als te zijner tijd af te wegen.

Inmiddels uit de aanbesteding van de Odzob leverancier Genetics BV met de applicatie Power Browser gekomen. Op dit moment is de Odzob bezig om de (regionale) implementatie van de applicatie te regelen. De planning is om deze uiterlijk 1 mei 2021 volledig operationeel te hebben. Als Helmond besluit om gelijk de standaardvariant van PowerBrowser af te nemen, dan moet Helmond snel gaan schakelen met de Odzob en Genetics en een implementatieplan/draaiboek gaan opstellen.

De keuze om met Genetics/PowerBrowser verder te gaan moet nog definitief genomen worden in de Project Portfolio Commissie (PPC) binnen Helmond. Dit zal op korte termijn gaan gebeuren. Het is mogelijk dat de PPC niet instemt met de aanschaf van PowerBrowser. In dat geval moet er alsnog een inkooptraject gestart worden. Vooralsnog gaan we er echter vanuit dat we verder kunnen met de aanschaf van PowerBrowser als VTH-applicatie voor de gemeente.

Taken

De projectleider is verantwoordelijk voor de implementatie van een VTH-applicatie en de aansluiting hiervan op de lv-DSO. De VTH-applicatie moet voldoen aan de eisen die hieraan vanuit de organisatie gesteld worden. De projectleider legt verantwoording af aan de programmamanager Omgevingswet. Onderdeel van het takenpakket is (onder andere): o Opstellen en uitvoeren van het implementatieplan/draaiboek* De projectleider conformeert zich aan het Helmondse proces voor de implementatie van changes. o Zorg dragen voor de interne organisatie van de genoemde taken, werkzaamheden en rollen. o Creëren van draagvlak onder medewerkers die het systeem gaan gebruiken. o Zorg dragen voor de afstemming met de subregionaal coördinator voor de aansluiting op de VTHapplicatie van de Odzob o Zorgdragen voor de interne communicatie (hiervoor is het communicatieplatform voor de implementatie van de Omgevingswet te gebruiken). o Coördineren en tot een goed eind brengen van diverse deeltrajecten, zoals installatie, inrichting, migratie, opleiding, koppelingen, test- en acceptatiefase.

*Onder implementatieplan/draaiboek wordt verstaan: een concreet plan waarin, tenminste, de volgende aspecten zijn vastgelegd:

- leden projectteam en hun taken, benodigde capaciteit

- infrastructuur en minimale inrichting (zaaktypen, sjablonen, formulieren, checklists, standaardbrieven, legesmodule etc.)

- reikwijdte (wat zit per 1-1-2022 in het systeem en wat (nog) niet)

- koppelingen met andere systemen binnen en buiten onze organisatie

- koppeling met lv-DSO (testfase en definitief)

- afspraken wel/niet migreren vanuit bestaande systemen, in beeld brengen van consequenties van die keuze en zo ja, vormgeving migratie

- regelen van basisopleiding voor functioneel beheerders, key-users, eindgebruikers door de leverancier - toegang database, autorisaties etc.

- sluiten van overeenkomst en SLA met leverancier

- planning - risico’s en afhankelijkheden

Ad. 3 : Voorstel structurele borging DSO binnen de gemeente Helmond Omschrijving

Een goede, effectieve en efficiënte dienstverlening vanuit de gemeente staat of valt met het hebben en houden van goed functionerende systemen, die onze processen ondersteunen en snel actuele informatie over de fysieke leefomgeving kunnen geven. Dit vraagt een goed functioneel en technisch beheer van alle applicaties, die ingebed moeten zijn in de gemeentelijke digitale architectuur en voortdurend up-to-date worden gehouden. Wij vragen de projectleider om een voorstel te maken voor de structurele borging van het DSO in onze gemeente. Onderdeel hiervan is de benodigde tijd, capaciteit, vaardigheden van mensen, (financiële) middelen en een voorstel hoe dit doelmatig ingericht kan worden. Planning en deadline Per 1-7-2021 moet dit voorstel gereed zijn, zodat eventuele financiële consequenties meegenomen kunnen worden bij de begrotingsvoorstellen voor 2022 en verder.

Profiel

o Ervaring met organisatie-veranderprocessen en implementatie van IT applicaties/systemen. o Kennis van de werking en/of implementatie van VTH-systemen is een pré.

o Reeds eerder een soortgelijk traject geleid.

o Affiniteit met gemeentelijke organisaties

o Deelprojecten/teams kunnen organiseren en leiden.

o Resultaatgericht. o Kunnen omgaan met weerstand en tijdsdruk.

o Communicatief vaardig

Verder is het natuurlijk van belang dat je je kunt vinden in de kernnormen van de gemeente Helmond die staan voor onze cultuur:

 Mensen: verbinding, samenwerking, open houding, teamgericht

 Verandering: aanpassing aan omgeving, flexibiliteit, omgaan met tegengestelde belangen  Resultaat: doelgerichtheid, plannen & organiseren

 (Vak)intelligentie: nieuwsgierig, nieuwe ideeën aandragen, omgaan met complexiteit

Sollicitatie deadline is woensdag 2 December om 10:00 uur.