Gemeenteprojecten

Projectleider Digitalisering Sociaal Domein

Geplaatst 14 dec. 2020
Project ID: YIS000306
Plaats
Ridderkerk
Duur
9 maanden
(3 jan. 2021 - 30 sep. 2021)
Tarief
Unknown

Het sociale domein moet volledig digitaal kunnen werken. Informatie moet, ongeacht het kanaal waar het binnenkomt, op 1 digitale manier verwerkt worden binnen de drie clusters van Maatschappij. Tot slot moet de digitale archivering geregeld zijn. Om dit project te realiseren, wordt het in fases opgesplitst. We gaan beginnen met team WMO. Alle lessen die we leren, zullen worden toegepast voor de uitrol naar de andere teams.


Om ervoor te zorgen dat gedurende het hele proces digitaal gewerkt kan worden, moet er een aantal dingen geregeld worden:


Input digitaal:

  • Fysieke post die binnen komt moet gescand worden. Besloten moet worden waar dit plaats gaat vinden: bij i-services of bij de vakafdeling? Er moet een scanstraat worden ingericht door BM Consultants. Naast de fysieke post die centraal binnenkomt bij de drie gemeenten, zal er ook een fysieke poststroom zijn via de balies en gesprekken met cliënten. Er moet gekeken worden naar een oplossing voor deze poststromen.
  • Er komt ook digitale post binnen via de e-mail en eFormulieren. Deze moeten goed gerouteerd worden naar Suite4SociaalDomein.
  • Alle post, ongeacht het kanaal, moet op 1 manier digitaal verwerkt kunnen worden.

Digitaal werken gedurende het proces:

  • Het is belangrijk dat er 1 compleet digitaal dossiers is. Dit is een voorwaarde voor digitaal archiveren. Dus ook fysieke documenten die gedurende het proces binnenkomen, moeten gedigitaliseerd worden waar nodig. Digitale documenten moeten aan het werkproces gekoppeld kunnen worden.
  • Er moet uitgezocht worden welke rol een digitale handtekening speelt in dit proces. Er is een project digitale handtekeningen geweest. Daarbij is in kaart gebracht welke soort documenten echt een handtekening nodig hebben. De uitkomsten van dit project moeten gebruikt worden om de digitalisering vorm te geven.

Output digitaal:

  • De output moet zo digitaal mogelijk zijn. Het uitprinten, ondertekenen en weer inscannen moet verleden tijd worden. Uitgaande post moet digitaal naar de postkamer gestuurd worden waar het verwerkt wordt.
  • Ook hier speelt de digitale handtekening een rol, zie hierboven.
  • Het aansluiten op Mijnoverheid of een PIP is geen onderdeel van dit project. Maar het is wel een voorwaarde voor het volledig digitaal werken.

Archivering digitaal:

  • Door het gehele proces digitaal te laten verlopen en te werken met 1 compleet digitaal dossier, kan de archivering ook digitaal verlopen.
  • Voor het digitaal archiveren moet de DIS module aangeschaft worden. Er ligt hiervoor al een offerte van Centric, maar die is van maart. Er moet overleg komen met Centric om dit weer op te pakken.
  • De DIS module moet ingericht worden, waarbij het scannen aan de voorkant door Kofax (BMconsultants) gedaan wordt.


Om dit alles goed te kunnen inrichten, zal er gekeken moeten worden naar de procesbeschrijvingen die er liggen: waar moeten deze worden aangepast? Welke werkinstructies moeten worden aangepast. Dit moet opgepakt worden binnen dit project.

Naast de proceskant en de technische kant is er ook er zachte kant: de medewerkers moeten worden meegenomen in dit traject. Daarom is het belangrijk dat de teamleider WMO de rol van verandermanager oppakt. Zij is ervoor verantwoordelijk dat haar medewerkers de nieuwe manier van werken kunnen oppakken. Er moet o.a. gekeken worden naar behoefte aan opleiding. Ook moet het duidelijk worden welke begeleiding de medewerkers nodig hebben.


Must haves (knockouts)?

·      Ervaring met digitaliseren;

·      Ervaring met archiveren;

·      Ervaring met complexe IT projecten;

·      Projectmanagementervaring.


Pre's?

·      Ervaring met Centric producten;

·      Ervaring binnen sociaal domein (WMO)

·      Vertaalslag kunnen maken van IT naar praktijk;

·      Gemeente ervaring.


Wanneer is inhurend manager tevreden aan het einde van de interim-opdracht?

Digitaliseer de informatie die binnenkomt bij team WMO. Zorg ervoor dat deze digitaal verwerkt kan worden gedurende het proces. Ook de digitale archivering moet geregeld zijn. Resultaat, het hart van dit project is de implementatie van DIS (van Centric).


Wat willen we bereiken? (doel)

Het sociale domein moet volledig digitaal kunnen werken. Informatie moet, ongeacht het kanaal waar het binnenkomt, op 1 digitale manier verwerkt worden binnen de drie clusters van Maatschappij. Tot slot moet de digitale archivering geregeld zijn. Dit project wordt in fases opgesplitst. We gaan beginnen met team WMO.


Waarom is het nodig? (probleem)

Medewerkers zijn veel tijd kwijt met het zoeken van documenten. Ze werken op dit moment hybride: deels met een digitaal werkproces en deels met een fysiek dossier. Tijd en plaats onafhankelijk werken is daardoor niet mogelijk.

Daarnaast zijn medewerkers WMO veel tijd kwijt aan de archivering van de stukken. Dubbel uitprinten van te verzenden documenten, de fysieke ondertekening van uitgaande brieven en alles bij elkaar zoeken om naar het archief te sturen. Bij het archief moet alles weer gescand worden en in het digitale dossier gevoegd worden. Dit zorgt voor onnodige tijdverlies en kosten.

Het digitale cliëntendossier bevindt zich in de applicatie Verseon, terwijl de medewerkers van het sociaal domein werken met de Suites4Sociaaldomein. Wanneer we volledig digitaal gaan werken, kunnen we de archivering regelen in de Suites en hebben de medewerkers alles op 1 plek bij elkaar.



Waarom moet het juist nu? (aanleiding)

Door de Corona maatregelen moeten medewerkers WMO zoveel mogelijk thuiswerken. Dit is voor medewerkers WMO op dit moment lastig. Daardoor wordt de noodzaak voor volledig digitaal werken alleen maar meer zichtbaar.

Door de positieve resultaten van de Tozo is er nu ook meer draagvlak gekomen voor digitaal werken.

Daarnaast zullen medewerkers minder tijd kwijt zijn met administratieve handelingen.

Tot slot is de applicatie Verseon eindig. Na november 2021 wordt deze applicatie niet meer ondersteund. Op 1-12-2022 wordt Verseon helemaal uitgezet. Het sociaal domein is het enige cluster dat nog gebruik maakt van Verseon. Daarom moet een andere manier van archiveren gevonden worden.


Waar moeten we op letten? (risico’s en neveneffecten)

·      Naast de techniek moeten ook de mensen meegenomen worden in het verandertraject. Dit is een uitdaging in de tijd dat we allemaal zoveel mogelijk thuis moeten werken.

·      Dit project heeft een impact op een groot deel van de processen binnen de WMO. De digitalisering heeft gevolgen voor de manier waarop mensen werken en hun administratie bijhouden. Er moet dus voldoende tijd zijn voor het aanpassen van de processen.

·      Onvoldoende capaciteit van specialisten voor het maken van de noodzakelijke aanpassingen in processen en inrichting van informatiesystemen. Denk daarbij aan de kwaliteitsmedewerker, applicatiebeheerders en ict.


Wat hoort niet bij dit project? (afbakening)

·      Het digitaal leveren van producten via MijnOverheid of een PIP (Persoonlijke Internet Pagina) hoort niet binnen dit project. MijnOverheid of PiP zijn wel randvoorwaardelijk voor dit project.

·      De daadwerkelijke vernietiging van digitale dossiers hoort niet binnen dit project. Wel moet gekeken worden of de vernietiging van digitale dossiers goed werkt met de oplossing die we kiezen.


Sollicitatie deadline is vrijdag 18 december om 10:00 uur.

Soortgelijke projecten

+ Bekijk alle projecten