Procesmanager (IP)

Start: zsm

Duur: tot 31-12-2026

Uren: 24 uur per week

Max salaris: 3.943,- (obv 36u)

Gemeente Tilburg

Opdrachtomschrijving Actualiseren overzicht van informatie (ISP)

Inleiding

Wij zien informatie als een strategisch kapitaal voor onze dienstverlening. Informatie moet volledig, vindbaar, en veilig zijn; duurzaam toegankelijk blijven, ook over tientallen jaren; voldoen aan wettelijke kaders zoals de Archiefwet, AVG en Woo; en bijdragen aan transparantie, participatie en rechtszekerheid. Daarom streven we naar een informatiehuishouding die procesgericht is ingericht, metadaterend werkt vanaf het moment van creatie, en samenhang biedt tussen systemen, processen en archieven. In deze context zien wij een Informatiestructuurplan (ISP) als een strategisch instrument om informatie als asset te beheren en te benutten voor beleid, dienstverlening en verantwoording.

Overheidsorganisaties zijn op grond van de Archiefwet verplicht om hun informatie op orde te hebben: goed, geordend en toegankelijk. Dat vereist inzicht in processen en informatiestromen. Een actueel en goed onderhouden Informatie Structuur Plan (ISP) is de manier om dit duurzaam te organiseren. Hoewel niet wettelijk verplicht, is het ISP een krachtig instrument om te voldoen aan de Archiefwet, AVG, Woo en andere wet- en regelgeving. De effectiviteit van dit instrument staat of valt met de kwaliteit van de input: daarvoor is samenwerking met de afdelingen noodzakelijk. Alleen wanneer processen goed zijn beschreven en informatiestromen in kaart zijn gebracht, kan het ISP functioneren als fundament onder een betrouwbare informatiehuishouding.

Het zaaksysteem (Excellence Suite of Xxlnc zaken) is slechts één van 89 taak specifieke applicaties waarin informatie in beheerd wordt. Onduidelijk is of alle modelprocessen ook daadwerkelijk in deze 89 taak specifieke applicaties worden behandeld.

Doelstelling

Gemeente Tilburg wil beschikken over een actueel overzicht van alle werkelijk ingerichte processen in de applicaties in plaats van alleen de ingerichte processen in het centrale zaaksysteem dusdanig dat 

• Van een geïnventariseerd proces altijd duidelijk is wat de laatste controle datum is.

• Van een geïnventariseerd proces altijd duidelijk is of dit proces wel of niet een afgeleide is of verband heeft met een landelijk model proces, en zo ja met welk landelijk model proces.

• Een geïnventariseerd proces conform de interne richtlijnen (Handleiding DSP) beschreven is.

• Er voor de al geïnventariseerde processen ook zolang de volledige inventarisatie nog niet is afgerond, een geïmplementeerd beheerplan is dat borgt dat een proces minimaal eens in de twee jaar opnieuw wordt geactualiseerd.

Naar verwachting zal het enige tijd duren voordat van alle taak specifieke applicaties de bijbehorende processen geïnventariseerd zijn. Om grip op de voortgang en werkvoorraad te houden is gedurende deze inventarisatie in de I-Navigator in één oogopslag inzichtelijk:

• Welke processen daadwerkelijk gebruikt worden binnen de gemeente Tilburg.

• Welke landelijke model processen niet gebruikt worden binnen de gemeente Tilburg.

• Welke landelijke model processen nog niet geïnventariseerd zijn.

• Welke taak specifieke applicaties al onderzocht zijn

• Welke taak specifieke applicaties nog niet onderzocht zijn.

Aandachtspunten aanpak

Om de belasting van een afdeling zo beperkt mogelijk te houden, kiezen we voor die momenten wanneer IBC en de betreffende afdeling toch al samen werken. Bijvoorbeeld bij:

• het beschrijven van processen in het kader van Betrouwbare overheid - afdelingen VEW, WIN en DIE

• het al lopende project ‘Archiefbeheer sociaal domein” - WIZ portaal, Suites, Allegro

• het jaarlijks vernietigen van informatie in Fixi, Recreatex en Persvragenmonitor

• nieuwe software implementaties zoals bv Rittenregistratie, Axxerion, <nieuwe BAT systeem>, Vervanger Key2Burgerzaken

• implementatie actieve woo publicatie verplichting bij betreffende werkprocessen

-Mochten zich geen natuurlijke momenten voordoen dan zal dit in onderling overleg met de afdeling ingepland worden via het bovengenoemde Informatiebeheerplan 

-Na de inventarisatie zal er gekeken moeten worden welke modelprocessen niet geland zijn in 1 van de 89 applicaties en zal daar een apart plan voor gemaakt moeten worden.

-Het is voor de opdracht van belnag om binnen IBC samen te werken met de Adviseur informatiebeheer, Functioneel beheer I-Navigator en Procesmanager.

Arbeidsvoorwaarden (alleen) voor detachering:

https://docs.google.com/document/d/168hTXFFeu1BLiaIhe11OrJQVp5irdDEO/edit?usp=sharing&ouid=108856046325586215209&rtpof=true&sd=true