Gemeenteprojecten
Managementassistent/projectondersteuner (IP)
Start: z.s.m.
Duur: 6 maanden
Inzet: 32 - 36 uur per week
Beschikbaarheid: minimaal 4 dagen
Thuiswerken of op kantoor: mogelijk op termijn voor 1 dag thuis
Inschaling: schaal 6 - 7 CAO gemeenten
Bring your own device. Telefoon/laptop worden niet verstrekt door de opdrachtgever.
Een pre-employment screening maakt deel uit van het proces. De kosten hiervan (exclusief de kosten voor de VOG) bedragen € 20,57 incl btw. en worden niet door inhuurdesk vergoed.
Gemeente Gouda
Wat ga je doen?
De gevraagde kandidaat zal op twee taakvelden worden ingezet
Als managementassistent (20- 24 uur) ben jij de steun en toeverlaat van afdelingshoofden, teamleiders en medewerkers. Je werkt in een hecht team waarin iedereen een of meerdere afdelingen ondersteunt. Samen zorgen jullie ervoor dat alles achter de schermen op rolletjes loopt. Door wekelijks kort af te stemmen met je collega’s, weet je precies wat er speelt en waar je elkaar kunt versterken. Voor de overige uren (12-16) uur wordt je samen met een vaste medewerker uit het team ingezet als projectondersteuner voor het projectportfolio overleg (PPO) binnen Grip op Goudse projecten. Dit overleg, waar MT-leden aan deelnemen, zit in de pilot fase en beoogt effectievere
besluitvorming te realiseren binnen de gemeente. Je werkt mee aan de ontwikkeling van dit portfolio management.
Je werkzaamheden als managementassistent:
Als managementassistent werk je samen met collegae die dezelfde rol hebben en met elkaar de afdelingshoofden en teamleiders ondersteund. Je krijgt hierbij 1 of meerdere afdelingshoofden waarmee je nauw samenwerkt:
Je ondersteunt je afdelingshoofd op proactieve wijze en bewaakt de planning en prioriteiten.
Je plant proactief bijeenkomsten en (digitale) vergaderingen binnen de afdeling.
Je maakt en bewaakt (complexe) afspraken in de agenda van het afdelingshoofd, de collegeleden en teamleiders.
Je verwerkt inkomende en uitgaande post en mail voor de afdeling.
Je notuleert het wekelijkse MT-overleg van een directeur of afdelingshoofd en incidenteel andere overleggen binnen de organisatie.
Je werkzaamheden als projectondersteuner:
Als projectondersteuner portfolio management ben jij samen met je collega de spin in het web van het PPO. Jullie zorgen ervoor dat acties, besluiten en evaluaties goed worden voorbereid, vastgelegd en opgevolgd en dat het overzicht nooit verloren gaat. Jullie kijken mee met de voorbereidende stukken en controleren de kwaliteit. Je schakelt met diverse afdelingshoofden en medewerkers van verschillende afdelingen. Verder wordt door jou en je collega het portfolio opgezet en wordt dit beheert. Het portfolio is een overzicht van alle projecten binnen het domein waarin je werkt. Samen met de collega zal worden gekeken naar een slimme taakverdeling waarbij je eigen verantwoordelijk krijgt voor bepaalde onderdelen maar ook als het nodig is elkaar kunt vervangen
Het deelnemen aan het PPO en coördineren van acties en documenten.
Het bewaken van feedback- en evaluatiemomenten en verwerken van de resultaten in de ontwikkeling van het PPO.
Het opstellen van de evaluatie van de pilot samen met de projectleider.
Het voorbereiden van het PPO: opstellen en afstemmen van producten (zoals agenda’s, actielijsten en adviesstukken) en waarborgen van aanlevering stukken door medewerkers.
Het opbouwen en beheren van het projectportfolio-overzicht.
Het ondersteunen van het project Versterken Projectmanagement, in samenwerking met de projectleider. Dit valt onder het programma Grip op Goudse projecten.
Met wie ga je werken?
Je komt terecht bij het team managementondersteuners van zes enthousiaste medewerkers. Dit team valt nu nog in de afdeling Bestuur- en Managementondersteuning (BMO) maar wordt op termijn verplaatst naar de Afdeling Facilitaire zaken. Naast intern contact met collega’s uit allerlei teams, heb je ook regelmatig contact met mensen buiten de organisatie – van sollicitanten tot ondernemers in de stad of relaties bij andere gemeentes of organisaties. Vanuit dit team wordt je deels ingezet als projectondersteuner en werk je met je naaste collegae samen met een team dat zich richt op het versterken van projectmatig werken binnen de gemeente Gouda. Jullie werken nauw samen met de (interim) projectleider portfolio management, het MT en de directeur van het ruimtelijk domein, opdrachtgevers en opdrachtnemers van projecten en de programmamanager en het programmateam van het lopende verbetertraject Grip op Goudse projecten.
Het team bestaat uit betrokken professionals met een open en collegiale sfeer. Samen zorgen jullie voor structuur, kwaliteit en continu leren in de projectorganisatie. Jij voegt hieraan jouw overzicht, organiserend vermogen, structuur en frisse blik toe. Jullie hebben hierbij veel contact met de projectleider en -assistent en andere collegae die bij het portfoliomanagement betrokken zijn.
Wat heb jij in huis?
We zoeken een collega die gestructureerd werkt, communicatief sterk is en graag meedenkt over verbetering. Verder ben je een kei in plannen en organiseren.,
MBO niveau 4 in een relevante studierichting, bijvoorbeeld management assistent of officemanager
Werkervaring bij een gemeente, ervaring in het ruimtelijk domein is een pre
Bekend met bestuurlijke besluitvormingsprocessen
Ervaring met projectondersteuning of portfoliomanagement is een pré
Goede schriftelijke en mondelinge vaardigheden
Analytisch vermogen om informatie snel te doorgronden en overzicht te creëren.
Handig met Office 365 (Word, Excel, SharePoint, Teams).
Competenties
Organiseren: je houdt overzicht en plant effectief.
Communiceren: je zorgt dat informatie helder en tijdig wordt gedeeld.
Samenwerken: je verbindt collega’s en stakeholders.
Analytisch vermogen: je doorziet verbanden en vertaalt data naar inzicht.
Proactief handelen: je signaleert verbeterkansen en pakt ze op.
Teamplayer: je voelt je verantwoordelijk voor de resultaten en behaalt deze het liefste samen met je collegae.
Arbeidsvoorwaarden (alleen) voor detachering:
https://docs.google.com/document/d/168hTXFFeu1BLiaIhe11OrJQVp5irdDEO/edit?usp=sharing&ouid=108856046325586215209&rtpof=true&sd=true