Management assistent (IP)

Uren: 32

Startdatum: z.s.m.

Duur opdracht: 6 maanden, eventueel kans op verlenging.

Schaal: 8

Gemeente Almere

Max salaris € 3.972,-

Ben jij een gestructureerde, ervaren en proactieve managementondersteuner? Neem jij graag het initiatief en denk je graag mee over hoe jij je werk nog beter kunt uitvoeren? Kun je goed zelfstandig werken en sta je stevig in je schoenen? Ga dan deze mooie uitdaging aan!

Wat ga je doen

Je ondersteunt de afdelingsmanager en bereidt overleggen van het managementteam van de afdeling voor. Jij maakt het mogelijk dat de afdelingsmanager EOG optimaal zijn werk kan doen. Midden in alle hectiek ben jij de ervaren, service-verlenende management assistent die zorgt voor overzicht en een goede sfeer. Dit doe jij in samenwerking met het secretariaat van de afdeling.

Je zorgt samen met je andere collega’s voor de nodige rust, ruimte en regelmaat t.a.v. organisatorische zaken, het postproces, het bewaken- en afhandelen van actiepunten en het organiseren van bijeenkomsten. Je verleent facilitaire, HRM, ICT en financiële ondersteuning aan het afdelingsmanagement.

Daarnaast heb je onderstaande taken:

• Beheren van agenda’s, plannen van afspraken en bewaken van deadlines.

• Voorbereiden en organiseren van overleggen.

• Voorbereiden komst nieuwe (inhuur)medewerkers.

• Verzorgen van correspondentie, e-mails en interne communicatie.

• Signaleren van knelpunten en meedenken over praktische oplossingen.

• Organiseren van bijeenkomsten, werkbezoeken en evenementen.

• Bijhouden van dossiers, overzichten en actiepunten.

• Samenwerken met collega‑ondersteuners om processen te verbeteren.

Je bent een energieke persoonlijkheid, proactief en toegewijd. Je bent organisatiesensitief: je ziet snel waar knelpunten dreigen te ontstaan, welke belangen er spelen en wie je wanneer moet betrekken bij een vraagstuk. Jouw gevoel en oog voor detail zijn goed ontwikkeld. Je spreekt anderen, makkelijk op een natuurlijke manier aan. Je voorziet het management gevraagd en ongevraagd van feedback. Je bent de oren en ogen van de afdeling en je gaat vertrouwelijk om met het informele circuit.

Vanzelfsprekend ben je goed in plannen en organiseren en je kunt uiteraard mondeling en schriftelijk uitstekend en klantgericht op alle niveaus communiceren. Je houdt overzicht en weet prioriteiten te stellen. Je bent een ervaren ondersteuner die pragmatisch is en openstaat voor nieuwe tools en nieuwe manieren van werken. Je bent ondernemend, hebt een brede belangstelling en bent een echte verbinder.

Je bent het visitekaartje van het MT naar zowel collega’s als voor partners in de stad.

Je beschikt over een mbo+/hbo werk- en denknivea

Aan de slag via detachering? Dan krijg je naast je bruto inkomen:

• Een maandelijks individueel keuzebudget (IKB) van 10,66% van jouw salaris, inclusief vakantiegeld

• 25 vakantiedagen, flexibele feestdagen en de mogelijkheid om dagen bij te kopen

• Een reiskostenvergoeding

• Een goede pensioenregeling

• Extra vergoedingen voor internet, telefoon en een thuiswerkplek budget

• Een opleidingsbudget, coaching en toegang tot de Randstad Academy

• Netwerkevents, kennissessies en een jaarlijks community festival

Meer informatie over de arbeidsvoorwaarden? Kopieer dan deze link in je browser: https://docs.google.com/document/d/168hTXFFeu1BLiaIhe11OrJQVp5irdDEO/edit?usp=sharing&ouid=108856046325586215209&rtpof=true&sd=true