Freelance verandermanager dienstverleningsplatform PodiumD (zzp)

Duur: ZSM t/m 1-11

Inzet: 16 uur

Schaal 11, CAO Gemeenten

Inhuurdesk zal selectie maken en voorstellen op moment van binnenkomst

Over de opdracht

De gemeente Groningen zoekt een adoptieconsultant die voor het programma PodiumD het volgende op gaat leveren:

-     Plan voor de veranderkundige kant van het programma. Dus: in kaart brengen welke stakeholders er zijn, welke belangen ze hebben en hoe ze meegenomen moeten worden.

-     Uitvoering van het plan.

Het achterliggende doel hierbij is dat de verschillende stakeholders inzicht krijgen in nut en noodzaak van de verandering, wat de impact voor hen is en welke verantwoordelijkheid zij in deze verandering hebben.

Context

In diverse fases wordt de huidige e-Suite vervangen door PodiumD. Hiermee is gemeente Groningen in staat haar digitale dienstverlening duurzaam te optimaliseren. Dit betreft een meerjarig programma waarvoor een specifiek doordachte implementatiestrategie wordt doorlopen: in plaats van migratie per gemeentelijke proces wordt er gemigreerd naar nieuwe functionele componenten (de toekomstige PodiumD-producten). In een overgangsperiode zullen deze naast elkaar bestaan. Daarbij is het principe ‘migratie as-is’ losgelaten en worden de nieuwe producten kortcyclisch gebouwd en opgeleverd volgens agile uitgangspunten rondom Minimum Viable Products. Het Common Ground principe waarbij o.a. hergebruik van data en standaardisatie van processen leidt tot slimme interactie met inwoners, ondernemers en maatschappelijke organisaties vormt een essentieel uitgangspunt.

De adoptieconsultant zal moeten kijken naar wat er nodig is in de verschillende fases. Er gaat tijdelijk nog gewerkt worden met deels de oude software en deels met de nieuwe. Dit vergt andere communicatie en training dan in wanneer we als gemeente in één keer overgaan naar de eindsituatie.

Ook van groot belang is het managen van de verwachtingen van het management, de gebruikers- en de beheerorganisatie. De gebruikersorganisatie zal er (eerst) op onderdelen functioneel op achteruit gaan, omdat we meer met standaardoplossingen gaan werken. Al met al is dit een complexe continuïteits- en vernieuwingsopgave waarbij toekomstvaste producten die eenvoudiger en goedkoper te wijzigen zijn zwaarder wegen dan de individueel best denkbare oplossingen.

Adoptie als onderdeel van het programma

Tot op heden zijn er al forse implementatie-voorbereidingen gedaan. In 2023 richt de implementatie zich op diverse functionele componenten als onderdeel van het zaakgericht werken.

Ook wordt er onderzoek gedaan naar aanvullende functionaliteiten. De projectleiders van deze implementaties zijn verantwoordelijk voor het intgraal uitvoeren van deze implementaties. Adoptie vormt hier onderdeel van: het bewerktstelligen dat de verschillende stakeholders inzicht krijgen in nut en noodzaak van de verandering en wat de impact voor hun is en welke verantwoordelijkheid zij in deze verandering hebben.

Je acteert op basis van kennis en ervaring met gebruikersadoptie en weet met de juiste skills de boodschap goed te formuleren en te framen. Dit doe je in directe samenwerking met een strategisch communicatie-adviseur, strategisch informatiemanager en afdelingshoofd Regie Informatiemanagement (tevens Dimpact-coördinator) onder leiding van een programmamanager en ten behoeve van de individuele projecten en hun projectleiders. Daarbij is het belangrijk dat je wat er in Dimpact-verband rondom ‘business change’ wordt ontwikkeld op slimme wijze verbind met het adoptieplan in de eigen organisatie.

Plek in de organisatie

Als adoptieconsultant val je onder de voorzitter van de adviesgroep van het programma PodiumD. In dit programma wordt de komende jaren samen met andere gemeenten een nieuw dienstverleningsplatform ontwikkeld, genaamd PodiumD. Ontwikkeling en oplevering hiervan vindt plaats in Dimpact-verband waarvan gemeente Groningen lid is en bijdraagt.

Rol van de consultant

De adoptieconsultant is er verantwoordelijk voor het ontwikkelen en uitvoeren van een operationeel adoptieplan. Het programmaplan vormt hiervoor de basis. Hij / zij stelt de leden van de programma-organisatie in staat om de producten en oplossingen met meer draagvlak te kunnen implementeren en rust de lijnorganisatie goed toe om dit ook te kunnen doen (Strategisch Informatiemanagers en informatie-adviseurs). Achterliggende doel hierbij is dat er zichtbare stappen worden gezet op weg naar realisatie van Common Ground. Belangrijkste achterliggende doelstelling (de ‘spin-off’) is dat management en gebruikersorganisatie begrijpen waarom de ingeslagen weg gekozen is, zowel qua einddoel als route.

Je participeert actief in de adviesgroep, de ‘huisadviseurs’ voor het programmateam over diverse onderwerpen zoals architectuur, kwaliteitsbewaking, contracten, beheer en strategie. De adviesgroep borgt de samenhang van de projecten en monitort de kwaliteit van de eindproducten. De adviesgroep geeft gevraagd en ongevraagd niet vrijblijvend advies en wordt voorgezeten door de Strategisch Informatiemanager Dimpact. Zij dragen het informatiebeleid ‘PodiumD, tenzij..’ uit in de organisatie. Bij gelegenheid neem je deel aan het progammateam. Je formeert een dynamische werkgroep waarvan je de trekker bent om de resultaten te bereiken.

Beoogde doelen en resultaten

·       Analyse maken van veranderkundige impact van het programma;

·       Opstellen van een operationeel adoptieplan t.b.v. programma en daarbinnen behorende projecten;

·       Zichtbaar bijdragen aan de mindset, werkwijze en skills die behoren bij de nieuwe werkwijze.

·       Het op te stellen adoptieplan verbinden met met opleiding en communicatie op een manier dat de te implementeren projecten weten wat hun te doen staat hieromtrent.

·       Goede verbinding vinden en houden met het business change team van Dimpact. Tevens bijdragen aan en benutten van veranderkundige producten / diensten die daar worden ontwikkeld.

·       Realiseren van meetbare voortgang in draagvlak voor einddoel en route.

Kernkwaliteiten

·       Je bent in staat om de juiste stakeholders te identificeren om zo betrokkenheid en draagvlak voor einddoel en route te realiseren in lijn met de gekozen weg van agile ontwikkeling;

·       Je bent resultaatgericht en een aanjager;

·       Je bent stressbestendig;

·       Je bent overtuigend;

·       Je straalt uit over een ‘hands-on’ -mentaliteit te beschikken en laat dit ook zien in woord en gedrag;

Kennis en ervaring

·       HBO+ werk- en denkniveau en meerjarige ervaring met het begeleiden van soortgelijke veranderingen;

·       Kennis van en ervaring met het opstellen van adoptieplannen;

·       Kennis van en ervaring met Zaakgericht Werken het gemeentelijk applicatielandschap en Common Ground zijn een pré;

·       Bij voorkeur heb je affiniteit met Dimpact en gemeentelijke dienstverlening;

·       Uitstekend in mondelinge en schriftelijke communicatie.