Freelance senior ondersteunend informatiebeheer bij het archief (zzp)

Startdatum: z.s.m.

Einddatum: vooralsnog onbekend (vervanging ziekte)

Uren per week: 24 uur. De drie dagen kunnen in overleg ingevuld worden. Over het algemeen zijn de ma, di en do de drukste dagen.

Functieschaal: 8

Gemeente Venlo

Maak jij het verschil in Venlo als senior ondersteunend medewerker archief?

Venlo is

een overzichtelijke stad met unieke kwaliteiten. De sfeer is gemoedelijk en de ambities zijn hoog. De economie kent drie sterke troeven: Greenport (goede en gezonde voeding en alles wat daarbij hoort), innovatieve maakindustrie en slimme logistiek.

De stad ligt aan de grens en profiteert daarvan. Europese grenzen worden eigenlijk nauwelijks meer gevoeld. Venlo kent een veelbewogen geschiedenis en dat zie je terug in de hele gemeente. Tradities en cultuurhistorie gaan prettig samen met toponderzoek op de Brightlands campus en circulaire economie. De Maas is de levensader en de natuur is altijd onder handbereik.

Werken voor

de gemeente is boeiend en bevredigend. De opgaven zijn ingewikkeld dus je wordt intellectueel uitgedaagd. Tegelijk is het werk nooit abstract; plannen gaan over mensen die je zelf tegenkomt, projecten liggen letterlijk om de hoek. Je ziet resultaat van je werk.

Wij zoeken betrokken medewerkers die resultaten boeken op een slimme manier. Dit betekent dat je goed moet zijn in je vak, maar ook begrijpt wat de omgeving vraagt en wanneer je andere collega's moet raadplegen.

Team Gemeentearchief

verwerft en beheert grote hoeveelheden informatie. Van de Middeleeuwen tot de huidige tijd. Het Gemeentearchief beheert de historische archieven en collecties en speelt daarnaast een sturende rol in de digitale informatiehuishouding van de gemeente. We zorgen voor een duurzaam beheer en maken informatie toegankelijk voor de burger. De opkomst van nieuwe technologieën stelt ons in staat om telkens op zoek te gaan naar slimmere manieren van archiveren, zoeken en delen. We maken de omslag van analoog naar digitaal en hebben kennis van beide werelden. Historische kennis en vakmanschap zijn onze kernkwaliteiten. Ons team werkt met passie, ieder vanuit zijn eigen specialisme. Maar juist dat vult elkaar mooi aan.

De functie

Als senior ondersteunend medewerker

ondersteun je de senior archiefmedewerker, recordmanager en e-depot specialist. In deze rol ben je met name verantwoordelijk voor het beheer van archieven en de dienstverlenging richting klanten.

Je brengt op planmatige wijze structuur aan in het beheer en zorgt ervoor dat (digitale) dossiers in goede en geordende staat zijn bij de overdracht naar het depot. Tenslotte bewaak je de materiële toestand van archieven en collecties.

In deze functie

·        Ondersteun je bij het beheer van het bedrijfsregister / zaaktypecatalogus en het functioneel beheer van i-Navigator.

·        Begeleid je het opschonen van netwerkschijven en applicaties

·        Coördineer / begeleid je de overdracht van digitale en analoge dossiers naar de archiefbewaarplaats en het e-Depot

·        Coördineer / Begeleid je de vernietiging van dossiers waarvan de bewaartermijn is verstreken

·        Draag je zorg voor een aantal uitvoerende taken bij het beheer van het e-Depot

·        Instrueer / ondersteun je medewerkers bij het opzetten van een dossierstructuur (mappenstructuur) en het zoeken in de (digitale) archieven

·        Ondersteun je bij het toepassen van het metadataschema

·        Stimuleer je de bewustwording van medewerkers m.b.t. hun verantwoordelijkheid in de dossiervorming en archivering

·        Behandel je binnengekomen verzoeken, vragen of meldingen op het vlak van informatiebeheer

·        Coördineer en voer je de controlerende taken uit op (de kwaliteit van) lopende en afgesloten dossiers

·        Ben je alert op verbetermogelijkheden in de dossiervorming, automatisering en procesmatig werken. Je attendeert jouw collega’s hierop en denkt na over oplossingen

De ideale kandidaat

Is leergierig en breed inzetbaar. Jij komt te werken in een klein, maar hecht team. In de basis ben jij de senior ondersteunend medewerker, maar samen met het team worden alle voorkomende werkzaamheden in het archief opgepakt. Dit betekent in de praktijk dat je waar nodig collega’s moet kunnen vervangen. Je sterk bent in samenwerken en je beschikt over een hands-on-mentaliteit.

Jouw profiel

·        Minimaal een afgeronde MBO+ opleiding

·        Bij voorkeur heb je een achtergrond in informatiebeheer of documentaire informatievoorziening

·        Je bent bereid om scholing en cursussen te volgen

·        Je bent inzetbaar op zowel de analoge als de digitale archieven

Onmisbare competenties voor deze functie zijn

·        Sociabiliteit

·        Voortgangscontrole

·        Plannen en organiseren

·        Kwaliteitsgerichtheid

·        Aandacht voor details