Freelance secretaris/esse MT BCO (zzp)

Startdatum inzet: 15-8-2022

Einddatum inzet: 10-2-2023

Uren: 32- 36 per week

Schaal: 7 

Je valt direct onder de verantwoordelijkheid van het afdelingshoofd. Je bent, soms samen met een collega, verantwoordelijk voor de secretariële ondersteuning van het management van de afdeling. 

Je zorgt ervoor dat het afdelingshoofd en de unithoofden hun werk optimaal kunnen uitvoeren. Je zorgt voor een goede voorbereiding en organisatie van vergaderingen en bijeenkomsten en zorgt dat de agenda op orde is.

Het secretariaat vormt een vaste basis op het gemeentehuis voor de collega’s van de afdeling in deze tijd, waarin veel wordt thuisgewerkt.

Capelle aan den IJssel/IJsselgemeenten werken volgens het principe bring your own device (telefoon & laptop).

De belangrijkste werkzaamheden van de nieuwe Secretaresse/is zijn:

 je beheert de agenda’s van de leden van het management van de afdeling BCO, je maakt afspraken en organiseert overleggen;

 je ontvangt bezoekers, beantwoordt de telefoon, verzorgt post en e-mailverkeer en eenvoudige correspondentie;

 je draagt zorg voor een goede voorbereiding en organisatie van vergaderingen en bijeenkomsten;.

 je bewaakt de voortgang en tijdige afhandeling van allerlei lopende zaken en verzorgt de verlofregistratie en ziek- en betermeldingen voor de gehele afdeling;

 verzorgen van diverse administratieve werkzaamheden;

 overige secretariële werkzaamheden.

Jij brengt mee: 

MBO werk- en denkniveau (secretariele opleiding) en relevante werkervaring met het ondersteunen van het management.

 Een flexibele, evenwichtige en op samenwerking gerichte werkhouding.

 Een zichtbare pro activiteit en oplossingsgerichtheid in de uitvoering van de secretariële en administratieve werkzaamheden. Je vindt het leuk om het management van de afdeling te ‘ontzorgen’.

 Uitstekende communicatieve en contactuele vaardigheden, gevoel voor organisatorische en politiek- bestuurlijke verhoudingen en de benodigde discretie in acht kunnen nemen.

 In hectische situaties ben je in staat om het overzicht te bewaren en de zaken tot een goed einde te helpen brengen, resultaatgerichtheid en vaardig in het verrichten van complexe administratief secretariële/ondersteunende werkzaamheden.

 Goede kennis van de gangbare softwarepakketten en een goede beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift;

 Een vrolijke persoonlijkheid met flair.