Freelance secretaris afstemmingsoverleg (AO) (zzp)

Startdatum: Zsm

Duur: Ongeveer een half jaar

Inzet: Ongeveer 10 uur per week

Inschaling: Schaal 9/10, CAO Gemeenten (afhankelijk van ervaring)

Heb jij talent om als ‘spin in het informatieweb’ te fungeren? Heb jij er plezier in om de rode draad uit discussies te halen en in begrijpelijke taal op te schrijven? Waarbij jij ‘het geheugen en geweten’ van het afstemmingsoverleg (AO) van één wethouder bent? Vind jij het interessant om te sturen op kwaliteit van nota’s, procedures, bijhouden van acties en voortgang? Dan is deze taak misschien iets voor jou!

Als AO secretaris;

• Bereid je het afstemmingsoverleg voor van één bestuurder, zorg je voor de verslaglegging en houd je de opvolging van de acties in de gaten.

• Ben je de verbindende schakel in het informatieweb tussen de ambtelijke organisatie, bestuursadviseur, woordvoerder en de wethouder.

• Werk je samen met de stellers, de bestuursadviseur, met je collega AO secretarissen en met de rest van de gemeentelijke organisatie.

Jij

• Bereidt het AO voor en controleert hiervoor de kwaliteit van nota’s, adviseert en stemt af met stellers en bestuursadviseur, stelt de agenda op en nodigt mensen voor het AO uit, legt de besluiten schriftelijk vast, bewaakt de lange termijn agenda en stuurt op de voortgang.

• Onderhoudt contacten met stellers, bestuursadviseur (tevens voorzitter) en vergaderleden in het belang van het goed functioneren van het AO en het goed faciliteren van de wethouder.

• Draagt als schakel tussen de ambtelijke organisatie en het bestuur er zorg voor dat de informatievoorziening over het AO tijdig, volledig en juist plaatsvindt.

Wij vragen;

• HBO werk- en denkniveau;

• Ervaring met secretariswerkzaamheden en kennis van besluitvormingsprocessen;

• Een dienstverlenende, integere houding.

Competenties;

• Organiseren en plannen; op effectieve wijze doelen en prioriteiten bepalen en benodigde tijd, acties en mensen activeren en vervolgens adequaat organiseren om deze doelen te bereiken. Kunnen werken met veel deadlines en volgens procedures.

• Communicatieve vaardigheden; veel informatie in korte tijd kunnen verwerken en opschrijven in begrijpelijke taal, hoofd- van bijzaken kunnen scheiden, oorzaak en gevolg, mening en feit uit elkaar kunnen houden, doorzien van politieke ontwikkelingen en gevoel hebben voor belangen, waardoor alle lezers zich ‘herkennen’ in jouw verslag. Informatie, meningen en voorstellen zowel schriftelijk als mondeling goed kunnen overbrengen aan anderen.

• Flexibel; kan zich gemakkelijk aanpassen aan veranderende werktijden, werkwijzen (zoals werken met eSuite en iBabs), verantwoordelijkheden, beleidswijzigingen, omgeving en gedragingen van anderen.

• Nauwkeurig werken; in staat zijn om ondanks hectiek, tijdsdruk en sociale druk met precisie ervoor te zorgen dat het AO zo optimaal mogelijk wordt gefaciliteerd.