Freelance secretariële ondersteuner bestuurlijke besluitvorming (zzp)

Startdatum zsm

Duur opdracht: 3 maanden met mogelijke verlenging van 1 maand

Aantal uur per week: 24 uur per week

Schaal: 7

Indicatie uurtarief: 44 Euro

Inhuurdesk zal selectie maken en voorstellen op moment van binnenkomst

Vind je politiek en bestuur interessant? Vind je het leuk om snel te kunnen schakelen? Kun je goed overweg met ICT en automatisering? Dan is dit een interessante functie voor jou. Durf je in het hart van de politieke besluitvorming te zitten met alle politieke spannende dingen die daarbij horen? Word ondersteuner van de bestuurlijke besluitvorming bij Zuidplas: de gemeente die je laat groeien.

Zuidplas: de gemeente die je laat groeien!

Zuidplas is een fusiegemeente die bestaat uit de dorpen Moerkapelle, Moordrecht, Nieuwerkerk aan den IJssel en Zevenhuizen. We bestaan pas 13 jaar, en net als een echte tiener groeien we hard. Dat biedt kansen: in je dagelijks werk én voor je carrière. Door onze ligging tussen Rotterdam en Gouda kun je jezelf ook aan grootstedelijke vraagstukken wagen. En de regio Midden-Holland waarin we ons bevinden, is eigenlijk een soort Nederland in het klein. Met een interessant speelveld, zowel politiek als geografisch.

Wat ga je doen als Ondersteuner Bestuurlijke besluitvorming

Als ondersteuner bestuurszaken ben je samen met twee collega’s verantwoordelijk voor de planning én ondersteuning rondom het proces van bestuurlijke besluitvorming, in opdracht van de gemeentesecretaris, team griffie en de bestuursadviseurs.

Hoe ga jij om met ingewikkelde agenda’s? Hoe zorg jij ervoor dat alles bijgehouden wordt en alle informatie goed gewaarborgd wordt? Dit zijn enkele vragen waar je continu mee te maken hebt bij gemeente Zuidplas.

Je werkt ten behoeve van de B&W-vergaderingen, de gemeenteraad en portefeuillehouders overleg (PFO) en bent verantwoordelijk voor o.a. de volgende werkzaamheden:

·        Verzamelen van stukken voor de B&W-vergadering, deze checken op huisstijl en lay-out.

·        Opmaken van de B&W agenda, , besluitenlijsten en actiepuntenlijsten.

·        Monitoren moties en amendementen procesvoering afdoening

·        Relevante informatie delen en up to date houden.

·        Het plannen van werkbezoeken en presentaties voor collegeleden.

Voor de gemeenteraad zijn je werkzaamheden

·        Registreren

·        Termijnen voor beantwoording bepalen

·        Uitzetten van vragen bij behandelend ambtenaar

·        Monitoren: tijdlijn beantwoording van schriftelijke vragen; uitstelbrief n.a.v. gestelde schriftelijke vragen; doorgeleiden (via griffie) naar steller van de vragen

·        De raadsplanning: Bijhouden, termijnen bewaken, signaleren.

Voor het Portefeuillehouders overleg zijn de volgende werkzaamheden van belang:

·        Beheer van de postbus, intranetgroep en PFO-archief.

·        Verzamelen van stukken. 

·        Opmaken van agenda’s (concept in Excel, definitief in Notubox), en het bijhouden van de voorraadagenda in Excel.

·        Ondersteuning van de bestuursadviseurs in PFO-zaken

Wat vragen wij van jou?

·        Je bent een administratieve duizendpoot

·        Je bent een netwerker en een kei in het plannen en organiseren.

·        In een bestuurlijke en politieke omgeving voel jij je helemaal thuis.

·        Je werkt accuraat en weet om te gaan met vertrouwelijke informatie.

·        Je bent je bewust van je omgeving en voelt goed aan wat er in de organisatie speelt.

·        Je zoekt de samenwerking, bent communicatief en in staat onder druk je kalmte te bewaren, prioriteiten te stellen en flexibel te handelen.

·        Je neemt een flinke dosis humor mee.