Freelance Projectondersteuning Huis van Stad & Regio

Sinds december 2019 wordt er door de gemeente Dordrecht samengewerkt aan nieuwe, gezamenlijke huisvesting van de gemeente Dordrecht, de GRD, Bibliotheek AanZet, Dordrecht Marketing en partners. Op dit moment ligt er een schetsontwerp van het Deense architectenbureau Sschmidt Hammer Lassen (SHL) van een (iconisch) gebouw waarin een nieuw huisvestingsconcept en publieksfuncties worden gebundeld op een toegankelijke, bereikbare en centraal gelegen locatie.

Het creëren van een toekomstbestendig en duurzaam Huis van Stad en Regio is een complexe opgave. Dit vraagt om een proces dat ons uit het oogpunt van geld, organisatie, tijd, informatie, communicatie en kwaliteit in staat stelt om:

·       draagvlak te creëren en te intensiveren gedurende het hele traject onder alle partijen en stakeholders. Wij doen dit door betrouwbare, actuele en eenduidige informatie vanuit de deelnemers te geven; betrokkenheid te bevorderen en de raad te betrekken op belangrijke beslismomenten;

·       het Huis van Stad en Regio binnen de gestelde financiële kaders, met alle gestelde kwaliteitseisen en ambities binnen de termijn te realiseren;

·       op kwalitatief vlak constant het optimum te vinden in onze duurzaamheidsambities alsmede in onze beoogde dienstverlenings- en werkplekconcepten;

·       creatief om te gaan met de gebiedsontwikkeling van de Spuiboulevard en inspirerende elementen op te leveren die een toevoeging zijn aan die ontwikkeling. Het Huis van Stad en Regio vervult als zodanig een aanjaagfunctie voor de Spuiboulevard;

·       vaart te maken om te komen tot een oplevering en ingebruikname op zo kort mogelijke termijn;

·       aanwezige kennis en expertise binnen de deelnemende organisaties zoveel mogelijk in te zetten, aangevuld met externe expertise uit de markt voor een optimale procesvoering, die ons tegelijkertijd in staat stelt stapje voor stapje meegenomen te kunnen worden – refererend aan de vele stakeholders;

·       een goede inbedding te creëren in de opdracht gevende organisatie (Dordrecht) gedurende het hele proces zodat na oplevering de vastgoedeigenaar in staat is het pand uitstekend te beheren en onderhouden;

Aan de slag met 2 deelprojecten

In het najaar van 2020 hebben de gemeente en de andere partners besloten om het project daadwerkelijk uit te gaan voeren. Daarmee is het project in een nieuwe en intensieve fase gekomen die uiteindelijk zal leiden tot bouw en oplevering in 2024. Daarvoor is een projectorganisatie ingericht met 2 belangrijke deelprojecten, te weten:

·       Het daadwerkelijk ontwerpen en later ook realiseren van het nieuwe gebouw

·       Het organiseren van de toekomstige samenwerking tussen de partners, werkprocessen in de verschillende organisaties, de inrichting van het gebouw en de bijbehorende toekomstige beheerafspraken.

Deze 2 deelprojecten hebben elk hun eigen personele bezetting met verantwoordelijke projectleiders en opdrachtgevers. Tegelijkertijd hebben de deelprojecten ook heel veel met elkaar te maken en werken we intensief samen.

Voor beide deelprojecten zoekt de gemeente gemotiveerde en gekwalificeerde projectondersteuners/-coördinators. We denken daarbij aan invulling met 2 personen.

Wat voor iemand ben je?

·       Je houdt er van om opdrachtgevers en je collega’s te ontzorgen en werkt gestructureerd.

·       Je denkt vooruit en krijgt de kans om proactief mee te denken met de project/procesmanager en te adviseren over aanpak en oplossingen.

·       Je hoeft niet alles te kunnen, maar vindt het leuk om (zelfstandig) nieuwe dingen uit te zoeken en uit te proberen.

·       Je hebt interesse in nieuwe ontwikkelingen op het gebied van huisvesting en dienstverlening en bereid om je inhoudelijk te ontwikkelen op het gebied hiervan

·       Je bent sterk in het regelen van en ervaring met organiseren en opvolgen van de beheersaspecten rondom projecten en ondersteunen project/programmamanagers

·       Je bent secuur & pro-actief

·       Je hebt een HBO (plus) denkniveau

Wat worden jouw taken 

·       ondersteuning projectmanagement in brede zin

·       opstellen van programmering en planning van de (deel)projecten

·       voorbereiden van vergaderingen, maken van verslagen (met name de vergaderingen van het ontwerpteam zijn soms technisch van karakter. Het maken van goede verslagen vergt een bereidheid om je te verdiepen in de materie. Daarbij word je natuurlijk wel ondersteund door je collega’s)

·       bewaken van afspraken die in de vergaderingen zijn gemaakt

·       bewaken van en rapporteren over de voortgang van projecten (tijd en middelen)

·       verzorgen van de (financiële) projectadministratie

·       voorbereiden van het bestuurlijke besluitvormingsproces in samenwerking met de bouwdirecteur en/of de procesmanager

·       Maken van of bijdragen aan rapportages, notities, voortgangsverslagen en vergelijkbaar.

Belangrijke opdracht info:

• Sollicitatie deadline is 3-5 om 08:00 uur.
• De minimale inzet is 16 uur en de maximale 36 uur (full time).
• Het is opdracht voor 3 maanden met optie tot verlenging.