Freelance projectondersteuner / junior projectleider (zzp)

Startdatum: 04-09-2023

Einddatum: 04-03-2024

Duur: 6 maanden

Uren per week: 32-36

Richttarief: schaal 9

In deze gecombineerde rol als projectmedewerker en junior projectleider zijn zowel ondersteunende als adviserende en coördinerende taken aan de orde. De werkzaamheden zijn van groot belang. Je vervult een essentiële rol in een complexe opgave, en bent daarmee belangrijk voor het verloop en het eindresultaat. Afgelopen jaar hebben wij als gemeente een eerste langdurige opvang voor ontheemde Oekraïners en een zorg- en herstelcentrum gerealiseerd.

Vorig jaar viel Rusland Oekraïne binnen. Door deze oorlog op het Europese continent zijn miljoenen Oekraïners hun land ontvlucht. Circa 95.000 ontheemden worden in Nederland opgevangen. Nederland geeft hiermee invulling aan een historische beschermingsopdracht om ontheemden uit Oekraïne een veilig onderdak te bieden. Oekraïense ontheemden mogen hier verblijven, naar school gaan en werken. Wij ondersteunen Oekraïense ontheemden in de hoop dat zij in de nabije toekomst hun land weer kunnen opbouwen en in de wetenschap dat de oorlog in Oekraïne voortduurt.

Vanaf het uitbreken van de oorlog vangen inwoners van onze gemeente ontheemde Oekraïners op in gastgezinnen. Op 21 juni 2022 besloot ons college opvang voor 300 ontheemde Oekraïners in Lansingerland te realiseren voor langdurige opvang (LOO) in de vorm van zogenoemde ‘flexwoningen’.

De gehele opgave voor opvang van ontheemde Oekraïners in onze gemeente bestaat uit meerdere projecten:

·       Zorg- en herstelcentrum (ZHC) in Bleiswijk;

·       LOO 1 aan de Sporthoeklaan in Bergschenhoek

·       LOO2 aan de Noordeindseweg in Berkel en Rodenrijs

·       Maatschappelijke voorzieningen

·       Particuliere opvang

De opgave kent een vast opgaveteam met onder meer projectleiders, projectondersteuning en alle bedrijfsvoeringsonderdelen zoals communicatie, financiën, inkoop en juridische zaken. De uitvoering doen wij vanuit projectteams met daarin ook collega’s uit de lijnorganisatie.

Welke verantwoordelijkheden krijg je:

Jij bent verantwoordelijk voor de projectadministratie en faciliteert een snelle toegang tot plannen, besluiten, verslagen of andere relevante informatie. Je zorgt dat onze (deel)projectdossiers in MyCorsa volledig en actueel zijn. Op deze manier is alle informatie tijdens het project, en ook daarna, toegankelijk en duurzaam beschikbaar voor iedereen.

Je vervult onder meer de volgende ondersteunende taken:

·       Het voorbereiden van overleggen met bijvoorbeeld het opgaveteam, de projectteams, onze opdrachtgever, de portefeuillehouder, de directie en ketenpartners;

·       Verslaglegging acties en besluiten;

·       Organiseren van overleggen en beheren van de agenda van de opgavemanager;

·       Projectadministratie, documentatie en informatiebeheer volgens afgesproken structuur, samen met alle deelprojectleiders;

·       Verspreiding en verzending van informatie;

·       Opdrachtverstrekking en afhandeling van facturen in Key2;

·       Aanleveren en begeleiden van college- en raadsvoorstellen via de geldende procedures;

·       Ondersteunen bij de organisatie van bijeenkomsten (bijvoorbeeld een beeldvormende avond voor raadsleden of informatiebijeenkomst voor bewoners).

·       Mede afhankelijk van ervaring, kennis en competenties breiden wij deze taken uit met het opstellen van voortgangsrapportages, overdrachtsdocumenten en het bewaken van procedures, planning en onderlinge afspraken samen met de projectleiders.

·       Vanuit je rol als junior projectleider in het opgaveteam coördineer je processen, betrek je de juiste collega’s en bereid je (bestuurlijke) besluitvorming voor. Het ophalen van kaders, het toetsen van haalbaarheid en het bereiken van draagvlak bij collega’s is voor jou vanzelfsprekend. In het integraal en creatief aanpakken van de vraagstukken ben je een inspiratiebron voor anderen. Je gaat verbindend te werk en draagt jouw kennis en kunde met enthousiasme over.

·       Bij deze complexe opgave vinden wij het belangrijk dat je de samenhang tussen verschillende onderwerpen in het vizier hebt en houdt. 

Op welke ervaring bouw je verder:

Voor deze rol dien je stevig in je schoenen te staan. Bij voorkeur beschik jij over onderstaande criteria:

·       Je hebt affiniteit met maatschappelijke opgaven;

·       Je werkt en denkt aantoonbaar op HBO-niveau;

·       Je bent eventueel een starter in een beleids-/projectmatige adviesfunctie in een politiek bestuurlijke omgeving;

·       Je herkent jezelf in de woorden: omgevingsbewust, gestructureerd, nieuwsgierig,  flexibel,    , resultaatgericht;

·       Je pakt zaken snel op, gaat proactief en verbindend te werk. Je bent een aanspreekpunt voor collega’s.

·       Je combineert bestuurlijke sensitiviteit met gevoel voor organisatiecultuur en functioneert goed in een politiek krachtenveld;

·       Je hebt een dienstverlenende instelling, bent stressbestendig, ontzorgt collega’s in het opgaveteam en de projectteams en houdt goed overzicht en controle op jouw werkzaamheden;

·       Je hebt ervaring met het ondersteunen van projecten en het organiseren van bijeenkomsten en evenementen;

·       Je bent goed in het schrijven van heldere adviezen en eventueel college- en raadsvoorstellen;

·       Je communiceert in begrijpelijke taal met je collega’s, bestuurders en je omgeving, zowel mondeling als schriftelijk;

·       Je bent bereid om de handen uit de mouwen te steken voor diverse werkzaamheden die bestuurlijke of organisatorische impact hebben.

·       Bereid om soms in avonduren te werken in verband met raads- en/of inwonersbijeenkomsten.