Gemeenteprojecten
Freelance projectondersteuner aanbesteding ICT (zzp)
Startdatum: Tussen 1-7-23 en 1-9-23
Duur: Eerst een jaar, waarschijnlijk langer
Inzet: In beginsel 16 uur per week, mogelijk later meer
Inschaling: Schaal 10, CAO Gemeenten
Inhuurdesk zal selectie maken en voorstellen op moment van binnenkomst
Plek in organisatie + Beschrijving project
De gemeente heeft alle ondersteunende taken ondergebracht in het Shared Service Center (SSC). Eén van de drie directies binnen het SSC is de directie Informatie & Services die bestaat uit een zevental afdelingen: Documentair Informatiebeheer (Doc Info), Onderzoek, Informatie & Statistiek (OIS), Geo & Data, Sociaal Domein, Leefomgeving & Ruimte, Bedrijfsvoering en Regie IM en Regie ICT.
Opdrachtgever voor de projectleider is het hoofd van de afdeling Regie ICT. Binnen de afdeling Regie ICT werken architecten, informatiebeveiligers, contract- en service manager en is een team Bedrijfsbureau en Infradesk. Zij bieden kaders en richtlijnen t.a.v. ICT en Informatiebeveiliging en geven daarbij advies. Tevens voeren zij regie op leveranciers en borgen o.a. dat afspraken t.a.v. dienstverlening voor in en externe klanten worden geleverd conform afspraak en dat contracten worden nageleefd.
Als projectondersteuner voor het project Aanbesteding ICT diensten ben je verantwoordelijk voor het plannen, organiseren en indien nodig notuleren van werkgroepen en stuurgroepen. Ook ondersteun je bij najagen van acties en ondersteun je bij de voorbereiding van de tussenrapportages. Het organiseren van bijeenkomsten en trainingen kan ook voorkomen.
Taken:
o Project, programma en portfoliomanagement administratie en – structuur opzetten
o Samen met projectleider opstellen van de PPP-begroting en bewaken van de budgetten en het verzorgen van de factureringsroute
o Voorbereiden en verslaglegging van (stuurgroep)-vergaderingen
o Het bijhouden van de planning en het proactief aanjagen van acties
o Adviseren over de voortgang richting de projectleider op tactisch-strategisch niveau
o Voorbereiden van de (maand-)rapportages in sjabloon/format
o Regelen/faciliteren van bijeenkomsten (als informatiebijeenkomsten, succesmomenten, trainingen etc.)
o Het maken van PowerPoint presentaties
o Het aanleggen van een project archiefstructuur, dit uitdragen bij de projectleden, bijhouden en uiteindelijk overdragen naar het archief (DocInfo)
o Notuleren bij vergaderingen
o Plannen van afspraken
o Projectissues signaleren en issue- en risk logs bijhouden i.s.m. projectleider
o (Resource) planning opzetten en bijhouden
o Zet een projectmanagementoffice op en geeft hier sturing aan
o Zet de rapportagelijn op en bewaakt deze
o Zorgt voor het laten opstellen van (beleids)notities, aanjagen en redigeert deze tot een eindversie
o Zet de rapportagelijn op en bewaakt deze
o Zorgt voor het laten opstellen van (beleids)notities, aanjagen en redigeert deze tot een eindversie
o Opzetten en bijhouden businesscases en organiseren van de financiële verantwoording
o Onderhouden van het archief
Kernkwaliteiten
o Assertief: zelfstandig en initiatiefrijk en herkennen van verschillende stijlen en weet hiermee om te gaan
o Kritisch vermogen
o Analytisch en doortastend vermogen/conceptueel denken
o Resultaat gericht
o Flexibel
o Beïnvloedend vermogen
o Helicopterview
o Omgevingsbewust (bestuurlijk en politieke antenne)
Kennis en ervaring
o HBO werk- en denkniveau
o ITIL of MSP (Managing Successful Programmes)
(optioneel: specialistisch opleiding als Risk Management, Project Control)
o MS 365 senior niveau (Word, Excel, MS teams, PowerPoint, Outlook)
o Agile certificering (bijv. scrum of lean)
o Moet met verschillende project methodieken om kunnen gaan
o Projectmatig creëren i.v.m. PSU
o IPMA D theorie
o Ruime ervaring als projectondersteuner op tactisch/strategisch niveau
o Meerjarige ervaring
o Uitstekend in mondelinge en schriftelijke communicatie