Freelance projectmanager digitalisering poststromen (zzp)

Startdatum inzet: 2-1-2023

Einddatum inzet: 31-3-2023 (mogelijk een optie tot verlenging)

Uren per week: 36,00

Standplaats: Den Haag

Max tarief: € 121,00

Graag motivatiebrief toevoegen bij aanbieding.

De gemeente Den Haag zoekt een stevige projectmanager die gaat werken voor het domein Facilitair, Huisvesting, Werken & Ontmoeten (FHWO) als onderdeel van de portefeuille Ontwikkeling & Operatie van de dienst Bedrijfsvoering (DBV). DBV maakt het werk van de gemeente Den Haag mogelijk.

De opdracht betreft het scherp krijgen van de wensen en mogelijkheden rond de digitalisering van de gemeentelijke poststromen, het doen van suggesties hiervoor en het uitwerken van de benodigde acties in een plan van aanpak.

Achtergrond en doel

Begin 2023 eindigt de lopende overeenkomst voor 24 uurs postdienstverlening voor de gemeente Den Haag. De verwachting is dat het Europese aanbestedingstraject voor een nieuwe dienstverlener gaat leiden tot een forse kostenstijging. Om deze kosten te beperken heeft het Gemeentelijk

Managementteam besloten voor de standaardpost over te stappen op 48-/72-uurs post en in te zetten op digitalisering van de poststromen. Naast een kostenbesparing is dit ook een investering in het toekomstbestendig maken van de gemeentelijke organisatie, waarbij een verantwoorde digitale transformatie voorop staat.

Door het digitaliseren van verschillende poststromen kan de fysieke post (> 350K stukken) sterk gereduceerd worden. Hiervoor is een voorstel nodig welke poststromen (gedeeltelijk) kunnen worden gedigitaliseerd en wat de (financiële) consequenties hiervan zijn. Tevens is het zaak om tot een meer uniforme aanpak te komen van de digitalisering, zodat iedere poststroom (van de diverse diensten) vanuit een soort sjabloon kan worden aangevlogen.

Ongeveer twee derde van de inkomende post wordt al digitaal aangeboden aan de gemeentelijke diensten en er is de mogelijkheid om deze ook digitaal richting de oorspronkelijke verzender af te handelen. De haalbaarheid en optimalisatie van deze route dient verder onderzocht te worden evenals geïmplementeerd in geval van een positieve business case. Waar enerzijds de wens is om te standaardiseren, is de dagelijkse praktijk dat niet alle diensten vergelijkbaar zijn qua producten en dienstverlening. De zorgvuldige en laagdrempelige communicatie met de burgers en organisaties vraagt om een oplossing die uniform is, waar het kan en op maat gemaakt waar het moet. Voor de gemeentelijke organisatie betekent dit het aanleren van de ambtenaar om digitaal te gaan versturen, ontvangen en met name om digitaal te leren denken en handelen.

Voor het digitaliseren van de uitgaande post (voor zowel de poststromen die fysiek als digitaal worden aangeboden aan de gemeente) is nu een voorstel en gewenste aanpak nodig. Voor de realisatie van dit project zoeken wij in eerste instantie voor een periode van drie maanden een senior projectmanager die de oplevering van alle benodigde producten realiseert. Eerste opdracht daarbij is het opstellen van een helder plan van aanpak, inclusief een inschatting van de kosten om het traject van digitalisering te realiseren. De projectmanager werkt in opdracht van de domeinmanager FHWO en rapporteert aan de (gedelegeerd) opdrachtgever en stuurgroep en eventueel andere stakeholders.

De verantwoordelijkheden voor de projectmanager bestaan uit:

• Het scherp krijgen van de wensen en mogelijkheden rond de digitalisering van poststromen, waaronder

  • Uitzonderingen op de 48-/72-uurs post verder uitwerken op basis van eerste inventarisatie (waarbij uitzonderingen leiden tot hogere kosten voor de dienst);

  • Uitzoeken welke poststromen vervangen kunnen worden door een digitaal equivalent.

• Inventariseren wat er al gedaan is aan digitalisering van de poststromen;

• Voorstellen doen voor en vaststellen van een oplossingsrichting;

• Opstellen Plan van Aanpak (inclusief scenario’s, tijdspaden en financiën);

• Opstellen implementatieplan, aansturing implementatie (bij verlenging opdracht), voortgangsbewaking (tijd, geld, kwaliteit);

• Aansturing projectteam;

• Stakeholder management (o.a. relatie met de diensten);

• Organiseren projectdocumentatie;

• Risico- en issuemanagement;

• Projectfinanciën;

• Periodiek rapporteren aan de (gedelegeerd) opdrachtgever en de Stuurgroep;

• Eindevaluatie.

• WO/HBO werk- en denkniveau;

• Minimaal 7 jaar ervaring als senior projectmanager; bij voorkeur m.b.t. realisatie digitalisering poststromen dan wel vergelijkbare projecten;

• Ervaring met ontwikkeling en implementatie van digitale dienstverlening, in een complexe omgeving/context;

• Bij voorkeur ervaring binnen een gemeentelijke of overheidsorganisatie;

• Beschikt over certificering in relevante opleidingen (bijv. Prince2 Practitioner, IPMA, ITIL, Lean, Agile Scrum);

• Combineert ondernemerschap met gevoel voor de (bestuurlijke en politieke) omgeving;

• Ervaring met situationeel leidinggeven;

• Communicatief sterk, zowel mondeling als schriftelijk, en heeft een sterk ontwikkeld analytisch vermogen.