Freelance projectleider zaakgericht registreren (ZGR) zzp

Startdatum: 31 oktober 2022 of sneller (indien VOG beschikbaar)

Duur: circa 6 maanden

Aantal uur p/w: 24

Thuiswerkratio: 50|50 (maandag en donderdag zijn kantoordagen!)

Inschaling: 10 Cao Gemeenten

Voorsteltermijn: 19 oktober om 12.00 uur (LET OP! Bij binnenkomst stellen wij profielen direct voor aan de opdrachtgever!)

Selectie communicatie: volgt z.s.m. 

Sollicitatiegesprekken: wordt individueel ingepland, dit kan zowel fysiek als mede via Teams.

Benodigde devices (mobiel/laptop) worden niet verstrekt door de opdrachtgever.

LELYSTAD GEEFT LUCHT

Lelystad. Stad in nieuw land. Hoofdstad van Nederlands jongste provincie Flevoland. Op dit moment telt Lelystad ruim 81.000 inwoners. De ambitie is om door te groeien naar 100.000 inwoners en ongeveer 45.000 arbeidsplaatsen in 2040. Daar zit toekomst in! De stad wil groter en sterker worden. Steeds meer op eigen benen staan en haar unieke kwaliteiten beter inzetten.

Gemeente Lelystad is op zoek naar een projectleider, die vanaf eind oktober, vervolg kan geven aan de begeleiding van de implementatie van het zaaksysteem Djuma en mogelijk tevens een rol gaat spelen in de migratie van het DMS-systeem Corsa naar het zaaksysteem Djuma. Het doel van project “implementatie zaaksysteem Djuma” is het realiseren van koppelingen tussen Djuma en diverse vakapplicaties. De gemeente Lelystad wil Djuma inzetten om de documentaire neerslag van de processen die in de betreffende applicaties afgehandeld worden, een plek te bieden die voldoet aan de archiefwet en alle eisen die daarbij komen kijken.

Wie ben jij?

Voor deze opdracht zijn wij op zoek naar een projectleider die ons op een pro-actieve wijze gaat begeleiden met bovenstaande opdracht. Je werkt zelfstandig en bent goed in staat om de techniek te vertalen naar functionaliteiten. Je beschikt over ruime kennis en ervaring met zaakgericht werken, implementatie, integratie en migratie van systemen. Je hebt in het verleden soortgelijke opdrachten uitgevoerd bij gemeentelijke organisaties en kunt het onderbouwen met meerdere referenties. Werkervaring bij Gemeente Lelystad heeft onze voorkeur.

Je bent per direct beschikbaar

Geschatte inzetbelasting van de opdracht bedraagt afhankelijk van een combinatie van beide klussen (implementatie zaaksysteem en migratie gemiddeld drie dagen per week tot en met eind maart 2023. De opdracht wordt uitgevoerd onder de vlag van team Informatie Management en Automatisering en in nauwe samenwerking met de adviseurs en informatiespecialisten van team Digitaal Informatie- en Archiefbeheer. 

Huidige situatie

Op dit moment worden procesinformatie en – documenten binnen gemeente Lelystad voornamelijk opgeslagen in vakapplicaties waarmee de processen worden ondersteund. Daarnaast worden documenten ook vastgelegd in het gemeentelijke documentmanagementsysteem (DMS) Corsa. Bij een aantal applicaties is een koppeling aanwezig met het DMS, in andere gevallen vindt de opslag in het DMS handmatig plaats. De opslag is toe aan verdere standaardisering en structurering. De huidige werkwijze is hierdoor nog niet volledig efficiënt en adequaat qua bedrijfsvoering, dienstverlening en archivering.

Gewenste situatie                                                                                                                                                      

Om te komen tot de gewenste situatie, heeft Gemeente Lelystad recentelijk de richting bepaald voor de standaardisatie van opslag van procesinformatie en – documenten, namelijk zaakgericht registreren. 

Bij het zaakgericht registreren wordt de informatie die tijdens het proces ontstaat, geregistreerd als ‘zaak’. Op deze manier kan de informatie uniform ontsloten worden naar alle betrokkenen. Bij zaakgericht registreren zullen diverse systemen worden ingezet. Belangrijk hierbij is het feit, dat er gewerkt wordt vanuit een eigen vakapplicatie. Tegelijkertijd worden delen van deze informatie ook opgeslagen in Djuma, het centrale zaaksysteem met een geïntegreerd documentmanagementsysteem (DMS). Hierin worden de documenten opgeslagen, die in het proces worden gecreëerd. Vanuit het zaaksysteem vindt de uitwisseling van informatie plaats naar andere interne en externe systemen en portalen. Bij deze uitwisseling zijn standaard benamingen van processen en documenten van belang. Deze worden vastgelegd in zogenaamde zaaktypen. Een verzameling van zaaktypen vormt de zaaktypecatalogus (ZTC). Doordat al deze componenten met elkaar verbonden zijn door middel van een generiek koppelsysteem, wordt de informatie en de bijbehorende documenten gelijktijdig binnen de verschillende systemen beschikbaar gesteld. Op deze manier beschikken alle betrokkenen gelijktijdig over dezelfde (delen van) informatie, terwijl de archivering en beheer van documenten plaatsvindt volgens de wettelijke vereisten. En dit alles zonder overbodige extra handelingen en archivering achteraf.

Wat wij in jou zoeken:

Jij bent een projectleider in hart en nieren en gaat altijd voor het meest optimale resultaat. Je kan een opdracht vanuit verschillende perspectieven benaderen en zoekt naar oplossingen die passen bij de context van de opdracht, de organisatie en de mensen. Jij organiseert het benoemen van de te realiseren producten en doelen. Jij begeleidt de projectleden in het behalen daar van. Daarbij houd jij rekening met ambities van de organisatie, de maatschappelijke ontwikkelingen en de kaders hiervan. Je schrikt niet terug van complexe systemen en de dynamiek van een gemeentelijk organisatie.

Wij vragen:

• je hebt minimaal een hbo-achtergrond, idealiter een opleiding Informatica, bestuurlijk Informatiekunde, of Bedrijfskunde;
• je hebt relevante werkervaring (minimaal 5 jaren) binnen gebieden van projectleiding en proces- en informatiemanagement;
• je bent oplossingsgericht;
• je hebt ervaring als projectleiding in complexe projecten, waaronder de implementatie en migratie van genoemde (of soortgelijke) applicaties
• je beschikt idealiter over actuele kennis van ontwikkelingen binnen gemeentes en in het specifieke op het terrein van informatievoorziening;
• kennis van de systemen Corsa en Djuma is een pré;
• je bent communicatief vaardig en verbinder tussen de business alsmede binnen informatievoorziening en ICT;
• je bent enthousiast en weet vanuit jouw energie mensen mee te krijgen in het bereiken van de gestelde doelen;
• je bent analytisch en opereert met een helikopterview;
• je bent een teamplayer en in staat adequaat te handelen en te schakelen;
• je realiseert doelen door inhoud en mens te combineren en stuurt op tijdigheid en gemaakte afspraken;
• jouw resultaten spreken voor zich.