Freelance Projectleider uitfasering zaaksysteem Verseon

Projectleider uitfasering zaaksysteem Verseon

De gemeenten Cranendonck, Heeze-Leende en Valkenswaard werken al sinds 2004 samen. Sinds 1 april 2012 heeft deze samenwerking een eigen fundament gekregen in de vorm van de ‘Gemeenschappelijke Regeling Samenwerking A2-gemeenten’ (GRSA2). Vanaf 1 januari 2017 is een nieuwe en grote stap in de samenwerking gezet door alle bedrijfsvoeringstaken en de afdeling Werk & Inkomen te bundelen in één organisatie; de A2 Samenwerking.

Wat is de aanleiding?

Samen hebben wij in 2018 zaaksysteem Exxellence aangekocht, na een lang implementatietraject is de officiële livegang dichtbij. Dit is ook het moment om het huidige zaaksysteem Verseon uit te faseren. Verseon is al sinds 2010 binnen de organisaties in gebruik en heeft al meerder migraties en conversies gehad.

Wij zoeken een projectleider die het uitfaseren van Verseon tot een goed einde kan te brengen. Het project bestaat uit de volgende stappen:

1.      Het coördineren van de uitkomsten/correctie die moeten plaats vinden aan de hand van door de leverancier Circle uitgevoerde health;

2.      De organisaties begeleiden bij het afsluiten van zaken in Verseon en het overzetten van zaken naar Exxellence;

3.      Duurzame toegankelijkheid van alle data/documenten uit Verseon door overdracht naar het pre e-depot;

4.      Technisch afsluiten van Verseon voor 31-12-2021;

Wat is de opdracht?

Als projectleider stel je een plan van aanpak op en begeleid je samen met de contactpersoon van de leverancier onze organisatie bij de uitfasering van het zaaksysteem, met als uiteindelijk doel de toegankelijkheid van alle data en het (technisch) afsluiten van Verseon. De projectleider geeft sturing aan het project. Het project omvat zorg voor de afspraken die gemaakt moeten worden (proces), de betrokkenheid van medewerkers (mens) en de technische implementatie van het pre-edepot (techniek).

De projectleider is zich ervan bewust dat de GRSA2 een ondersteunende partner is van de gemeenten. Je werkt hierbij nauw samen met de I&A adviseurs van de GRSA2, de functioneel beheerders van de GRSA2, team DIV van de GRSA2 en de contactpersonen en vakafdelingen van de organisaties. Het plan van aanpak dat door de projectleider wordt opgesteld bevat aandacht voor:

• Per fase een heldere planning met duidelijke mijlpalen
• Capaciteitsplanning van personeel, onderverdeeld in vakinhoudelijke medewerkers vanuit de verschillende teams, automatisering, informatievoorziening, applicatiebeheer en projectleiding.
• Grip op Geld, Tijd, Personeel en Kwaliteit.
• Communicatieplan in samenwerking met de communicatieafdeling.
• Projectorganisatie en overlegvormen.

Wat vragen wij?

• Je hebt ervaring mbt uitfasering van een zaaksysteem
• Je hebt ervaring en affiniteit met het vakgebied documentaire informatievoorziening
• Je bent een projectleider met een sterke focus op de medewerker en klant
• Je bent analytisch, een conceptueel denker die uitstekend de vertaling kan maken van denken naar doen. Toont daarbij creativiteit.
• Je neemt verantwoordelijkheid en je bent dienstverlenend. Je toont initiatief en regie, kunt goed plannen en organiseren en bent vasthoudend.
• Je gaat integer en discreet om met vertrouwelijke informatie.
• Je bent gericht op samenwerken.
• Minimaal HBO werk- en denkniveau.
• Een projectleider die de relatie bij andere projecten ziet (bijv. MS Teams en implementatie ZGW).

Sollicitatie deadline is 25-5 om 13:00 uur