Freelance projectleider projectmatig werken (zzp)

Startdatum inzet: 2-1-2024

Einddatum inzet: 31-5-2024

Uren per week: 24

Richttarief: 72,- excl BTW en inclusief kosten.

Samenbrengen initiatieven verbeteren project- en programmatisch werken

Vanuit het MT zien wij diverse trajecten en initiatieven lopen voor het verbeteren van het project- en programmatisch werken. Namelijk:

1. Leidraad grote projecten – domein fysieke leefomgeving; Onderzoek vanuit de rekenkamer op sturing grote projecten.

2. Programmatisch werken in Velsen – Domein Publiek en bestuur; Advies intermin over ervaring met samenwerken met programma’s.

3. Projectmatig werken 2.0 – Domein Bedrijfsvoering; Projectmatig werken 2.0 vanuit Bedrijfsvoering

4. Projectorganisatie en coördinatie verbeteren vanuit Domein fysieke leefomgeving.

Deze initiatieven houden verband met elkaar en dienen in samenhang opgepakt te worden. Al deze initiatieven hebben als doel het programmatisch en projectmatig werken binnen Velsen te verbeteren.

Binnen de Gemeente Velsen ligt ook al een goede basis in het projectmatig- en programmatisch werken, maar het besef is er ook dat het beter kan. Om aan de kaders en spelregels (ook vanuit de raad) te voldoen is verdere verbetering in het projectmatig werken op zijn plaats. Het rekenkameronderzoek geeft hier een goede aanbevelingen voor.

In onze organisatie vinden allerlei projecten en programma’s plaats. Kleine en grote projecten of programma’s, met meer of mindere politieke aandacht en veelal onder leiding van een projectleider of programmamanager. Daarnaast worden er resultaten behaald die niet als een project zijn gedefinieerd, maar in de uitvoering wel een sterk projectmatige aanpak kennen of nodig hebben.

In al deze gevallen zien we graag voor ons dat er een bepaalde mate van standaardisering is op het werken, specifiek: in de vorm van projectmatig werken.

Dan hebben we het over bijvoorbeeld op een gelijksoortige manier onderstaande onderwerpen oppakken.

•De afweging maken of iets een project of een programma is en zo ja, of we het ook nu gaan oppakken (intakeproces)

•Project of programmabudget beschikbaar maken

•Rollen, zoals opdrachtgever en opdrachtnemer, helder hebben. En de daarbij behorende verantwoordelijkheden beleggen.

•Tot een goede opdracht komen

•Tijdelijke project- en/of programma organisatie opzetten

•Bepalen of een stuurgroep ingesteld moet worden en hoe de samenstelling hiervan is. Heldere rolverdeling

•Rekening houdend met wat we al Gemeente Velsen belangrijk vinden (duurzaamheid, Samenspel)

•Tijdens uitvoeren scherp zijn op of alle stakeholders (eventueel inclusief college en raad) tijdig en op de goede manier betrokken zijn

•Tussentijds de juiste personen informeren over de voortgang

•Informatie eenduidig vastleggen (formats, dossiervorming)

•Risicoanalyses benoemen

•Overzicht creëren van de projecten/programma

•De samenhang met andere projecten/programma organiseren (project portfoliomanagement)

•Reflectie op gelopen projecten/programma

Het doel van deze opdracht is het samenbrengen van de lopende initiatieven op het verbeteren van het programmatisch en projectmatig werken, zodat we een eenduidige manier Velsenbreed hebben. Daarom is afstemming tussen de trekkers van de vier initiatieven noodzakelijk en dienen de diverse opdrachten in samenhang opgepakt te worden. Er ligt ook al een hoop en daarom is het van belang om bestaande (werkende) elementen van het Projectmatig en programmatisch werken allereerst in kaart te brengen en daar waar nodig af te stoffen. De ontbrekende onderdelen aan te vullen om daarmee de optimaliseringsslag te kunnen maken. Denk hierbij ook aan trainingen van (toekomstig) projectleiders maar wellicht ook opdrachtgevers.

Het doel is Projectmatig werken en daarbij behorend project portfoliomanagement gemeente breed te verspreiden. Denk dan aan het (organisatie breed) afwegen, selecteren en prioriteren van projecten. Rekening houdend met de beschikbare middelen en gericht op het realiseren van strategische organisatiedoelen.

Na dit traject kunnen we als organisatie:

- Projectmatig werken (opdrachtgeverschap, opdrachtnemerschap, sturing, gedrag, middelen, proces, procedures

- Hebben we op ieder project de juiste sturing (rollen, verantwoordelijkheden en beslissingsbevoegdheden)

- Is er een uniforme werkwijze in het informeren en in stelling brengen van de Raad

- In de toekomst beter gaan sturen op onze projecten- en programma´s (portfolio management) omdat we eenduidig werken

Vanuit het domein bedrijfsvoering zoeken we iemand die dit vanuit ons domein kan oppakken. Er ligt al het nodige, maar het totaal moet worden samengebracht, aangevuld en organisatiebreed worden uitgerold. Je werkt hierin nauw samen met je collega projectleiders, stemt met hen af en neemt hen mee in de (nieuwe) werkwijze.

Functie eisen

- HBO/WO werk en denkniveau

- Minimaal 3 jaar ervaring met projectmatig werken, binnen de gemeente is een pre

- Bekend met prince 2 en de agile methodiek

- Je bent een aanpakker en weet hoe je de nieuwe uniforme werkwijze moet laten landen

- Je bent pro-actief, werkt gestructureerd en communicatief vaardig