Freelance projectleider grip op Informatie (zzp)

Startdatum: Zsm

Duur: t/m 30-11-2023

Inzet: 12 uur p/w

Inschaling: Schaal 11A, CAO Gemeenten

Rol van de Projectleider

De Projectleider "Grip op Informatie" geeft leiding aan het projectteam met interne en externe professionals op het gebied van Informatiebeheer en andere Shared Service Center medewerkers dat de activiteiten uitvoert. Daarnaast monitort de Projectleider de tijdige totstandkoming van een project tot aanschaf van een nieuwe ICT tool voor het kwaliteitssysteem.

Doel van het project

Het primaire doel van dit project is proceseigenaren en hun ambtelijk en bestuurlijk verantwoordelijken steeds meer grip op hun informatie te kunnen geven door hun inzicht daarin te vergroten, zodat zij daarmee in staat gesteld worden de kwaliteit van hun informatie planmatig op orde te krijgen en te houden. Een adequate kwaliteitssystematiek is daarvoor een voorwaarde.

Aanpak

Er is een projectplan gemaakt dat nu tot uitvoering gebracht moet worden. De aanpak is erop gericht eerst afdoende de haalbaarheid vast te stellen van de inrichting van een verbeterde kwaliteitssystematiek en verbetercyclus voor informatiebeheer (bij de aanschaf van nieuwe businessapplicaties), en deze te blijven onderhouden. Als dit het geval is en het besluit tot uitvoering wordt gegeven, vinden vervolgens de activiteiten plaats die dit tot stand brengen.

Resultaten

• Het project houdt de kwaliteitssystematiek (beschrijving en normenkaders) tegen het licht en actualiseert die voor het bereiken van de projectdoelen;

• Het project levert de functionele eisen en wensen (requirements) voor een aan te schaffen ICT systeem wat de daarin beschreven PDCA-cyclus rond kwaliteitsverbeterin van informatiebeheer ondersteunt;

• Het project levert de functionele eisen en wensen (requirements) voor de functionele implementatie van het ICT systeem in de organisatie, maar niet voor de aanbesteding, de technische- en beheerinrichting (dat is een zelfstandig (deel)project);

• Het project ontwikkelt, initieert en implementeert een verbeterd proces om voor elke nieuwe applicatie het informatiebeheer in te richten. Bij elke nieuwe aanschaf of ontwikkeling van een informatiesysteem wordt een risicoanalyse op basis van PIA, BIA en RIA uitgevoerd. Samen met de IB-adviseur, I-adviseur en proceseigenaar wordt een applicatie, beheerregime en verbetercyclus voor de procesinformatie gekozen. Door een ingericht en met de proceseigenaar afgesproken kwaliteitscyclus van meting, rapportage en adviezen wordt deze vervolgens periodiek ondersteunt bij het beheer van zijn informatie. Daarmee wordt stap voor stap het toekomstig informatiebeheer gewaarborgd.

• Het project start een communicatietraject voor proceseigenaren over nut en noodzaak van structurele kwaliteitsverbetering en de aanpak van het project hiervoor;

• Het project richt het beheer van de kwaliteitssystematiek in (rollen, werkafspraken) en zorgt voor afspraken met betrekking tot het functioneel beheer van de ICT oplossing;

• Het project levert tenslotte de aanpak en format van een jaarlijks verbeterplan op. Dit format en plan kan vervolgens gebruikt worden voor bestaande processen, systemen enz. en vormt de basis voor verdere uitbreiding van de inzet van het kwaliteitssysteem.

Plek in de organisatie

Shared Service Center, I&S Regie Informatiebeheer (IB).

Regie IB gaat over het beleid en de kaders van het informatiebeheer. Ook adviseert en ondersteunt zij het primaire proces. Voor Regie IB is de Archiefwet de kader stellende wetgeving. De daaraan gelieerde Archiefregeling verplicht de gemeente een kwaliteitssysteem voor het Informatiebeheer te hanteren, met kwaliteitsnormen, meetmethode, rapportage etc. Dat heeft de gemeente ingericht, maar in de praktijk blijkt dat het uitvoeren van kwaliteitszorg onvoldoende functioneert en dat niet de hele informatiehuishouding in scope is.

Kernkwaliteiten

Verbinder, organisator, coach, bewaker van voortgang, stakeholders kunnen meenemen in nut en noodzaak, vasthoudend.

Kennis en ervaring

Senior Projectleider met organisatieadvies en coaching skills. Deel is zorgen dat het projectplan uitgevoerd wordt, deel is het meenemen van de afdeling in de nieuwe aanpak. Enige ervaring met en gevoel voor de informatiebeheer-omgeving heeft de voorkeur.