Freelance projectleider aanbesteding financieel systeem (zzp)

Startdatum: 01-09-2023

Einddatum: 31-12-2023 met intentie te verlengen.

Duur: 4 maanden

Uren per week: 32

Tarief: 64 - 79 €/hr

Schaal: 10

Inleiding:

Op dit moment maakt OVER-gemeenten (voor de 3 organisaties) gebruik van Key2Financien voor de financiële administratie. Het contract voor de applicatie en het onderhoud op deze applicatie dateert vanuit de begintijd van OVER. Het contract voor onderhoud wordt nu jaarlijks verlengd. De rechtmatigheid van het contract voor het onderhoud is door de jaarlijkse verlengingen in het geding. Daarom is aanbesteding van een financiële applicatie op zijn plaats. Een tweede reden voor aanbesteden van de applicatie is dat de applicatie nog een on-premise applicatie is en dus in het eigen datacenter bij Simac draait. Het ICT-beleid van OVER-gemeenten is dat applicaties waar mogelijk als SaaS (Software as a service) worden afgenomen. Dit is ook de insteek van de leverancier Centric. Op termijn zal het on-premise pakket niet meer ondersteund worden, waardoor we moeten uitkijken naar een andere oplossing.

Taken van de projectleider zijn: 

Gezocht wordt een expert die ervoor zorgt dat er vanaf 2025 een functioneel financieel systeem voor onze 3 organisaties operationeel is. De projectleider adviseert op basis van een marktverkenning over het te volgen traject en zorgt voor de uitvoering hiervan met behulp van een interne projectgroep.

Hij/zij pakt onder meer de volgende taken op: 

• Het opstellen van het projectplan, inclusief afstemming in de diverse gremia (projectteam, stuurgroep, Financiën, I&A); 

• Het uitvoeren van een marktverkenning voor de financiële systemen en het opstellen van een advies voor het te volgen traject (al dan niet aanbesteden versus andere alternatieven binnen de wettelijke kaders).

• Indien aanbesteden: Het opstellen programma van eisen met input vanuit de organisatie; 

• Samen met leden van het projectteam beantwoorden van vragen middels Nota van Inlichtingen en beoordelen van inschrijvingen;

•  Het begeleiden van de aanbesteding (van publicatie t/m definitieve gunning).

• Het sluiten van een contract.

Afhankelijk van de uitkomst van de aanbesteding zorgt hij/zij vervolgens in afstemming met de gegunde partij voor een goede implementatie. Hij/zij pakt onder meer de volgende taken op (vanaf 2024): 

• Afstemmen implementatieplan met gegunde partij; 

• Monitoren van de (voortgang van de) implementatie, testen en opleiden van gebruikers;  

• Begeleiden van ingebruikname van het nieuwe pakket, beschikbaar houden van het oude pakket en nazorg.  

Hij/zij coördineert daarmee ook de inzet vanuit de organisatie en bewaakt de samenhang met andere projecten, geeft leiding aan het projectteam en zit vergaderingen van de stuurgroep voor. 

Eisen aan de projectleider zijn: 

1. Een afgeronde opleiding op minimaal hbo-bachelor niveau op het gebied van ICT en/of Financiën; 

2. Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring in het werkgebied van ICT/Financiën. 

3. Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring bij een decentrale overheid. 

en

1.      Ruime ervaring in het realiseren van soortgelijke opgaven bij gemeenten; 

2.      Deskundigheid op zowel het vakgebied van ICT als Financiën; 

3.      Een insteek die gericht is op samenwerking met oog voor zowel het projectdoel als de medewerkers; 

4.      Een pragmatisch en oplossingsgerichte houding; 

5.      In staat te schakelen op verschillende niveaus, van administratief medewerkers tot bestuur; 

6.      Flexibel inzetbaar gedurende de looptijd van het project;  

7.      Het aanbrengen van 2 referenties van soortgelijke opdrachten.  

Selectiecriteria zijn:

1.       Minimaal 4 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 8 jaar als Projectleider met het aanbesteden én implementeren van financiële pakketten; 

2.       Minimaal 4 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 8 jaar als Projectleider en/of in een soortgelijke rol met de aanbesteding én implementatie van financiële pakketten bij decentrale overheden;

3.       Beschikbaar per 1 september 2023; 

4.       Beschikbaarheid voor de totale projectduur, tot en met 1e kwartaal 2025;  

5.       Ervaring in een multi-gemeente organisatie is een pre;

6.       Aantoonbare vervanging wanneer de professional wegens onvoorziene omstandigheden tijdelijk niet beschikbaar is.