Freelance programmamanager versterking financiële sturing en beheersing (zzp)

Startdatum inzet: 1-3-2023

Einddatum inzet: 31-12-2023

Inzet: 32 uur

Optie tot verlengen

Functieschaal: 13

Hybride werken is mogelijk

Richtlijntarief: maximaal 112 euro per uur

Inhuurdesk zal selectie maken en voorstellen op moment van binnenkomst

Over HLTsamen

HLTsamen is de ambtelijke werkorganisatie van de gemeenten Hillegom, Lisse en Teylingen. Sinds 2017 hebben deze gemeenten hun ambtenaren ondergebracht in een gemeenschappelijke regeling, waar de uitvoering van de gemeentelijke taken, met uitzondering van die van de griffies is ondergebracht. Het bestuur van de GR wordt gevormd door drie burgemeesters en drie wethouders van de deelnemende gemeenten. De gemeentesecretarissen vormen de directie van de werkorganisatie.

Bij HLTsamen werken ca. 470 ambtenaren. De werkorganisatie heeft een begroting van ca. € 45 miljoen, bestaande uit personeelskosten en materiële kosten voor de bedrijfsvoering. In 2022 hebben we geconstateerd dat de financiële sturing en beheersing van de werkorganisatie versterking behoeft. Financiële processen lopen nog niet goed en er is gedurende het jaar onvoldoende zicht op de financiële prestaties van HLTsamen en van de gemeenten. Eerdere initiatieven om deze basis op orde te krijgen, hebben nog onvoldoende opgeleverd. Daar komt bij dat nieuwe wetgeving en controle-vereisten de lat steeds hoger leggen.

In 2023 willen we via een programmatische aanpak de financiële sturing en beheersing versterken. We zetten dat in op strategisch, tactisch en operationeel niveau. Om dit proces te begeleiden zoeken we op korte termijn een programmamanager. Een programmaplan is in voorbereiding. De programmamanager heeft de opdracht om aan dat hand van dit programmaplan en de bestuursopdracht de programmaorganisatie in te richten, opdrachten voor de verschillende projectgroepen uit te werken en de uitvoering te bewaken.

Om dit resultaat te bereiken hebben we enkele randvoorwaarden benoemd:

1. Sturing en regie vanuit de directie.

2. Eigenaarschap vanuit huidig management (concernmanagers + teammanagers) en medewerkers

3. Strak programma management.

4. Vakinhoudelijke inbreng vanuit zowel de domeinen als financiën en concerncontrol.

Werkwijze

Deze ontwikkelingsopdracht pakken we programmatisch aan. Dit betekent dat er vanuit een opdracht gewerkt wordt naar (deel-)resultaten. Een directeur van de werkorganisatie is ambtelijk opdrachtgever. De programmamanager is opdrachtnemer. Het programma kent de volgende verantwoordelijkheden. Stuurgroep: WAT Die personen die besluiten nemen over de inhoud en over het managen van het programma.

1. Bewaakt de inhoud, de kwaliteit en de voortgang van het programma.

2. Delegeert het dagelijkse programmamanagement aan de programmamanager.

3. Stelt de benodigde middelen ter beschikking.

4. De stuurgroep wordt naast de programmamanager gevormd door de directeur, domeinmanager bedrijfsvoering, teammanager financiën, concerncontroller en programmaondersteuner.

5. Binnen de afgesproken verantwoordelijkheid besluit de ambtelijk opdrachtgever, op basis van een integraal advies, wanneer en hoe er van het vastgestelde programmaplan/deelprojectenplan kan worden afgeweken.

6. De voortgang van het programma wordt besproken met een vastgestelde frequentie en voortgangsrapportage in de stuurgroep.

Programmamanager: HOE

1. Binnen de vastgestelde kaders integraal verantwoordelijk voor het programma

2. Richt de organisatie van het programma in en bouwt aan de samenwerking tussen de betrokkenen. Daarbij gaat het enerzijds om de systeemkant, zoals afspraken over rollen, taken, verantwoordelijkheden, bevoegdheden, uitvoerbaarheid, (overleg)structuren en beschikbaarheid van mensen. Anderzijds, de (inter-)menselijke kant: de gedeelde inspiratie voor en betrokkenheid bij het programma, het engagement voor de ambitie en de doelen, de samenwerkingsrelaties tussen de betrokkenen.

3. Stuurt op het behalen van het beoogde resultaat, de kwaliteit van de adviezen, prioritering en bewaakt de voortgang. Veel aandacht zal uitgaan naar de borging van besluiten, procedures en processen in het dagelijkse werk van de verschillende actoren.

4. Bewaakt voortgang en samenhang met de deelopdrachten in overleg met de trekkers van de deelopdrachten.

5. Draagt zorg voor implementeren, met speciale aandacht voor leren en ontwikkelen bij medewerkers in de organisatie. Kan indien gewenst flexibel schakelen tussen de inzet als programmamanager enerzijds en vakinhoudelijke inbreng anderzijds.

6. Bereid de beslissingen van de stuurgroep voor.

7. Maakt een ontwerp voor de planning, monitoring en verantwoording van de resultaten in het programma en is verantwoordelijk voor het beheer hiervan.

8. Beheerst de aspecten geld, risico, organisatie, tijd, informatie (en communicatie) en kwaliteit (GROTICK) binnen vooraf vastgestelde kaders, waaronder de beoogde doelen en resultaten.

9. Verantwoordelijk voor het overdragen van het resultaat naar de reguliere organisatie en het beëindigen van het programma.

Functie-eisen:

1. Gedegen kennis van gemeentefinanciën en financiële processen binnen de gemeente.

2. Enkele jaren ervaring als programmamanager/adviseur bij overheid/adviesbureau.

3. Academisch werk- en denkniveau.

4. Stevige persoonlijkheid, besluitvaardig.

5. Goede contactuele vaardigheden, zorgt voor de verbinding tussen programma en medewerkers in de organisatie. Ervaring met organisatieontwikkeling.

6. Bereid om een grote inhoudelijke inbreng te leveren in de deelopdrachten.

7. Organisatie sensitief

8. Bestuurlijk sensitief.

9. Primaire kleur: blauw (gestructureerd), gevolgd door oranje (resultaatgericht), rood (besluitvaardig) en groen (in verbinding).