Freelance programmamanager informatievoorziening (basis op orde) (zzp)

Startdatum inzet: 13-3-2023

Einddatum inzet: 13-3-2024

Uren: 32 uur

Schaal: 12

Duur: opdracht is voor 1 jaar (met optie tot verlenging)

VOG: Deze functie kent een VOG plicht.

Ynhâld fan de funksje

De Provincie Fryslân werkt aan een mooi en sterk Fryslân. We werken op dit moment opgave gestuurd en efficiënt organiseren, met nadruk op kwaliteit, is hierbij een kernbegrip. Ontwikkelingen in de samenleving - zoals veranderende verantwoordelijkheden van gemeenten en provincies, andere vragen en behoeften vanuit de Mienskip en digitalisering - maken dat de rol en positie van de provincie Fryslân verandert.

De grote maatschappelijke ontwikkelingen, de uitdagende opgaven en complexer wordende vraagstukken die hieruit voortkomen, raken steeds vaker de onderwerpen informatievoorziening, digitalisering, data en innovatie. Dit vraagt van ons een andere manier van werken. De afdeling Informatievoorziening en Facilitaire Zaken (IFZ) heeft de ambitie zich zodanig te organiseren dat het snel, wendbaar en efficiënt kan bijdragen aan oplossingen met maatschappelijke waarde. Waarbij we tegelijk het hoofd kunnen bieden aan de gevolgen van een intern veranderende organisatie, afnemende budgetten en een uiterst krappe arbeidsmarkt.

Waar ga je werken?

Als programmamanager kom je werken op de afdeling IFZ. De totale afdeling bestaat uit circa 80 fte en de werksfeer is collegiaal en informeel. IFZ is ondersteunend aan de organisatie en is adviserend en uitvoerend op het gebied van o.a. digitalisering, informatievoorziening en inkoop. Onder de afdelingen vallen de clusters ICT (Technisch Beheer, Functioneel Beheer, DIV en projectleiding), Informatiemanagement & Innovatie, Strategie & Architectuur (architectuurfunctie), Cijfers & Kaarten en Facilitair & Inkoop.

Als programmamanager Informatievoorziening vorm je onderdeel van een breder programma Digitalisering dat onder leiding staat van een senior programmamanager. Dit programma bestaat uit de volgende zes projecten:

1. Informatievoorziening (basis op orde): eerste focus ligt op een zaaksysteem en Customer Relationship Management (CRM);

2. Subsidiezaken: implementatie van een subsidie verwerkingssysteem;

3. Wetgeving: realiseren van de technische voorzieningen die nodig zijn om nu en in de toekomst te voldoen aan wetgeving op het gebied van digitale dienstverlening;

4. Financiën: doorvoeren van verbeteringen in het financiële proces;

5. Data: inrichten data-organisatie;

6. Innovatie: betreft primair het opschalen van innovaties.

Wat ga je doen?

Het programma Informatievoorziening heeft tot doel de organisatie een functionele basis te bieden waarop de ondersteuning wordt gerealiseerd om haar taken voor de Mienskip geheel digitaal uit te kunnen voeren. Deze basis bestaat enerzijds uit (marktconforme) standaard functionaliteit en biedt anderzijds ruimte voor experimenteren (innovatie) en snel in kunnen spelen op veranderende behoeftes. Het fundament zorgt voor verhoging van de interne efficiënte bij uitvoering van de organisatie haar taken, ‘operational excellence’ en een verbetering van de klantbeleving, ‘customer experience’.

Het programma start met het opleveren van een platform waarop het CRM-systeem en het zaaksysteem vervolgens gaan landen. Dit is inclusief:

· Koppelvlakken (tussen het platform, de systemen en landelijke registraties)

· Autorisatiemechanisme (hiermee regel je wie toegang heeft tot welke informatie)

Naast het platform worden generieke en essentiële bedrijfsprocessen opgeleverd, deze vormen de bouwstenen voor meerdere systemen in de organisatie:

· Postproces

· Digitale handtekening

Hierna is er mogelijkheid om verder te bouwen met DigiD en e-herkenning. Verder wordt er een CRM-systeem opgeleverd inclusief een telefonie koppeling en deze zal verder worden ingericht voor het KCC (Klant Contact Centrum) en hiernaast vindt de migratie van het huidige naar het nieuwe CRM plaats.

Vanuit de cockpit van dit mooie programma houd jij je als programmanager verder bezig met de volgende taken:

· Het opzetten, invullen (o.a. inhuur regelen) en aansturen van de programma organisatie met de twee beschreven lijnen: zaakgericht werken en CRM;

· Het opstellen van een programmaplan inclusief governance structuur;

· Resultaat (op)leveren voor het programma;

· Rapporteren over voortgang en deadlines;

· Verantwoordelijk voor de financiële- en resourceplanning;

· In programma betrekken van lopende projecten die hieronder vallen;

· Je werkt nauw samen met de teams Informatiemanagement, Functioneel Beheer en Strategie & Architectuur. En met de andere programmamanagers en projectleiders van de sporen binnen het programma Digitalisering.

Wat vragen wij

Wat freegje wy

Voor deze mooie opdracht kijken wij uit naar een strategisch denker. Een programmamanager die betrokken is, hoofd- en bijzaken van elkaar kan scheiden en snel kan schakelen tussen verschillende projecten. Je realiseert het gemaakte plan door de organisatie en stakeholders te sturen en te stimuleren. Je staat stevig in je schoenen, bent communicatief zeer vaardig, transparant en je beschikt over een positieve dosis politieke sensitiviteit.

Hiernaast:

· Heb je een relevante opleiding, bij voorkeur hbo of wo;

· Heb je ruime ervaring met en kennis van het managen van ICT- en digitaliseringsprogramma’s.