Freelance programmamanager i-domein (zzp)

Startdatum: 1-09-2023

Einddatum: 31-12-2023 (mogelijk optie tot verlenging)

Standplaats: Hoornaar; thuiswerken in overleg

Schaal: 12

We verwachten een gemiddelde tijdsinspanning van 12 uur per week. Als de verwachting is dat de opdracht niet binnen deze urenomvang kan worden uitgevoerd, ontvangen we graag een voorstel met onderbouwing waarin wordt aangegeven van welke tijdsinspanning we uit moeten gaan

Inleiding:

In verband met het aanstaande vertrek van de directeur Bedrijfsvoering zoeken wij per 1 september een (zeer) ervaren professional die optreedt als programmamanager voor het i-Domein. De focus zal hierbij liggen op het vervullen van het ambtelijk opdrachtgeverschap van een aantal (implementatie-)projecten die zich in de afrondende fase bevinden en het in urgente gevallen invullen van de rol van CIO. De overige werkzaamheden, waaronder het reguliere werk en diverse opgaven, worden door de teams binnen het i-Domein zelf vormgegeven en georganiseerd.

Om welke werkzaamheden gaat het exact?:

• Het zijn van ambtelijk opdrachtgever voor de (externe) projectleider van het implementatieproject van een nieuw financieel systeem (eRPX van Unit4) met deadline 1-1- 2024.

• Als AO deelnemen aan het stuurgroep overleg voor de implementatie van het nieuwe financiële systeem (1x per 6 weken). In deze stuurgroep zitten verder de opdrachtgever en projectleider van Unit4 en de (externe) projectleider van de gemeente Molenlanden.

• Het zijn van ambtelijk opdrachtgever voor de (externe) projectleider van het implementatieproject van een nieuw personeels(administratie)systeem eHRM (IJK van Afas) met deadline 1-1-2024.

• Het zijn van ambtelijk opdrachtgever voor de (externe) projectleider van het implementatieproject van een nieuw systeem voor Vergunningen, Toezicht en Handhaving (LEEF van Stadsbeheer) met deadline 1-11-2023 voor aansluiting DSO en 1-1-2024 voor werking van het systeem.

• Het zijn van ambtelijk opdrachtgever voor de (externe) projectleider van het groei volwassenheidniveau van het i-Domein. Dit betreft een ontwikkeltraject van meerdere jaren, waarin per kwartaal wordt bepaald welke (deel)resultaten haalbaar zijn.

• Het zijn van sparringpartner en aanspreekpunt voor de spelverdeler die trekker is van het herinrichtingstraject voor het i-Domein.

• Het samen met de strategisch adviseur voorbereiden van een raadsavond op 10 oktober over informatieveiligheid/cybersecurity.

• In (zeer) urgente gevallen op kunnen treden als CIO

• Indien de nieuwe directeur Bedrijfsvoering, waarvoor de werving inmiddels is gestart, geen of onvoldoende (actuele) kennis heeft van taken, verantwoordelijkheden en werkzaamheden van het i-Domein, meedenken over/een advies geven over de invulling van de CIO-taken en het ambtelijk opdrachtgeverschap van ICT-projecten.

• 1x per 3 weken deelname aan het kwartiermaker overleg binnen het i-Domein.

Wat zit niet in het takenpakket:

• Deelname aan het directieoverleg (incidenteel eventueel wel mogelijk als één van de projecten hierom vraagt, maar dan altijd in combinatie met de projectleider).

• Deelname aan overleggen vakteam Besturing

• Deelname aan ICT-projectleidersoverleg

• Overleg i-Domein over kwartaalplanningen

• Deelname/overleg overige projecten of opgave binnen i-Domein of binnen bedrijfsvoering

Samenwerking in de organisatie:

In eerste instantie wordt samengewerkt met de projectleiders en trekkers van de bovengenoemde projecten. Aangezien een groot gedeelte hiervan externen zijn die maar een paar uur per week voor Molenlanden werken (en dus ook niet alle zicht hebben op processen, procedures en afspraken), wordt een begeleidingsgroep gevormd met daarin een aantal vaste medewerkers van Molenlanden. De interim Programmamanager kan hierop een beroep doen om onduidelijkheden uit te zoeken, advies te geven over aanpak/processen, contacten te leggen, zaken te organiseren etc. De begeleidingsgroep bestaat uit tenminste een strategisch adviseur en de spelverdeler en kan eventueel naar behoefte worden uitgebreid.

Waarom tijdelijk?

De werving van een nieuwe directeur Bedrijfsvoering is inmiddels gestart. Verder werken we aan een herinrichting van het i-Domein dat na besluitvorming verder vorm en inhoud moet krijgen. Het ontwikkelen van (deels) nieuwe overlegstructuren is één van de onderwerpen die we nog moeten uitwerken. Hierin nemen we mee hoe we de verbinding met de nieuwe directeur vorm willen geven en of een programmamanager hierin een toegevoegde waarde heeft. 

We zoeken een zeer ervaren kracht op het gebied van alle genoemde werkzaamheden met ervaring in een vergelijkbare functie binnen een gemeentelijke organisatie.