Freelance procesadviseur informatiemanagement (zzp)

Duur: 1 maart - 31 dec 2024

Inzet: 32 uur

Schaal 11, CAO Gemeenten

We zoeken een energieke senior informatie-adviseur die helemaal ‘procesminded’ is met focus op digitale dienstverlening en integrale informatievoorziening. Hij / zij gaat voor het programma PodiumD het volgende op leveren:

- Een populaire versie van onze visie op informatiebeheer met focus op zaakgericht werken / zaaksysteem, waaruit voor alle niveaus in de organisatie nut en noodzaak van de procesverandering blijkt alsmede de positionering van het zaaksysteem als onderdeel van het gehele applicatielandschap;

- Een impactanalyse per afdeling in relatie tot de gebruiksintensiteit en afhankelijkheid van bestaande processen in e-Suite en nieuwe dienstverleningsprocessen;

- Opstellen van specifieke adviezen in relatie tot specifieke processen in e-Suite, hoe die zich in de toekomst kunnen verhouden tot taakspecifieke applicaties en/of het nieuwe zaaksysteem PodiumD of evt. alternatieven (bijv. Bestuurlijke Besluitvorming);

- Ondersteunen in / ontwikkelen van een visie en strategie om processen van e-Suite naar PodiumD te migreren, incl. voorbereiding en evt. begeleiding van de uitvoering hiervan;

- Bijdragen aan de inbedding van de voor PodiumD ontwikkelde informatie-architectuur binnen het team informatie-advies en i.s.m. de CIO-office;

- Ondersteunen in de definitie van rollen en inrichting van activiteiten voor implementatie en duurzame instandhouding van zaakgericht werken binnen het team informatie-advies en richting de CIO-office;

- Overdracht van genoemde deliverables aan de lijnorganisatie.

Bijdragen aan de met implementatie van zaakgericht werken gepaard gaande veranderkundige opgave in samenwerking met een veranderkundig adviseur en een werkgroep vormt een nadrukkelijk onderdeel van het werk. Het inbedden van de visie op digitalisering van onze publieke dienstverlening en het hieruit voortvloeiende informatiebeheer binnen de directie IenS en de gebruikersorganisatie is hiervan de beoogde spin-off.

Context

In diverse fases wordt de huidige e-Suite vervangen door PodiumD. Hiermee is gemeente Groningen in staat haar digitale dienstverlening duurzaam te optimaliseren. Dit betreft een meerjarig programma waarvoor een specifiek doordachte implementatiestrategie wordt doorlopen: in plaats van migratie per gemeentelijke proces wordt er gemigreerd naar nieuwe functionele componenten (de toekomstige PodiumD-producten). In een overgangsperiode zullen deze naast elkaar bestaan.

De informatie-adviseur zal moeten kijken naar hoe het concern als geheel maximaal profijt kan hebben van zaakgericht werken en signaleert actief kansen in de implementatie. Huidige processen (ca. 200) die door e-Suite worden ondersteund alsmede overige dienstverleningsprocessen die nog niet geïmplementeerd zijn maar mogelijk veel baat hebben bij digitalisering / zaakgericht werken, zijn resp. zijn in beeld gebracht. Op basis hiervan ga je actief op zoek naar implementatiekansen in de organisatie.

Er gaat tijdelijk nog gewerkt worden met deels de oude software en deels met de nieuwe. Dit vergt een andere aanpak dan wanneer we als gemeente in één keer overgaan naar de eindsituatie. Ook van groot belang is het managen van de verwachtingen van het management, de gebruikers- en de beheerorganisatie. Al met al is dit een complexe continuïteits- en vernieuwingsopgave waarbij toekomstvaste producten die eenvoudiger te wijzigen zijn, zwaarder wegen dan de individueel best denkbare oplossingen.

Digitalisering publieke dienstverlening en relatie met het programma

Het programma PodiumD ondersteunt met inzet van nieuwe functionaliteit de verdere digitalisering van de publieke dienstverlening. Dit doen we ten behoeve van het parallel-programma MijnGroningen.

Tot op heden zijn er al forse implementatie-voorbereidingen gedaan. In 2024 richt de implementatie zich – dankzij het beschikbaar komen van functionaliteit voor zaaksturing en platformintegratie – op verdere beproeving en communicatie hierover in de vorm van showcases. Dit is een verdere voorbereiding op de eigenlijke migratie in de daarop volgende jaren.

Plek in de organisatie

Als informatie-adviseur maakt je onderdeel uit van de programma-organisatie ‘migratie e-Suite > PodiumD’ en draai je mee in de Adviesgroep, welke door de Strategisch Informatiemanager wordt begeleid. Je trekt veel met hem op alsmede met de veranderkundige adviseur en de architect. Overige belangrijke samenwerkingspartners buiten het programma zijn de i-adviseurs en hun teamleider en de proceseigenaren en -beheerders binnen directies en afdelingen. Je steekt ook je licht op bij Dimpact: de coöperatieve vereniging waar gemeente Groningen lid van is en met wie we samen met 20 andere gemeenten deze uitdaging aangaan. Directe aansturing vindt in dit stadium van het programma rechtstreeks plaats door de Programmamanager. In een volgend stadium kan dit bij betr. projectleider komen te liggen.

Beoogde doelen en resultaten

• Directeuren inzicht geven in verwachtingen, samen met hen timing doen, door op directieen afdelingsniveau impactanalyses op te stellen waaruit consequenties van migratie en implementatie blijken;

• Actueel en permanent inzicht in processen met een e-dienstverleningscomponent, huidige in gebruik zijnde e-Suite functionaliteiten, toekomstig noodzakelijke PodiumD-funcionaliteiten en evt. overige randvoorwaardelijke aspecten;

• Definitie van de mate waarin te migreren / nieuw te implementeren processen zich verhouden tot de referentie-architectuur (beoogde standaardisatie van processen en applicaties, proces- en informatie-architectuur);

• Betrokkenheid, draagvlak en zichtbare actiebereidheid bij collega i-adviseurs om bestaande processen te migreren en nieuwe processen te implementeren, ook als dit ten koste gaat van inzet op andere activiteiten;

• Kennis vergroten binnen de directie van Common Ground waarbij o.a. hergebruik van data en standaardisatie van processen leidt tot slimme interactie met inwoners, ondernemers en maatschappelijke organisaties;

• Verbinding met de ontwikkeling van PodiumD in Dimpact-verband via deelname / bijdrage aan koplopersgroepen en werkgroepen van Dimpact.

Kernkwaliteiten

- Softskills om de standaardisatie van processen, doorwerkend in de configuratie hiervan in PodiumD, als norm te verheffen;

- In staat om het gedachtengoed van (de voordelen van) kortcyclisch ontwikkelen en implementeren van producten / functionaliteiten die een minimale basis bieden, uit te leggen;

- Je bent in staat om de juiste stakeholders te identificeren om zo betrokkenheid en draagvlak voor einddoel en route te realiseren in lijn met de gekozen weg van agile ontwikkeling;

- Je bent resultaatgericht en een aanjager;

- Je bent stressbestendig;

- Je bent in je communicatie een overtuigende verbinder tussen afdelingen, teams en medewerkers; - Je straalt uit over een ‘hands-on’

-mentaliteit te beschikken en laat dit ook zien in woord en gedrag.

Kennis en ervaring

- HBO+ werk- en denkniveau en meerjarige ervaring met het adviseren over en implementeren van zaakgericht werken;

- Kennis van en ervaring met het opstellen van Impactanalyses en procesdashboards;

- Kennis van en ervaring met Zaakgericht Werken binnen de context van gemeentelijke, publieke dienstverlening;

- Kennis van en ervaring met gemeentelijke informatie-architectuur en applicatielandschappen;

- Bij voorkeur heb je affiniteit met Dimpact en gemeentelijke dienstverlening;

- Lean Six Sigma -gecertificeerd is een pré;

- Kennis van en ervaring met verandermanagement cfm. PROSCI is een pré;

- Uitstekend in mondelinge en schriftelijke communicatie.

Ben je niet op zeer korte termijn beschikbaar en/of beschik je over onvoldoende uren maar herken je je in het profiel? Ook dan maken wij graag kennis met je!