Freelance procesadviseur aanbesteding DMS/RMA (zzp)

Duur: zsm tm 1 april 2024 (evt. verlenging)

Inzet: 8 uur gemiddeld/week

Schaal 11, CAO Gemeenten.

Voor de gemeente Groningen zijn wij op zoek naar een Procesadviseur aanbesteding RMA/DMS.

Over de opdracht

We zoeken een adviseur die voor het project aanbesteding DMS/RMA het volgende gaat opleveren:

1. Inhoudelijk advies van het opstellen van de offerte-aanvraag. Hierin wordt alle informatie opgenomen om mogelijke inschrijvers een zo goed mogelijk beeld te geven van de behoefte van de gemeente Groningen – week 45 / 46 (optioneel, afhankelijk van intern beschikbare capaciteit).

2. Inhoudelijk advies van de beantwoording van vragen van leveranciers, – periode medio januari tot medio februari

3. Coördineren van het opstellen van de user-cases en de organisatie van demomoment per leverancier – eind februari tot eind maart

4. Inhoudelijke begeleiding van het proces van beoordeling van offertes – vanaf eind maart. Het achterliggende doel hierbij is dat de professionele inbreng van verschillende stakeholders binnen de organisatie op waarde wordt benut in de definitie van eisen en wensen richting de markt in het licht van de planning van de Europese aanbesteding. Er wordt actief samengewerkt met de collega’s van het aanbestedingsteam in het algemeen, de proceseigenaar Documentaire Informatie, de inkoopadviseur en de projectleider in het bijzonder.

Context

De gemeente Groningen digitaliseert haar dienstverlening en bedrijfsvoering. Om deze ambitie te realiseren zijn de volgende uitgangspunten in de visie op het informatiebeheer en in de gemeentelijk informatie architectuur vastgelegd:

• Werkprocessen behorende tot de publieke- en bestuurlijke dienstverlening worden digitaal op zaakgerichte wijze afgehandeld, daarbij ondersteund door het zaaksysteem.

• Werkprocessen die niet op zaakgerichte wijze of nog op analoge wijze worden afgehandeld, worden ondersteund door het DMS/RMA.

• Project- en programmaprocessen waarin wordt samengewerkt, worden ondersteund door MS Office 365/Teams. Indien de bewaartermijn van de te beheren informatieobjecten op grond van de gemeentelijke selectielijst langer is 10 jaar, dan worden de informatieobjecten gemigreerd naar het DMS/RMA.

Deze opdracht richt zich op de vervanging van het huidige DMS/RMA: eDocs, versie DM22. Aanleiding om over te gaan tot vervanging is omdat het huidige DMS/RMA over onvoldoende functionaliteiten beschikt om de ambities zoals genoemd in de digitale agenda te realiseren.

Daarnaast heeft de gemeente wensen en eisen ten aanzien van procesondersteuning, (digitale) duurzaamheid van de in het DMS/RMA opgeslagen informatieobjecten, het (actief) openbaar maken van informatie op grond van de Wet Open Overheid en het beheren van analoge documenten en archieven met behulp van het DMS/RMA.

Tenslotte spelen rechtmatigheidsoverwegingen een rol om tot vervanging van het DMS/RMA over te gaan.

Plek in de organisatie

Als adviseur val je onder de projectleider aanbesteding. In dit project wordt de basis gelegd voor de verwerving van een nieuw DMS/RMA in opmaat naar de implementatie hiervan.

Kernkwaliteiten

- Professioneel

- Onafhankelijk

- Je bent in staat om met oog voor de belangen van stakeholders een dusdanige betrokkenheid bij hen te creëren dat zorgvuldigheid, kwaliteit en snelheid binnen de gestelde termijnen in balans zijn;

- Resultaatgericht;

- stressbestendig;

- overtuigend;

- integer;

- Je straalt uit over een ‘hands-on’ -mentaliteit te beschikken en laat dit ook zien in woord en gedrag.

Kennis en ervaring

- HBO+ werk- en denkniveau en meerjarige ervaring met het begeleiden van soortgelijke aanbestedingen;

- Kennis van inkoop- en aanbesteding binnen de Nederlandse overheid;

- Aantoonbare kennis van en ervaring met het opstellen van Programma’s van Eisen ten aanzien van applicaties in het algemeen en DMS/RMA -en in het bijzonder;

- Kennis van het gemeentelijk applicatielandschap;

- Bij voorkeur heb je affiniteit met digitalisering van de gemeentelijke dienstverlening;

- Uitstekend in mondelinge en schriftelijke communicatie.

• Kandidaat verklaart in geval van gunning gedurende de opdracht geen informatie hierover met marktpartijen / derden te delen en neemt vigerend beleid van gemeente Groningen omtrent vertrouwelijkheid van informatie en gegevens in acht.

• Aan de in deze uitgevraagde genoemde data / termijnen, kunnen geen rechten worden ontleend.