Freelance medewerker post, registratie & secretariaat (zzp)

Startdatum inzet: zsm

Einddatum inzet: 31-12-2022

Uren per week: 32

Deadline sollicitatie: 30 maart 14:00 uur. 

Facilitaire Zaken (FaZa) is de dienstverlenende en ondersteunende afdeling van de gemeentelijke organisatie. 

De afdeling bestaat uit de teams: Post, Registratie & Secretariaat (PRS), Documentaire Informatievoorziening (DIV), Huisvesting & Services (H&S) en Informatie & Automatisering (I&A). 

Het team PRS notuleert, ondersteunt en is verantwoordelijk voor het registreren van poststukken en het verzenden ervan en notuleren. 

Als jij een teamspeler bent en beschikt over een flinke dosis ervaring op gebied van secretariële werkzaamheden nodigen wij jou uit te solliciteren naar deze functie.

Jouw functie

In deze dynamische functie ben je verantwoordelijk voor het notuleren van verschillende vormen van overleg op verschillende niveaus in de organisatie. Zo sluit je aan bij werkoverleggen en informatieavonden, maar ook bij hoorzittingen en overleggen met wethouders. Je hebt feeling voor de situatie zodat je kunt beslissen of een actielijst of besluitenlijst nodig is. 

Je registreert uitgaande en inkomende post en maakt hierbij gebruik van digitale systemen.

Je bent in staat om binnen je team taken te signaleren en op te pakken, en over te nemen van je collega’s. Door jouw proactieve instelling kun je met je team alles voor elkaar krijgen voor jouw interne klant. 

Als onze nieuwe medewerker centraal secretariaat ga je onder meer:

• notuleren, op verschillende niveaus in de organisatie;
• post registreren, zowel inkomende als uitgaande post;
• documenten verzenden, zowel hard copy als digitaal;
• je werkzaamheden zodanig inplannen dat deadlines behaald kunnen worden;
• terugkoppeling verzorgen, je schakelt met collega’s en biedt hulp waar nodig.

Wat heb je nodig om succesvol te zijn:

• een MBO diploma in administratieve of secretariële richting ;
• je bent flexibel, je kunt schakelen tussen verschillende taken en prioriteiten;
• je bent klantgericht: de wensen en behoeften van de klant krijg je helder en je denkt mee om het gewenste resultaat te behalen;
• je hebt gevoel voor de plek in de organisatie waar je wordt ingezet en handelt hiernaar;
• de Nederlandse taal beheers je uitstekend. Je kunt je goed uitdrukken, zowel mondeling als schriftelijk;
• over MS Word en Excel hoeven wij jou niets meer te vertellen, je hebt een ruime ervaring met deze programma’s;
• je hebt voldoende kennis van Corsa en kennis van de eSuite is een pré om documenten te registreren zodat andere medewerkers hier op tijd opvolging aan kunnen geven.