Freelance medewerker kabinetszaken (zzp)

Aantal uren p/w: 8/12 uur per week. Flexibel in te vullen

Duur: voorlopig 3 maanden met optie tot verlenging

Richttarief: €60

Werklocatie: Stadskantoor Gemeente Dordrecht

Binnen Drechtsteden geldt Bring Your Own Device. 

Je weet op een doeltreffende manier te organiseren, adviseren en te begeleiden in een politieke omgeving. Je zorgt voor de juiste samenwerkingen en verbindingen welke resulteren in een optimale dienstverlening. Maak jij met jouw ambitie het verschil in Dordrecht?

Medewerker kabinetszaken

Kabinet van de burgemeester.

Representatie en protocol is een belangrijke pijler van het kabinet. Het houdt o.a. in het organiseren of mede-organiseren van evenementen die namens de burgemeester, een wethouder of het college plaatsvinden en waarin de burgemeester of een lid van het college als gastheer optreedt.

Hieronder vallen ook inkomende bezoeken van leden van het Koninklijk Huis, ministers, ministeries e.d., maar ook de lintjesregen, herdenkingsbijeenkomsten, naturalisatiebijeenkomsten, bijeenkomsten diamanten bruidsparen, het voorbereiden van werkbezoeken van de burgemeester en de bezoeken in het kader van huwelijksjubilea en 100-jarigen.

Ook de introductiebijeenkomsten van nieuw personeel en de kerst- en nieuwjaarsbijeenkomsten worden door het kabinet georganiseerd. Daarnaast adviseert het kabinet over koninklijke en gemeentelijke onderscheidingen, erepenningen en predicaten.

De verkiezing en verdere begeleiding van de kinderburgemeester behoort ook toe aan het kabinet. Evenals het voordragen en organiseren van de uitreiking van de Dordtse Belofte.

Wat ga je doen?

Je adviseert en ondersteunt de burgemeester en het college van B&W actief bij de organisatie van kabinetsactiviteiten en binnen het kabinet heb je een min of meer vast takenpakket dat bestaat uit:

• het adviseren en verzorgen van de procedure rondom de Koninklijke onderscheidingen en andere onderscheidingen;

• het verzorgen van de werkzaamheden rondom de diverse (huwelijks)jubilea en het begeleiden van de burgemeester daarbij;

• *Dit is nog niet zeker vaste vervang(st)er van de secretaresse van de burgemeester op woensdagen en bij ziekte en verlof;

• het jaarlijks organiseren van de verkiezing van de kinderburgemeester en de verdere begeleiding van de kinderburgemeester;

• het initiëren, organiseren en begeleiden van representatieve projecten;

• het mede voorbereiden en organiseren van-, en adviseren over alle andere kabinetswerkzaamheden; en

• het nader ontwikkelen en actualiseren van het kabinetsbeleid.

Je bent, samen met je collega's van het kabinet, verantwoordelijk voor de kwaliteit en het niveau van de gemeentelijke kabinetswerkzaamheden. Je geeft daarbij gevraagd en ongevraagd advies aan het college van B&W en aan het management inzake representatieve en protocollaire aangelegenheden. Je adviseert over en verzorgt de procedure van Koninklijke en gemeentelijke onderscheidingen en dient daarbij de vertrouwelijkheid te waarborgen. Je bent in voorkomende gevallen namens de burgemeester, gastheer/gastvrouw bij representatieve en protocollaire aangelegenheden. 

Je hebt aandacht voor het relatiebeheer van het bestuur.

Je organiseert en begeleidt ontvangsten, bijeenkomsten, recepties, jubilea, bijzondere vergaderingen, congressen en diners en jaarlijks terugkerende bijeenkomsten zoals bijvoorbeeld de nieuwjaarsontvangst van het gemeentebestuur. Je overlegt hierover met de burgemeester en geeft adviezen. Je onderhoudt de contacten met te ontvangen gasten en deelnemers. In voorkomende gevallen verleen je hulp bij het schrijven van speeches en persberichten.

Je vervangt de secretaresse van de burgemeester op woensdagen en bij ziekte en verlof (Is nog niet zeker). Daarnaast geef je mede vorm en inhoud aan het strategische relatiebeheer van en het kabinet in het geheel.

Wat neem je mee?

• Afgeronde hbo-opleiding, richting managementondersteuner/officemanager;

• Minimaal 5 jaar relevante werkervaring in een soortgelijke functie, bij voorkeur in een overheidsorganisatie;

• Uitstekende spreek- en schrijfvaardigheden in de Nederlandse- en Engelse- taal;

• Kennis van de wereld van de overheid en de samenleving.

Je bent een enthousiaste en gedreven collega met een grote maatschappelijke betrokkenheid die uitermate accuraat is en een goed gevoel heeft voor bestuurlijke verhoudingen. Je hebt kennis van en affiniteit met het verenigings- en kerkelijk leven. Dit in relatie tot netwerken van voordrachten voor Koninklijke Onderscheidingen.

Je bent representatief en beschikt over uitstekende sociale vaardigheden. Je kunt goed organiseren en improviseren en hebt een proactieve dienstverlenende instelling. Je bent discreet, collegiaal en je gaat flexibel om met de werktijden. Je bent iemand die zelfstandig kan functioneren en binnenkomende werkzaamheden op belang en urgentie weet in te schatten. Uiteraard vind je het leuk en krijg je er energie van om onderdeel te zijn van een team. Je bent immers een teamplayer.

Waar kom je te werken?

Organisatie Dordrecht. Niet zomaar een stad. Een eiland. Een stad met verborgen kwaliteiten. Een stad waar bijzondere dingen gebeuren. Maar waarover Dordtenaren niet opscheppen. Een stad waarvoor je moeite moet doen om te zien wat er is en te weten wat er allemaal kan. Voor wie dat ziet en voor wie dat weet, is Dordrecht een inspirerende stad.

De oudste stad van Holland, is een stad vol ambities. Stevig geworteld in het verleden en gericht op de toekomst. In het jaar 2030 is onze stad een nog betere versie van zichzelf: een groene, levendige stad die beweegt naar 140.000 inwoners. Hierbij werkt de gemeente met partners en inwoners samen onder het motto ‘Wij maken Dordt’.

Werken voor Dordrecht is extra leuk omdat de stad de juiste schaalgrootte heeft: de stad biedt complexe grootstedelijke uitdagingen maar de organisatie is overzichtelijk genoeg voor de nodige slagkracht en korte lijnen. Talent krijgt volop kans. Er is ruimte voor ontwikkeling voor mensen die met ons uitdagingen willen aangaan.

Wij zijn wij?

Het kabinet is een klein team van 7 professionele collega's die directe ondersteuning geven aan de burgemeester en het college van B&W. Wij zijn goed op elkaar ingespeeld en kunnen elkaar vervangen indien nodig en doen dat ook met plezier. Die instelling verwachten we ook van onze nieuwe collega.