Freelance medewerker facilitaire zaken (Bode) (zzp)

Startdatum: zsm 

Einddatum: 12-5-2023

Uren: 36-40 uur

Functieschaal: 6, tarief passend bij die schaal

Inhuurdesk zal selectie maken en voorstellen op moment van binnenkomst

Medewerker Facilitaire Zaken (Bode)

(*N.B. Een weekdienst kan structureel 40 uur bedragen. De plusuren die je hiermee opbouwt, kun je op een ander moment opnemen.)

Verzorg jij binnenkort de facilitaire diensten in het Huis voor de Samenleving?

Al voor 7 uur open jij het Huis voor de Samenleving en zorg je dat alles in orde is voor de medewerkers van Gemeente Deurne en de andere organisaties in het Huis (zoals de partijen onder Zorg In Deurne, Peelgemeenten en de bibliotheek). Kort daarna krijg je versterking van je collega’s en samen nemen jullie de dagplanning door. Staat er vandaag nog een bijzondere bijeenkomst gepland, waar jullie de ruimte nog voor moeten opbouwen of de catering bezorgen? Misschien is er wel een moeilijk gesprek gepland, waar mogelijk agressie kan ontstaan en is gevraagd om even een extra oogje in het zeil houden. Je moet ook nog even langs bij een afdelingsmanager die jou gevraagd heeft om te overleggen over een bijeenkomst die hij volgende maand wil organiseren. Oh ja, vanmiddag komt er ook nog een monteur langs om een lekkage te verhelpen. Of jij die even kan ontvangen en aan het werk zetten?

Samen plan je de extra taken voor die dag tussen de reguliere werkzaamheden, zoals het ophalen van de post, het schoonmaken van de koffieautomaten en de het uitvoeren van repro-opdrachten. Lekker afwisselend, maar wel druk! Je bent vroeg begonnen en kunt vanmiddag ook vroeg naar huis om nog even van de zon te genieten, te sporten of een klusje thuis te doen. Van het weekend staat er een huwelijksceremonie gepland die je gaat begeleiden, dus dan is daar minder tijd voor. En volgende week heb je de late dienst. Maar dan kun je ’s morgens een beetje uitslapen of nog even bij je familie langs voordat je begint.

Word jij enthousiast van zo’n afwisselend takenpakket en bijbehorende flexibele werktijden en wil je samen met je collega’s verantwoordelijk zijn dit brede pakket aan facilitaire diensten en voorzieningen?

Als Medewerker Facilitaire Zaken (bode) zit je zelf veel in de uitvoering en schakel je intensief met je collega’s. Maar je hoeft het niet altijd allemaal zelf te doen. Soms ben je operationeel sturend op externe partijen, zoals het schoonmaakbedrijf, monteurs of leveranciers, of werk je samen met de ondersteunend medewerkers facilitaire zaken om gezamenlijk een goed resultaat neer te zetten.

Gastvrijheid is een belangrijke pijler van het nieuwe Huis voor de Samenleving. Maar ook duidelijkheid, veiligheid en professionaliteit moet duidelijk terugkomen in de facilitaire dienstverlening van het Huis. Het cluster facilitaire zaken zal zich hier de komende tijd op ontwikkelen en dat maakt dat de huidige functie van bode ook een belangrijke ontwikkeling ondergaat. Daar waar de bode tot nu vaak aan het eind van het proces betrokken wordt om de facilitaire klus te klaren, wordt de bode meer een proactieve gastheer en (operationeel) eigenaar van het Huis, die precies weet wat er in huis speelt en waar de afhankelijkheden liggen. Er gebeurt in het Huis niets zonder dat Facilitaire Zaken hiervan op de hoogte is. Je bent met je collega’s de eerste ingang als er in het Huis iets georganiseerd wordt en adviseert gevraagd en ongevraagd over de facilitaire aspecten van de uitvoering. Wanneer dit het operationele niveau overstijgt kun je terugvallen op de Adviseur Facilitaire Zaken. Vervolgens pak je je verantwoordelijkheid in een professionele reactie en uitvoering van de taak. Jij en je collega’s hebben allemaal je eigen takenpakket waar je primair eigenaar van bent, maar in de uitvoering werken jullie allemaal allround.

Wat ga je doen?

·        Facilitaire diensten: het op operationeel vlak zorg dragen voor een pakket diensten en voorzieningen die ondersteunend zijn aan het werken in en het bezoeken van het huis.

o   Het coördineren van cateringaanvragen bij vergaderingen, bijeenkomsten en evenementen.

o   Het uitvoeren van kleinschalige cateringactiviteiten, zoals het gereed maken van koffie/thee, het uitserveren van hapjes / drankjes op een bijeenkomst of het bezorgen en afruimen van catering bij vergaderingen.

o   Het coördineren van (grootschalige) cateringactiviteiten.

o   Schoonmaak, klein onderhoud en het aanvullen van ingrediënten van de warmedrankenvoorziening.

o   Inkoop- en voorraadbeheer (bestelling, ontvangst, registratie, controle, opslag en uitgifte) van facilitaire producten.

o   Operationele aansturing en evaluatie met (de voorwerker van) het schoonmaakbedrijf.

o   Het coördineren van de vuilafvoer.

o   Het verzorgen van standaard reproductiewerkzaamheden.

o   Het coördineren van de externe post.

o   Het verzorgen van koeriersdiensten.

o   Beheer van kantoormeubilair en inrichting van het gebouw hiermee.

o   Toegang verlenen tot opslagruimtes.

o   Het coördineren van interne verhuizingen en bewegwijzering.

o   Beheer van de algemene ruimten en vergaderfaciliteiten (reserveringen, ombouwen, inrichten).

o   Ondersteunen bij beheer en gebruik van audiovisuele middelen.

o   Het verzorgen van de besturing van het multimediasysteem bij raadsvergaderingen naar eigen inzicht

o   Het verrichten van eenvoudige beheer- en onderhoudswerkzaamheden en het verhelpen van eenvoudige storingen.

o   Het hijsen, strijken, beheer en onderhoud van de vlaggen.

o   Aan- of inkopen op verzoek (beheer van de betaalpas).

o   Het (voornamelijk digitaal, maar ook telefonisch of persoonlijk) ontvangen, registreren, controleren, analyseren en beoordelen en terugkoppelen van meldingen, bestellingen, klachten en vragen over de producten en diensten van het facilitaire team en bepalen volgens welk proces ze afgehandeld worden.

o   Het leveren van een inhoudelijke bijdrage aan ontwikkeling van procedures, werkwijzen en productbeschrijvingen (operationeel advies op knelpunten en verbeteringen) en het geven van instructies en informatie over de facilitaire processen.

o   Het verzorgen van facilitaire ondersteuning bij evenementen van derden, zoals het verzorgen van de stroomtoegang voor de kermis of het uitlenen van afzethekken, een tent of partymeubilair aan verenigingen of maatschappelijke instanties.

·        Ceremoniële ondersteuning: een ondersteunende, maar in de toekomst ook steeds meer een leidende rol bij ceremoniële activiteiten die in het huis of namens Gemeente Deurne buitenshuis georganiseerd worden.

o   Het begeleiden van huwelijken en geregistreerd partnerschappen.

o   Het begeleiden van recepties (jubilea, pensioen, etc).

o   Het begeleiden van herdenkingen en vieringen, zoals 4/5 mei, Koningsdag.

o   Het begeleiden van voornaam bezoek.

·        Veiligheid: een uitvoerende en (mede-)-coördinerende rol in de fysieke beveiliging van de bewoners, bezoekers en objecten in het huis. (o.a. Bedrijfshulpverlening (BHV), interventie, preventie).

o   Deelname in de BHV-organisatie. De taken van de Bhv-er zijn:

§ Het verlenen van eerste hulp bij ongevallen;

§ Het bestrijden en beperken van brand en het voorkomen en beperken van ongevallen;

§ Het in noodsituaties alarmeren van evacueren van medewerkers en bezoekers;

§ Het bewerkstelligen van een optimale samenwerking met (en het verlenen van assistentie aan) de brandweer en andere hulpverleningsorganisaties.

o   Deelname in het interventieteam. Taken van de interventiemedewerker zijn:

§ Optreden bij escalerende agressie- en geweldsincidenten op de werkvloer of in de publieke ruimte.

§ Agressie voorkomen, dan wel aanpakken, door verbaal agressief gedrag van anderen te begrenzen.

§ Uit zelfbescherming of bescherming van anderen fysiek ingrijpen.

o   Het (live of achteraf) bekijken van camerabeelden van de beveiligingscamera’s om onveilige situaties te voorkomen en te beoordelen.

o   Fysiek toezicht houden in het huis en bezoekers aanspreken op het naleven van de huisregels.

o   Verantwoordelijk voor de toegangsbeveiliging van het huis.

§ Openen en sluiten van het huis;

§ Zorgdragen voor de alarmering;

§ Beheer toegangspassen (maken, uitgeven, bestellen, etc);

§ Sleutelbeheer;

§ Opvolgen alarmeringen en storingsmeldingen buiten openingstijden (wachtdienst).

·        Ontvangst: incidentele en/of kortdurende bezetting van de ontvangstbalie bij afwezigheid van de ondersteunend medewerker FZ. Hierbij verantwoordelijk voor het warm en vriendelijk welkom heten en het op professionele wijze doorverwijzen van de fysieke bezoekers van het huis.

Je bent samen met je collega’s verantwoordelijk voor de volledige bezetting van het rooster voor de facilitaire diensten. Dit betekent o.a. een fysieke aanwezigheid van één of meerdere bodes in het Huis op:

Maandag t/m vrijdag:   06:30 – 20:30 uur

Zaterdag:                   09:30 – 13:30 uur (vanaf fase 2, verwacht medio 2023, als de bibliotheek wordt toegevoegd)

Buiten deze tijden draai je ook mee in de wachtdienst en zal er regelmatig ook een beroep op je inzet worden gedaan. Dit kan tot laat in de avond zijn en incidenteel ook in het weekend. Dit borg je samen met je collega’s. De structurele bezetting kan op termijn nog wijzigen o.b.v. de ervaringen die we op doen. Het is belangrijk dat je flexibel beschikbaar bent.

Werken bij de gemeente Deurne

In Deurne maken we wat ingewikkeld is eenvoudig. We luisteren om te begrijpen en hebben oog voor de mens achter het verhaal. Bevlogen en ondernemend zoeken we altijd naar de beste oplossing, in onze dienstverlening, projecten én onze onderlinge samenwerking.

Je komt terecht in een flexibele en inspirerende werkomgeving, waar we met passie en plezier aan onze gezamenlijke doelen werken. Je krijgt de kans om impact te maken op de maatschappij en kan hiermee écht het verschil maken. Deurne. Daar doen we het voor!

Pas jij bij onze organisatie?

De gemeentelijke organisatie is continu in ontwikkeling en heeft mooie ambities. Onze medewerkers zijn daarin de drijvende kracht. Wij zijn daarom op zoek naar een nieuwe collega die zich herkent in onze kernwaarden. Als echte BROS-collega ben je:

Bevlogen               Passie, plezier, energie en toewijding aan Deurne.

Resultaatgericht      Haalt doelstellingen en concrete resultaten.

                                 Geeft niet op, stelt plannen bij en houdt doel voor ogen.

Ondernemend            Denken, durven, doen.

                                    Blijft verbeteren en verlegt grenzen.

Samenwerkend       Actief op zoek naar samenwerking.

                                 Gebruikt kennis en talenten.

                                 Leeft zich in en schakelt in rollen.

   1+1=3.

Wat breng je mee?

·        Je bent klantvriendelijk en klantgericht

·        Je kunt goed communiceren, zowel mondeling als schriftelijk

·        Je bent dienstverlenend

·        Je stelt je proactief en ondernemend op

·        Je kunt goed samenwerken

·        Je toont verantwoordelijkheid / eigenaarschap

·        Je bent flexibel in je beschikbaarheid

·        Je kunt goed omgaan met veranderingen

·        Je beschikt over MBO werk- en denkniveau

·        Je bent digitaal vaardig en hebt ervaring of affiniteit met gebruik en installatie van audiovisuele middelen

·        Ervaring in hospitality of (facilitaire) dienstverlening heeft de voorkeur