Gemeenteprojecten
Freelance managementassistent bestuurssecretariaat (zzp)
Startdatum voorkeur: 17 april 2023
Duur opdracht: van 17 april tm 6 oktober
Aantal uren per week: 32 uur fysiek, Vrijdag vrij.
Gespreksmogelijkheden: asap fysiek, de kandidaat moet er voor open staan het 2e gesprek mee te lopen op de afdeling voor ongeveer 2 a 3 uur.
Inhuurdesk zal selectie maken en voorstellen op moment van binnenkomst
De organisatie
De gemeentelijke organisatie in Gouda kenmerkt zich door een open en informele cultuur, veel ruimte voor eigen inbreng en korte lijnen. In totaal werken er zo’n 500 mensen bij de gemeente Gouda, verdeeld over diverse afdelingen en projecten.
De functie is onderdeel van het bestuurssecretariaat bij de afdeling Bestuurs- en managementondersteuning (BMO). Bij het bestuurssecretariaat werken 6 secretaresses, verdeeld over twee secretaresseblokken. Iedere secretaresse werkt voor één of twee leden van het college van burgemeester en wethouders en is daarbij het eerste aanspreekpunt voor alle secretariële werkzaamheden met betrekking tot dit collegelid. Vanwege de methode van werken kunnen de 6 secretaresse elkaar onderling vervangen voor bijna alle werkzaamheden die zich voordoen bij het bestuurssecretariaat.
Inhoud van de functie
Het zelfstandig verrichten van complexe werkzaamheden op secretarieel, administratief en organisatorisch gebied ter ondersteuning en begeleiding van de werkzaamheden van één van de wethouders zodat deze zijn/haar functie efficiënt en effectief kan vervullen.
Wat ga je doen?
· Je fungeert als rechterhand van de wethouder op secretarieel gebied, je bewaakt deadlines met betrekking tot zijn/haar werkzaamheden, je maakt en bewaakt de afspraken in zijn/haar agenda en maakt keuzes m.b.t. prioriteiten en planning;
· Je geeft complex vakmatige secretariële ondersteuning veelal met een (zeer) vertrouwelijk karakter;
· Je plant proactief bijeenkomsten en vergaderingen met interen en/of externe bezoekers;
· Je verwerkt alle inkomende post en mail van de wethouder, stelt prioriteiten en handelt deze zelfstandig af indien mogelijk of legt aan hem/haar voor;
· Je bent aanspreekpunt voor in- en externe contacten met betrekking tot alle secretariële zaken voor je wethouder;
· Je bent onderdeel van het bestuurssecretariaat, wat inhoudt dat bij grote werkdruk, of bij afwezigheid van één van je collega’s onderling met werkzaamheden kan worden geschoven;
· Je bent soms verantwoordelijk voor een specifieke taak waar het gehele bestuurssecretariaat bij betrokken is of je verleent daarbij ondersteuning;
· Je verleend soms ondersteuning bij (avond)bijeenkomsten waarbij het college betrokken is. Hierbij ben je gastvrouw en draag je medeverantwoordelijkheid voor een goed verloop van de bijeenkomst.
· Je maakt (incidenteel) verslagen van vergaderingen.
Functie-eisen:
minimaal MBO werk- en denkniveau.
minimaal 5 jaar relevante werkervaring.
klantgericht en hebt een collegiale instelling.
betrouwbaar, integer en kan omgaan met (zeer) vertrouwelijke informatie.
flexibel, stressbestendig en gericht op samenwerken.
kan goed plannen en organiseren, en werkt nauwkeurig en resultaatgericht.
vindt het leuk om in een politieke omgeving te werken.
is een teamplayer en houd van een grapje
denkt vooruit voor de wethouder