Freelance managementassistent bestuursdienst (zzp)

Startdatum: ZSM!

Einddatum: 31-10-2024 

Aantal uren week: 24 uur per week (3 dagen per week waar bij werken/aanwezigheid op woensdagen en vrijdagen voorkeur genieten vanwege krappe bezetting). In overleg 32 of 40 uur per week mogelijk.

Inschaling: Schaal 8 (max tarief voor zzp is € 71,50 per uur)

Belangrijk om te weten dat we kort de tijd hebben. Is spoed vervanging 

De manager is opzoek naar iemand die al ervaring heeft en gelijk zelfstandig aan de slag kan zodat er weinig tijd nodig is voor inwerken. Ervaring in hoger onderwijs is grote pré!

Sollicitatiegesprekken: voorkeur fysieke gesprekken (digitaal kan)

Vind je het leuk om Hogeschool Utrecht in al haar facetten te leren kennen? En wil je jouw plannings- capaciteiten gebruiken en verder ontwikkelen? Lees dan zeker verder!

Als Managementassistent Bestuursdienst werk je intensief samen met drie collega’s op het secretariaat van de Bestuursdienst. Je werk bestaat voor een belangrijk deel uit administratieve taken (bestellingen, correspondentie, verspreiding van stukken). Daarnaast ben je verantwoordelijk voor de jaarplanning van de studiedagen van het College van Bestuur( CvB) en directeuren, de teamdagen van het CvB en externe bestuurlijke overleggen. Ook ondersteun je de directeur en het managementteam van de Bestuursdienst. Denk bijvoorbeeld aan agendabeheer, email afhandeling, planning en voorbereiding van teamdagen van de Bestuursdienst en alle andere voorkomende werkzaamheden. Uiteraard werd je hierin nauw samen met de collega’s van het secretariaat en fungeren jullie als elkaars back-up .

Een afwisselende, uitdagende en dynamische functie waar je veel contact hebt met collega’s binnen de Bestuursdienst, maar ook daarbuiten. Je bent in staat om voortdurend te anticiperen op in en externe ontwikkelingen en je speelt handig en flexibel in op veranderingen. Je doet dat door mee- en vooruit te denken, integraal te werken en door jouw actieve deelname aan bestuursdienst brede activiteiten, zowel werkinhoudelijk als sociaal. Maar we horen natuurlijk ook graag of jij hier andere ideeën over hebt.

· Je beschikt over denk- en werkniveau dat past bij het hoger onderwijs;

· Je hebt ervaring in een (liefst) soortgelijke, functie in een complexe organisatie;

· Je beheerst Nederlands en Engels op zakelijk niveau, in woord en geschrift;

· Je bent digitaal vaardig en je hebt ervaring met verschillende (MS) office programma’s;

· Je bent communicatief sterk en ideeën en meningen op een heldere en correcte manier overbrengt (mondeling en schriftelijk);

· Je richt je op het realiseren van resultaten en het behalen van doelen. Hierin houd je ook rekening met prioriteiten;

· Je toont jouw creativiteit en je bent altijd bereid te zoeken naar nieuwe oplossingen;

· Je werkt systematisch, effectief en organiseert dit efficiënt, de voortgang van taken en activiteiten bewaak je en je neemt zo nodig actie;

· Je draagt bij aan het gezamenlijke resultaat, door de samenwerking te zoeken en collega’s te ondersteunen.

De Bestuursdienst

De Bestuursdienst is een eenheid in het hart van de bestuurlijke organisatie van de HU, opererend vanuit het Science Park Utrecht (Uithof). De dienst is verantwoordelijk voor de secretariële, bestuurlijke, organisatorische en adviserende ondersteuning ten behoeve van het College van Bestuur, de Raad van Toezicht en de Medezeggenschap. Belangrijke aspecten hierbij zijn horizontale verbindingen opzoeken binnen de dienst, eigenaarschap, teamgericht werken en professioneel handelen. Je wordt van harte uitgenodigd hieraan een actieve bijdrage te leveren. De Bestuursdienst werkt nauw samen met de Instituten, Kenniscentra en HU Diensten. Een positief werkklimaat staat hoog in het vaandel.