Gemeenteprojecten
Freelance managementassistent(en) (zzp)
Het gaat om 2 verschillende opdrachten die door één persoon voor 32 uur uitgevoerd kan worden of door twee personen voor 16 uur per week.
Startdatum voorkeur: 1 mei (eerder kan)
Duur opdracht: tot 12 juli 2024
Aantal uren per week: 32 uur voor beide rollen of 16 uur per rol, graag aangeven voor hoeveel uren je reageert.
Schaal: 7 Onderwijs CAO
Let op: gesprekken plannen we in zo snel mogelijk na ontvangst van goed passende kandidaten.
Stichting Hogeschool Utrecht
Het betreft een tijdelijke inzet voor vervanging van een medewerker die met zwangerschapsverlof is voor de ondersteuning van:
Functie 1) het Netwerk Diversiteit en Inclusie (netwerk D&I) en:
Functie 2) een tijdelijke inzet voor de ondersteuning van procesregisseurs van de vier expertisegebieden Gezondheid, Digitaal, Duurzaam en Leren.
De ondersteuning van de procesregisseurs is een nieuwe functie waar we een vacature voor uit hebben gezet, maar waar we nog geen kandidaat voor hebben gevonden.
Het gaat dus om 2 verschillende opdrachten die of door één persoon voor 0,8 fte uitgevoerd kan worden of door twee personen voor 0,4 fte.
Functie 1)
Wat ga je doen?
In deze rol werk je nauw samen met de aanjager Gelijke Stagekansen en met het kernteam van het Netwerk D&I. In jouw rol ondersteun je hen door secretariële ondersteuning te bieden bij hun werkzaamheden en activiteiten. Je ondersteuning voor het Netwerk D&I splitst zich uit in gemiddeld 1 dag voor de aanjager Gelijke Stagekansen en 1 dag voor het Kernteam van het Netwerk D&I, in het bijzonder voor de Diversity Officer en de medewerker-aanjager.
Je werkzaamheden zijn onder andere:
Het plannen van afspraken;
Ondersteuning te bieden bij het organiseren van evenementen en initiatieven. Denk hierbij aan het versturen van uitnodigingen, het bijhouden van aanmeldingen, het reserveren van locaties, bestellen van catering, hostzijn bij het evenement;
De mailbox van het netwerk te beheren door vragen te beantwoorden of door te verwijzen naar de juiste persoon, in afstemming met het kernteam;
Het verzorgen van de uitvoering van communicatie-uitingen in overleg met het team communicatie van het Netwerk D&I;
Deel te nemen aan bijeenkomsten met o.a. medewerkers en studenten en daar acties vastleggen en uitzetten;
Functie 2)
Wat ga je doen?
In deze rol werk je nauw samen met de procesregisseurs (4 in het totaal). In jouw rol bied je hen secretariële ondersteuning bij al hun werkzaamheden en activiteiten.
Je werkzaamheden zijn onder andere:
Het plannen van afspraken;
Bijhouden van planning via Teams;
Ondersteuning bieden bij het organiseren van evenementen en initiatieven. Denk hierbij aan het maken en versturen van uitnodigingen, het reserveren van locaties en ruimtes, bestellen van catering, het aanvragen van orders en afhandelen facturen;
Voorbereiden van agenda en stukken voor regiegroep en notulen/actielijst maken;
Voorbereiden werkoverleg Onderzoek, Valorisatie en Studentzaken;
Ondersteuning bieden bij het maken van besluitformulieren voor het College van Bestuur;
Overige voorkomende werkzaamheden.
En verder zijn digitale vaardigheden belangrijk. We werken o.a. met MS Office, Teams, Proactis en Topdesk.